Afspraken
Standaard afspraken aanmaken om verschillende typen van zorg en afspraken te organiseren.Met standaard afspraken richt je de agenda in op de manier die past bij jouw praktijk of kliniek. Je kunt onderscheid maken tussen verschillende, specifieke typen zorg en producten. Elke standaard afspraak krijgt zijn eigen duur, kleur en facturatielogica, waardoor plannen overzichtelijk blijft en facturatie en declaratie automatisch goed verlopen.
Wanneer standaard afspraken direct zijn gekoppeld aan de juiste zorgprestaties en producten, bepaald Flux bij het inplannen van een afspraak automatisch de juiste aanspraak en declaratiecode(s). Dat bespaart tijd, voorkomt handmatig zoekwerk en verkleint de kans op fouten in je declaratieproces.
Op basis van afspraakinstellingen worden facturen automatisch gegenereerd.
Zorg dus dat iedere standaard afspraak gekoppeld is aan het juiste product of de juiste prestatie, zodat facturen en declaraties altijd correct worden aangemaakt.
Om toegang te krijgen tot de instellingen voor standaardafspraken, ga naar Instellingen → Standaard afspraken door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Standaard afspraken onder Afspraken. Hier vind je alle instellingen om standaardafspraken te beheren.
Beheerders kunnen standaardafspraken toevoegen, verwijderen of de details van locaties bijwerken:
- Naam afspraak
- Duur
- Uitleg
- Kleur in de agenda
- Behandelingstype
- Declaratie en/of productfacturatie
- Locatie(s)
- Gebruikerslabels
- Extra informatie bij online inplannen en afspraakherinneringen
Om een standaard afspraak toe te voegen:
- Klik op + Afspraaktype toevoegen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer of voer de volgende informatie in:
- Naam afspraak *
- Duur *
- Uitleg
- Kleur in de agenda
- Behandelingstype
- No-show product
- Producten
- Locatie
- Gebruikerslabels
- Extra informatie voor e-mails
- Klik op aanmaken
De standaardafspraak is nu aangemaakt en direct beschikbaar in Flux om afspraken mee in te plannen.
Let op: Velden gemarkeerd met een rood sterretje ()* zijn verplicht.
Je kunt een standaard afspraak eenvoudig aanpassen door eerst op de ellipsis (⋯) en vervolgens op Aanpassen te klikken. Hiermee kun je alle gegevens en instellingen van de standaard afspraak wijzigen.
Let op: bestaande afspraken blijven ongewijzigd. Nieuwe afspraken worden vanaf nu ingepland volgens het aangepaste afspraaktype.
Je kunt een standaard afspraak verwijderen door eerst op de ellipsis (⋯) en vervolgens op Verwijderen te selecteren. Er verschijnt eerst een bevestiging waarmee je de standaard afspraak definitief kunt verwijderen.
Let op: het verwijderen van een afspraaktype kan niet ongedaan worden gemaakt en heeft invloed op je inzichten. Gegevens die gekoppeld waren aan het verwijderde afspraaktype worden niet langer als zodanig herkend in rapportages.
Je kunt een verwijderde standaard afspraak altijd opnieuw toevoegen, maar deze is dan een nieuwe standaard afspraak en dit afspraaktype heeft geen relatie meer met het eerder verwijderde standaard afspraak.
Het behandelingstype bepaalt in de basis welke codes Flux gebruikt bij de facturatie. De prestatiecode(s) welke worden gebruikt voor declaraties worden automatisch berekend op basis van de combinatie van:
- Behandelingstype (e.g. fysiotherapie, diëtiek, ...)
- Aanvullende kenmerken (Eerste consult, Complexe zorg, Instructie ouders, Eenmalig onderzoek), en
- Medium (Kliniek, Thuis, Online)
Flux gebruikt deze combinatie om de bijbehorende prestatiecode te bepalen volgens de Vektis declaratiestandaarden.
Door de juiste combinatie te kiezen, worden declaraties automatisch gevuld met de correcte prestatiecodes—zonder verdere handmatige invoer.