Exact Online
Koppel Flux met Exact Online voor automatische synchronisatie van facturen, omzet, correcties en betaalstatussen.
Overzicht
Met de Exact Online-koppeling automatiseer je de financiële administratie rondom je zorgpraktijk. In Flux plan je afspraken, werk je met patiënten, registreer je zorg en maak je facturen of declaraties aan. Exact Online verwerkt de boekhoudkundige kant: verkoopfacturen, grootboekrekeningen, debiteuren, rapportages en periodeafsluiting.
De koppeling werkt in twee richtingen. Facturen, declaraties en correcties die je in Flux aanmaakt, worden doorgestuurd naar Exact Online. Betaalstatussen uit Exact Online komen terug in Flux zodra ze zijn verwerkt. Zo voorkom je losse exports, spreadsheets en dubbele invoer tussen je zorgadministratie en je boekhouding.
Een belangrijk onderdeel van deze koppeling is transitorisch boeken. Flux kan omzet op de behandeldatum boeken, zodat je omzetrapportage beter aansluit op de periode waarin de zorg is geleverd. Het grote voordeel is dat je omzet per maand beter aansluit op de zorg die in die maand is geleverd, ook als je later factureert of corrigeert.
Configuratie
Je activeert Exact Online via Instellingen → Apps → Exact Online. Hiervoor heb je in Flux de rol Eigenaar nodig en een Exact Online-gebruiker met voldoende rechten.
Vereisten
Om de Exact Online-koppeling te gebruiken heb je nodig:
- Een Flux-gebruiker met de rol Eigenaar.
- Een Exact Online-gebruiker met rechten om de administratie te koppelen.
- Een Exact Online-administratie die je voor Flux wilt gebruiken.
Setup Exact Online
Controleer in Exact Online of het account dat je gebruikt facturen mag aanmaken en toegang heeft tot de administratie die je aan Flux wilt koppelen.
Setup Flux
Maak de koppeling in Flux aan:
Ga naar Instellingen → Apps → Exact Online.
- Open de instellingen van de Exact Online-app.
- Klik op Configuratie toevoegen.
- Geef de configuratie een herkenbare naam, bijvoorbeeld Exact Online.
- Klik op Aanmaken.
De configuratie voor Exact Online is nu in Flux aangemaakt.
Koppel daarna de configuratie met Exact Online:
- Open het menu naast de niet-gekoppelde configuratie via de ellipsis (⋯).
- Selecteer Koppelen.
- Je wordt automatisch doorgestuurd naar Exact Online.
- Log in bij Exact Online.
- Verleen Flux via OAuth toestemming om gegevens met Exact Online uit te wisselen.
Na succesvolle autorisatie kom je automatisch terug in Flux. De configuratie staat dan gekoppeld en in handmatige modus, zodat je de instellingen eerst gecontroleerd kunt inrichten.
Koppeling aanpassen
Nu Flux toegang heeft tot je Exact Online-omgeving, kun je de koppeling configureren.
Om de Exact Online-configuratie aan te passen:
- Klik rechts van de configuratie op de ellipsis (⋯).
- Selecteer Aanpassen.
Flux haalt nu de gegevens uit je Exact Online-inrichting op. Selecteer het relevante verkoopboek en selecteer een grootboekrekening voor zorgomzet en overige omzet.
Deze instellingen bepalen in welk verkoopboek facturen uit Flux worden geboekt en op welke grootboekrekeningen de omzet terechtkomt.
Controleer in ieder geval:
- Of Flux handmatig of automatisch synchroniseert met Exact Online.
- De startdatum waarop Flux begint met synchroniseren. Facturen met een factuurdatum vóór deze datum worden niet meegenomen in de koppeling.
- Het verkoopboek waarin verkoopfacturen uit Flux worden geboekt. Vraag je boekhouder of accountant welk dagboek je moet selecteren.
- De grootboekrekening waarop zorgomzet wordt geboekt.
- De grootboekrekening waarop overige omzet wordt geboekt.
- Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen en de configuratie te activeren.
Transitorische posten
Transitorische posten maken het mogelijk om omzet toe te wijzen aan de periode waarin de zorg is geleverd. Dat is belangrijk wanneer de behandeldatum en factuurdatum in verschillende periodes vallen. Flux kan dan omzet aan de behandelperiode koppelen, terwijl Exact Online de boeking verder verwerkt.
Schakel transitorische posten in Exact Online in voordat je omzet op behandeldatum wilt boeken. De stappen hiervoor vind je in de handleiding over transitorische posten in de Knowledge Base van Exact Online.
Overleg met je boekhouder of accountant welke grootboekrekeningen en dagboeken Exact Online hiervoor moet gebruiken.
Geavanceerde instellingen
De geavanceerde instellingen zijn bedoeld voor praktijken die nauwkeuriger willen aansluiten op hun boekhouding. Flux ondersteunt hier specifieke keuzes voor omzetrekeningen, kostenplaatsen, gebruikers, producten, btw-tarieven, locaties en behandeltypes. Je hoeft deze instellingen niet allemaal te gebruiken om met Exact Online te starten.
