Praktijk AGB-code wijzigen

Overzicht

Je praktijk krijgt een nieuwe organisatie-AGB-code wanneer er iets verandert aan de onderneming die bij Vektis is ingeschreven. Het meest voorkomende voorbeeld is een overstap van rechtsvorm, zoals van een vof of eenmanszaak naar een bv. Juridisch is de bv een nieuwe onderneming, met een nieuw KVK-nummer en een nieuwe AGB-code.

De AGB-code van je praktijk zit op veel plekken: in je contracten met zorgverzekeraars, in je VECOZO-machtigingen en in de gegevens die Flux aanlevert aan kwaliteitsregistraties en PREM-leveranciers. Een nieuwe code betekent dat je al deze plekken moet bijwerken. Deze pagina zet de stappen op een rij.

De persoonlijke AGB-codes van je behandelaren veranderen niet. Wel moet de werkrelatie tussen de behandelaren en de nieuwe onderneming bij Vektis zijn vastgelegd.

Voor je begint

Leg vooraf een overgangsdatum vast: de dag vanaf wanneer de zorg onder de nieuwe onderneming valt. Zorg die vóór deze datum is geleverd, declareer je onder de oude AGB-code. Zorg vanaf deze datum declareer je onder de nieuwe AGB-code.

Zorg dat je het volgende bij de hand hebt:

• De nieuwe organisatie-AGB-code van Vektis
• Het nieuwe KVK-nummer, en zo nodig het nieuwe btw-nummer
• Het nieuwe bankrekeningnummer, als de bv een eigen rekening krijgt
• De nieuwe contracten met de zorgverzekeraars, of de bevestiging dat ze zijn aangevraagd
• Een VECOZO-inlog van de contactpersoon van de nieuwe onderneming

Stap 1: Vektis

Vraag bij Vektis een nieuwe organisatie-AGB-code aan voor de nieuwe onderneming. Leg daarna in Mijn Vektis de werkrelaties vast tussen de nieuwe onderneming en alle behandelaren die er zorg leveren. Lees meer bij AGB-wijzigingen zorgverlener.

Ontbreekt een werkrelatie, dan kan een zorgverzekeraar declaraties van die behandelaar afwijzen.

Stap 2: Contracten met zorgverzekeraars

Contracten met zorgverzekeraars horen bij een AGB-code. Een nieuwe AGB-code betekent daarom meestal dat je nieuwe contracten moet aanvragen. Neem hiervoor contact op met elke zorgverzekeraar of elk inkoopconcern waar je een contract mee hebt.

Zodra je de nieuwe contracten hebt, verwerk je ze in Flux bij contracten:

1. Laat de bestaande contracten met de oude AGB-code eindigen op de dag vóór de overgangsdatum. Zo worden ze niet meer gebruikt voor nieuwe zorg.
2. Voeg voor elk nieuw contract een contract toe met de nieuwe AGB-code en het juiste Declarant AGB nummer, met als startdatum de overgangsdatum.
3. Controleer de prestatiecodes en tarieven. Die kunnen in het nieuwe contract afwijken van het oude.

Verwijder de oude contracten niet. Je hebt ze nog nodig om zorg van vóór de overgangsdatum te declareren of te crediteren.

Stap 3: Algemene instellingen

De wissel van AGB-code richt Flux support voor je in. Wijzig de AGB-code niet zelf. Stuur Flux support de nieuwe AGB-code, het nieuwe KVK-nummer, het nieuwe btw-nummer en de overgangsdatum.

Flux support geeft de oude AGB-code een einddatum en de nieuwe AGB-code een startdatum. Hetzelfde geldt voor het KVK-nummer en het btw-nummer. De oude en nieuwe nummers staan daarna naast elkaar in je omgeving, maar hun periodes overlappen niet. Flux kiest bij het maken van een factuur de AGB-code, het KVK-nummer en het btw-nummer die gelden op de datum van de zorg. Zo blijft zorg van vóór de overgangsdatum onder de oude nummers vallen, ook als je die zorg pas na de overgangsdatum factureert. Flux controleert de nieuwe AGB-code ook in het AGB-register. Lees meer over het organisatie AGB-nummer.

Werk in Instellingen → Algemeen op de overgangsdatum zelf de andere gegevens bij die met de nieuwe onderneming veranderen:

• De naam van de organisatie
• Het bankrekeningnummer voor facturen

Stap 4: VECOZO

Een nieuwe onderneming heeft naar ons beste weten een eigen aansluiting bij VECOZO nodig, met eigen certificaten. Vraag bij VECOZO support na wat er voor jouw situatie nodig is. De toestemmingsverklaringen die je eerder aan Flux gaf, gelden voor de oude onderneming. Geef Flux daarom opnieuw toestemming vanuit de nieuwe onderneming:

• VECOZO Declareren: voeg een externe toestemmingsverklaring voor de dienst Declareren toe.
• COV check: voeg een externe toestemmingsverklaring voor de dienst COV toe. Kies daarna in Flux bij de COV check de nieuwe AGB-code.

