Betalingen
Betalingen registreren in Flux.Bij het versturen van een factuur hoort natuurlijk ook een betaling. Met het registreren van een betaling in Flux geef je aan dat het geld daadwerkelijk is ontvangen. Dit proces staat bekend als betalingsafstemming en is essentieel om je boekhouding sluitend te houden. Een correcte registratie van betalingen zorgt ervoor dat je financiële administratie altijd up-to-date is.
Het correct registreren van betalingen in Flux is cruciaal voor een nauwkeurige financiële administratie. Of je nu kiest voor handmatige registratie of automatische synchronisatie via een boekhoudkoppeling, zorg ervoor dat alle betalingen aan de juiste facturen zijn gekoppeld. Dit vergemakkelijkt het beheer van je financiën en zorgt voor een sluitende boekhouding.
Binnen Flux zijn er meerdere manieren om betalingen te registreren. Dit kan handmatig of automatisch, afhankelijk van je situatie en voorkeur. Declaraties via verzekeraars worden afgehandeld via Vecozo.
De boekhouding is altijd leidend
Flux is geen boekhoudapplicatie en kent daarmee geen openstaande debiteuren. In plaats daarvan worden betalingen direct aan specifieke facturen gekoppeld. Dit is noodzakelijk om het automatisch registreren van betalingen mogelijk te maken en om een duidelijk overzicht te behouden.
Het is belangrijk om te beseffen dat de boekhouding altijd leidend is. Flux volgt de boekhoudkundige gegevens als het om betalingen gaat. De boekhouding fungeert als de single source of truth. Dit betekent dat wijzigingen of betalingen die in je boekhoudsysteem worden geregistreerd, ook in Flux moeten worden bijgehouden om consistentie te behouden.
Binnen Flux kunnen betalingen op verschillende manieren geregistreerd worden. Het registreren van een betaling kan op verschillende plekken binnen de applicatie. Flux ondersteunt de volgende betaalmethoden:
- Open
- Contant
- Bank
- PIN
Declaraties worden via Vecozo afgehandeld.
Flux ondersteunt de volgende betaalopties om te registreren:
- Open: Dit betekent dat er geen betaling wordt geregistreerd bij het aanmaken van een factuur. De factuur blijft openstaan tot er een betaling wordt geregistreerd.
- Contant: Gebruik deze optie als er met contant geld is betaald. Op dit moment ondersteunen wij alleen betalingen in EUR.
- Bank: Dit betekent dat er al is betaald via een bankoverschrijving. Het is aan te raden om te controleren of het bedrag daadwerkelijk op de rekening is bijgeschreven.
- PIN: Dit betekent dat er al, voordat de factuur is aangemaakt, met PIN of creditcard is betaald via een externe betaalterminal.
Bij het aanmaken van een factuur in Flux kan je direct aangeven of de betaling al is ontvangen. Dit is vooral handig voor betalingen die direct plaatsvinden, bijvoorbeeld direct voor of na het consult, of aan de balie (zie front desk billing).
Hierdoor kan je snel facturen aanmaken zonder later extra handmatige stappen te hoeven doorlopen om de betaling later alsnog te registreren:
- Het bespaart tijd en voorkomt fouten doordat je de betaling direct vastlegt.
- De factuur krijgt meteen de status
betaald, wat zorgt voor een up-to-date administratie. - Je voorkomt openstaande facturen in je overzicht, waardoor je financiële administratie altijd klopt.
Tip
Gebruik deze functionaliteit voor betalingen die direct na een consult plaatsvinden, zodat je administratie direct volledig en up-to-date is. Dit voorkomt dat je later openstaande facturen moet bijwerken, wat tijd en moeite bespaart.
Betaling registreren tijdens het aanmaken van een factuur:
- Ga naar de Factuur aanmaken pagina.
- Controleer of alle benodigde factuurgegevens ingevuld zijn en vul zo nodig aan
- Scroll naar beneden naar de sectie Betaling.
- Selecteer Email direct naar de patiënt.
- Kies bij de Betaling de juiste methode:
- Open: Geen betaling geregistreerd (de factuur blijft openstaan).
- Contant: Betaling is contant ontvangen.
- Bank: Betaling is via bankoverschrijving ontvangen.
- PIN: Betaling is gedaan via een PIN of creditcard voorafgaand aan het opstellen van de factuur.
- Controleer alle ingevoerde gegevens.
- Zet de factuur als concept door naar definitief door op Versturen te klikken of op Opslaan zonder versturen.
- Zodra je de factuur definitief maakt, wordt deze automatisch gemarkeerd als
betaald(indien een betaaloptie zoals Contant, Bank, of PIN is geselecteerd). - Op de factuur komt duidelijk te staan dat deze reeds betaald is, wat handig is voor zowel je eigen administratie als voor de patiënt die de factuur ontvangt.
- Je bespaart tijd doordat je niet achteraf een betaling hoeft te registreren.
Administratie up to date
Gebruik deze functionaliteit voor betalingen die direct na een consult plaatsvinden, zodat je administratie direct volledig en up-to-date is. Dit voorkomt dat je later openstaande facturen moet bijwerken, wat tijd en moeite bespaart.
Als een factuur al is aangemaakt zonder betaling, of als je later een betaling ontvangt, kun je deze handmatig registreren.
Vindt de factuur in een van de factuur overzichten ( Financiën | 'Facturen' tabje van een patiënt ).
Als een factuur al is aangemaakt, kun je handmatig een betaling registreren:
- Zoek de factuur in een van de overzichten (bijvoorbeeld Financiën of het 'Facturen' tabblad van een patiënt).
- Selecteer de factuur en klik onderin het commandomenu op Betaling registreren.
- Voer het bedrag, de betaalmethode en de datum van de betaling in
- Klik Bevestig betaling om de betaling te registreren
Individuele betalingen worden geregistreerd op de factuurdetailpagina in de payment feed. Hier kun je alle betalingen die aan een factuur zijn gekoppeld eenvoudig terugvinden en bekijken.
Betalingen die handmatig geregisteerd worden, kunnen ook weer worden verwijderd vanuit de payment feed op de factuur detail pagina.
Met een aantal boekhoudkoppelingen kunnen betalingen ook automatisch worden geregistreerd in Flux. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten. Met automatische betalingsregistraties is je administratie altijd up-to-date en heb je beter inzicht in je financiële status.
Met deze boekhoudkoppelingen worden betalingen consistent geregistreerd en hoef je je geen zorgen meer te maken over openstaande facturen of dubbele invoer, waardoor je meer tijd hebt voor andere belangrijke taken in de praktijk.
De volgende boekhoudintegraties hebben deze 2-way sync met Flux, waarbij facturen en betalingen automatisch tussen de boekhoud applicatie en Flux worden uitgewisseld:
- Moneybird
- Twinfield
- Wanneer je in een van de ondersteunde boekhoudsystemen een betaling aan een factuur koppelt, wordt deze informatie automatisch gesynchroniseerd met Flux.
- Flux maakt een betaling aan en de factuurstatus van de factuur wordt in Flux automatisch op
betaaldgezet. - Hierdoor blijven de gegevens consistent tussen je boekhouding en Flux, wat essentieel is voor een sluitende administratie.
Declaraties aan zorgverzekeraars worden binnen Flux volledig afgehandeld via Vecozo. Flux verwerkt betalingen vanuit de zorgverzekering automatisch met behulp van een betalingskenmerk dat is opgenomen in het retourbericht.