Afspraken

Overzicht

Met standaard afspraken richt je de agenda in op de manier die past bij jouw praktijk of kliniek. Je kunt onderscheid maken tussen verschillende, specifieke typen zorg en producten. Elke standaard afspraak krijgt zijn eigen duur, kleur en facturatielogica, waardoor plannen overzichtelijk blijft en facturatie en declaratie automatisch goed verlopen.

Wanneer standaard afspraken direct zijn gekoppeld aan de juiste zorgprestaties en producten, bepaald Flux bij het inplannen van een afspraak automatisch de juiste aanspraak en declaratiecode(s). Dat bespaart tijd, voorkomt handmatig zoekwerk en verkleint de kans op fouten in je declaratieproces.

Afspraaktype instellen

Om toegang te krijgen tot de instellingen voor standaardafspraken, ga naar Instellingen → Standaard afspraken door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Standaard afspraken onder Afspraken. Hier vind je alle instellingen om standaardafspraken te beheren.

Beheerders kunnen standaardafspraken toevoegen, verwijderen of de details van locaties bijwerken:

• Naam afspraak
• Duur
• Uitleg
• Kleur in de agenda
• Behandelingstype
• Declaratie en/of productfacturatie
• Locatie(s)
• Gebruikerslabels
• Extra informatie bij online inplannen en afspraakherinneringen

Afspraaktype toevoegen

Om een standaard afspraak toe te voegen:

• Klik op + Afspraaktype toevoegen in de rechterbovenhoek.
• Selecteer of voer de volgende informatie in:
  • Naam afspraak *
  • Duur *
  • Uitleg
  • Kleur in de agenda
  • Behandelingstype
  • No-show product
  • Producten
  • Locatie
  • Gebruikerslabels
  • Extra informatie voor e-mails
• Klik op aanmaken

De standaardafspraak is nu aangemaakt en direct beschikbaar in Flux om afspraken mee in te plannen.

Let op: Velden gemarkeerd met een rood sterretje ()* zijn verplicht.

Afspraaktype bijwerken

Je kunt een standaard afspraak eenvoudig aanpassen door eerst op de ellipsis (⋯) en vervolgens op Aanpassen te klikken. Hiermee kun je alle gegevens en instellingen van de standaard afspraak wijzigen.

Afspraaktype verwijderen

Je kunt een standaard afspraak verwijderen door eerst op de ellipsis (⋯) en vervolgens op Verwijderen te klikken. Na een bevestiging verdwijnt het afspraaktype uit de lijst.

Verwijderen werkt in Flux als archiveren: je kunt het afspraaktype niet meer gebruiken voor nieuwe afspraken, maar alles wat er al mee is gepland blijft bewaard. Zo kun je de lijst met afspraaktypes veilig opschonen, bijvoorbeeld als een collega die niet meer bij je werkt een eigen afspraaktype had.

Wat verandert er

• Het afspraaktype verdwijnt uit de lijst bij Standaard afspraken.
• Je kunt het niet meer kiezen bij het inplannen of aanpassen van een afspraak.
• Patiënten kunnen het niet meer online inplannen.

Wat blijft hetzelfde

• Bestaande afspraken houden hun afspraaktype, zowel in het verleden als in de toekomst. Je ziet het afspraaktype gewoon in de agenda.
• Je kunt deze afspraken nog factureren en declareren met de producten en prestaties van het verwijderde afspraaktype.
• Bij afspraken met een pakket worden credits afgeschreven zoals bij het verwijderde afspraaktype was ingesteld.
• In Analyses tellen afspraken met het verwijderde afspraaktype gewoon mee. Het afspraaktype is daar gemarkeerd als verwijderd. Je statistieken over afspraken in het verleden blijven dus kloppen.

Voordat je verwijdert

• Toekomstige afspraken: controleer of er nog afspraken met dit afspraaktype gepland staan. Die blijven met het verwijderde afspraaktype staan. Wil je ze een ander afspraaktype geven, pas ze dan aan. Daarna kun je niet meer terug naar het verwijderde afspraaktype.
• Beschikbaarheid: staat het afspraaktype nog in een beschikbaarheidsblok, dan zie je het daar met de melding Afspraaktype is verwijderd. Haal het daar weg om de beschikbaarheid overzichtelijk te houden.

Koppeling tussen afspraak en prestatiecode

Het behandelingstype bepaalt in de basis welke codes Flux gebruikt bij de facturatie. De prestatiecode(s) welke worden gebruikt voor declaraties worden automatisch berekend op basis van de combinatie van:

• Behandelingstype (e.g. fysiotherapie, diëtiek, ...)
• Aanvullende kenmerken (Eerste consult, Complexe zorg, Instructie ouders, Eenmalig onderzoek), en
• Medium (Kliniek, Thuis, Online)

Flux gebruikt deze combinatie om de bijbehorende prestatiecode te bepalen volgens de Vektis declaratiestandaarden.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over het beheren van afspraaktypes in Flux.