Om aansluiting met de boekhouding te kunnen maken, kun je omzet specifieker uitsplitsen. Dat helpt wanneer je boekhouder of accountant omzet per behandelaar, locatie, dienst, productgroep, btw-tarief of kostenplaats wil terugzien.
Overleg met je boekhouder of accountant welke verdeling past bij je rapportages, btw-aangifte en periodecontrole voordat je automatisch gaat synchroniseren.
Afsluiting boekjaar
Na het afsluiten van een boekjaar of periode wil je voorkomen dat nieuwe boekingen nog op oude data in Exact Online terechtkomen. Flux boekt omzet standaard op de behandeldatum van de factuurregel. Stel daarom rond de jaarafsluiting de Minimale boekdatum in.
Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Zo blijft de boeking binnen de periode waarin nog geboekt mag worden.
Overleg met je boekhouder of accountant welke minimale boekdatum je moet instellen.
Synchronisatie
Gebruik handmatige synchronisatie wanneer je de Exact Online-koppeling voor het eerst inricht. Verwerk eerst een beperkte periode en controleer daarna de aansluiting in Exact Online.
Gebruik Bekijk te synchroniseren om te controleren welke facturen klaarstaan voordat je ze naar Exact Online stuurt. Controleer samen met je boekhouder of accountant of het verkoopboek, de grootboekrekeningen, transitorische posten en betaalstatussen aansluiten op wat je verwacht.
Klopt de inrichting, dan kun je automatische synchronisatie gebruiken. Nieuwe facturen worden dan vanuit Flux naar Exact Online gestuurd zodra ze klaarstaan voor verwerking. Ook facturen die eerder zijn aangemaakt kunnen worden meegenomen, zolang ze binnen de ingestelde startdatum vallen. Betaalstatussen uit Exact Online komen terug in Flux zodra ze zijn verwerkt.
Financiële administratie
Flux ondersteunt het zorgproces operationeel, terwijl Exact Online de financiële administratie verzorgt.
Operationeel
Flux is leidend voor het dagelijkse werk in de praktijk. Hier plan je afspraken, werk je met patiënten, leg je zorg vast en maak je facturen of declaraties aan. Declaraties naar zorgverzekeraars lopen via VECOZO. Bij VECOZO-declaraties komt het betalingskenmerk terug in Flux, zodat betalingen beter aan de juiste declaratie of factuur gekoppeld kunnen worden. Betalingen via PIN, contant of iDEAL/Wero worden ook in Flux geregistreerd.
Boekhouding
Exact Online is leidend voor de boekhouding. Facturen, betalingen en correcties uit Flux worden in Exact Online verwerkt zodat omzet, debiteuren en rapportages aansluiten op je boekhouding.
In Flux zie je welke facturen nog aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld voor herinneringen of contact met patiënten. De boekhoudkundige verwerking en controle doe je in Exact Online.
Hoe weet ik of alle facturen in Exact Online staan?
Open de Exact Online-configuratie in Flux en bekijk welke facturen nog klaarstaan voor synchronisatie. Zo zie je of er nog facturen in Flux staan die niet naar Exact Online zijn verstuurd.
Op welke datum boekt Flux de omzet?
Dat hangt af van de instellingen van de Exact Online-koppeling. Als omzet op behandeldatum wordt gebruikt, boekt Flux de omzet op de behandeldatum van de factuurregel. Daardoor sluit de omzet aan op de periode waarin de behandeling plaatsvond, in plaats van op de datum waarop je factureert.
Er zijn twee uitzonderingen. Als de behandeldatum voor de minimale boekdatum ligt, boekt Flux op de minimale boekdatum. Als een factuurregel geen behandeldatum heeft, gebruikt Flux de factuurdatum.
Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd?
Dat hangt af van de synchronisatiemodus die je instelt. Bij automatische synchronisatie stuurt Flux nieuwe facturen naar Exact Online zodra ze klaarstaan voor verwerking. Bij handmatige synchronisatie bepaal je zelf wanneer je een periode verwerkt.
Controleer bij de eerste inrichting altijd een beperkte periode samen met je boekhouder of accountant. Als de inrichting klopt, kun je automatische synchronisatie gebruiken. Betaalstatussen uit Exact Online komen terug in Flux zodra ze zijn verwerkt.
Hoe controleer ik de aansluiting met Exact Online?
Gebruik een beperkte periode om de koppeling te controleren. Vergelijk daarna samen met je boekhouder of accountant of facturen, correcties, verkoopboek, grootboekrekeningen, transitorische posten en betaalstatussen in Exact Online aansluiten op wat je in Flux ziet.
Wat doet de startdatum van de koppeling?
De startdatum bepaalt vanaf welke facturen Flux meeneemt in de Exact Online-koppeling. Facturen met een factuurdatum vóór de startdatum worden niet automatisch doorgestuurd.
Wat doet de minimale boekdatum?
De minimale boekdatum bepaalt op welke datum Flux boekt als de behandeldatum in een afgesloten periode valt. Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Overleg met je boekhouder of accountant welke datum je rond de jaarafsluiting moet gebruiken.