Trek de toestemmingsverklaringen van de oude onderneming niet direct in voordat je met VECOZO support hebt overlegd. Retourinformatie en correcties op oude declaraties kunnen daar nog doorheen lopen.

Stap 5: SBV-Z

Het UZI-servercertificaat voor de SBV-Z controle staat op naam van een abonnee bij het UZI-register. Naar ons beste weten heeft de nieuwe onderneming een eigen UZI-abonnement en een nieuw UZI-servercertificaat nodig. Vraag bij de support van het UZI-register na wat er voor jouw situatie nodig is.

Een nieuw certificaat vraag je aan zoals bij de eerste setup: download een nieuw PKCS#10-bestand in Flux, vraag het certificaat aan bij het UZI-register en upload het in Flux.

Stap 6: Kwaliteitsregistraties

Flux stuurt bij aanleveringen de praktijk-AGB-code mee. Geef de nieuwe AGB-code ook door aan de organisaties waar je praktijk aan deelneemt, zodat de aanleveringen bij de juiste registratie terechtkomen.

• Nivel: geef de nieuwe AGB-code door aan het Nivel. In Flux hoef je niets aan te passen.
• Stichting Keurmerk Fysiotherapie (SKF): geef de nieuwe AGB-code door aan het Keurmerk. In Flux hoef je niets aan te passen.
• Landelijke Database Fysiotherapie (LDF): geef de nieuwe AGB-code door aan het LDF. Naar ons beste weten krijg je dan nieuwe EPD-LDF-koppelgegevens. Vraag dit na bij de support van het LDF. Krijg je nieuwe koppelgegevens, vul die dan in bij de LDF-app in Flux.

Stap 7: PREM-leveranciers

PREM-leveranciers koppelen de resultaten aan de AGB-code van je praktijk. Wat een nieuwe AGB-code bij je leverancier betekent, weten wij niet. Neem contact op met de support van je leverancier om de nieuwe AGB-code door te geven en te vragen of je een nieuw account nodig hebt.

• Mediquest: je vult de praktijk-AGB-code zelf in bij de Mediquest-app in Flux. Wijzig deze op de overgangsdatum.
• QDNA: geef de nieuwe AGB-code door aan QDNA. Krijg je een nieuw praktijkaccount, activeer de koppeling in Flux dan opnieuw met de nieuwe inloggegevens.
• Qualiview: geef de nieuwe AGB-code door aan Qualizorg. Krijg je een nieuw praktijkaccount, activeer de koppeling in Flux dan opnieuw met de nieuwe inloggegevens.

Stap 8: Boekhouding

Een nieuwe rechtsvorm heeft gevolgen voor je financiële administratie. Overleg deze stap altijd met je boekhouder of accountant. Flux kan hierover geen advies geven.

Ons advies is om in Flux één boekhoudkoppeling te houden. Je boekhouder splitst de boekingen van de oude en de nieuwe onderneming in de boekhouding. Wil je toch een aparte administratie voor de nieuwe onderneming? Flux kan naar meerdere administraties synchroniseren. Neem hiervoor contact op met Flux support.

Bespreek met je boekhouder in ieder geval:

• De splitsing: hoe je boekhouder facturen, declaraties en betalingen rond de overgangsdatum verdeelt over de oude en de nieuwe onderneming.
• Facturen na de overgangsdatum voor eerdere zorg: deze krijgen de oude AGB-code, het oude KVK-nummer en het oude btw-nummer, maar de nieuwe naam en het nieuwe bankrekeningnummer. Zie stap 3.
• Bankrekening en incasso: een nieuw bankrekeningnummer kan gevolgen hebben voor automatische incasso en voor betalingen via Mollie.

Gebruik je Moneybird, Exact Online, Twinfield of Nmbrs Accounting? Lees dan ook de pagina van je boekhoudpakket.

Checklist

Loop deze lijst na om te zien of je niets bent vergeten:

• Overgangsdatum vastgelegd
• Nieuwe AGB-code aangevraagd bij Vektis
• Werkrelaties van alle behandelaren vastgelegd bij Vektis
• Nieuwe contracten aangevraagd bij alle zorgverzekeraars
• Oude contracten in Flux laten eindigen op de dag vóór de overgangsdatum
• Nieuwe contracten toegevoegd in Flux
• Nieuwe AGB-code, KVK-nummer, btw-nummer en overgangsdatum doorgegeven aan Flux support
• Zoveel mogelijk zorg van vóór de overgangsdatum gefactureerd
• Naam en bankrekeningnummer bijgewerkt op de overgangsdatum
• VECOZO-toestemmingsverklaringen voor Declareren en COV opnieuw afgegeven
• AGB-code voor de COV check gewijzigd
• VECOZO support gevraagd wat er voor de nieuwe onderneming nodig is
• SBV-Z: bij het UZI-register nagevraagd of een nieuw UZI-servercertificaat nodig is
• Nivel en SKF op de hoogte gebracht
• LDF op de hoogte gebracht en zo nodig nieuwe koppelgegevens ingevuld
• PREM-leverancier op de hoogte gebracht
• Gevolgen voor de boekhouding besproken met je boekhouder