Communicatie
Stuur makkelijk administratieve e-mail berichten naar patiënten.Maak de communicatie met je patiënten persoonlijk en duidelijk—op elk moment van de patiëntreis. In Flux bepaal je zelf welke e-mails automatisch worden verstuurd, pas je teksten en sjablonen aan in jouw eigen toon en stijl, en stel je aanheffen en titels in voor een warme, professionele benadering.
Je kunt de e-mails die voor administratieve redenen verstuurd worden naar patiënten in Flux configureren zodat je volledige controle hebt over de patiëntreis.
E-mailadres toevoegen
Je kan nieuwe e-mailadressen toevoegen bij Algemeen. Als er geen e-mailadres is ingesteld wordt het eerste adres van de organisatie gebruikt.
Kies het e-mailadres waar patiënten naar mailen als ze een factuur e-mail beantwoorden. Dit e-mailadres moet worden ingesteld bij algemene instellingen, ga hiervoor naar Instellingen → Algemeen.
Kies het e-mailadres waar patiënten naar mailen als ze een afspraak e-mail beantwoorden. Dit e-mailadres moet worden ingesteld bij algemene instellingen, ga hiervoor naar Instellingen → Algemeen.
Kies het e-mailadres waar patiënten naar mailen als ze een vragenlijsten e-mail beantwoorden. Dit e-mailadres moet worden ingesteld bij algemene instellingen, ga hiervoor naar Instellingen → Algemeen.
Bepaal welk type e-mails Flux verstuurt. het kan zijn dat je niet wilt dat Flux bepaalde administratieve e-mails verstuurd naar jouw patiënten. Je kunt hiervoor kiezen, maar wij raden het niet aan.
De volgende e-mails kunnen uitgezet worden om nooit te versturen:
- Geannuleerde afspraak
- Aanpassing afspraak
- Afspraak herinnering
- Nieuwe afspraak
Je kunt je e-mails in Flux geheel zelf aanpassen of schrijven. Je maakt hiervoor e-mail templates aan. Deze templates worden gebruikt als je een e-mail verstuurd. Flux heeft zelf al handige, in de praktijk geteste templates. Als je zelf geen templates aanpast, worden deze templates gebruikt.
Flux kent afspraken en factuur e-mail templates:
- Factuur
- Afspraak aangemaakt
- Afspraak herinnering
- Afspraak aangepast
- Afspraak verwijderd
- Afspraakvoorstel aangemaakt
- Afspraakvoorstel geaccepteerd
- Afspraakvoorstel geweigerd
Om een e-mail template toe te voegen:
- Klik op + E-mailtemplate toevoegen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer of voer de volgende informatie in:
- Naam
- Template type
- Onderwerp e-mails
- Content e-mail
- Klik op Opslaan
De e-mail template is nu aangemaakt en deze wordt meteen gebruikt in Flux.
Je kunt altijd een e-mail template aanpassen door deze te selecteren en onder de ellipsis (⋯) op Aanpassen te klikken. Bij deze e-mail template kan je nu alle gegevens aanpassen.
Je kunt een e-mail template verwijderen door deze te selecteren en onder de ellipsis (⋯) op Verwijderen te klikken. Er verschijnt een bevestiging waarmee u de e-mail template definitief kunt verwijderen. Het verwijderen van een e-mail template kan niet ongedaan worden gemaakt.
- Het verwijderen van een e-mail template zorgt ervoor dat deze template niet meer gebruikt kan worden. Als je geen ander template meer instelt zal het standaard Flux template gebruikt worden voor de desbetreffende e-mail. Het verwijderen van een template zorgt er niet voor dat een e-mail niet meer verstuurd wordt
- Je kunt een e-mail template altijd opnieuw schrijven en toevoegen en je kunt altijd terug naar het standaard template van Flux.
Om een voorbeeld van je e-mail template te bekijken, kan je op Bekijk drukken. Hierin krijg je een voorbeeld van hoe de e-mail er uit komt te zien.
Communicatie zoals brieven en e-mails hebben vaak een aanhef. In Flux kan je deze aanhef ook zelf configureren. De aanhef staat pre geconfigureerd in Flux.
De aanhef kan worden gebruikt in e-mail templates. Standaard wordt één van de onderstaande aanheffen gebruikt. Het is mogelijk om per patiënt een andere aanhef te gebruiken. Dit kan worden ingesteld in de patiëntgegevens.
Bij het aanmaken van een template voor bedrijven is het belangrijk om de 'roepnaam' te gebruiken. Deze wordt vervangen met het 'Ter attentie van' veld in een bedrijfsadministratie.
Je kan een nieuw aanhef template toevoegen aan de al bestaande aanhef templates. Dit kan je doen onder Instellingen → Communicatie → Aanheftemplates.
Om een nieuwe aanhef template toe te voegen:
- Klik op + Aanhef template toevoegen in de rechterbovenhoek.
- Schrijf een nieuwe aanhef
- Klik op Opslaan
Wil je een aanhef template aanpassen, dan moet je het bij de juiste aanhef het potlood (aanpassen) selecteren en verschijnt het invoerveld. Hierin kun je je aanpassingen maken.
Elke patiënt in Flux kan een titel krijgen, die automatisch wordt ingevuld op basis van het geslacht van de patiënt. Titels zijn vooraf geconfigureerd in Flux en bestaan uit een korte vorm (e.g. dhr., mevr.) en een lange vorm (e.g. de heer, mevrouw).
De titel wordt automatisch gebruikt in de aanhef van brieven en e-mails. De titel kan per patiënt onder Basisgegevens worden aangepast in de patiëntgegevens. De titel kan ook worden aangepast in de aanhef van een brief of e-mail.
Je kan een nieuwe patiënt titel toevoegen aan de al bestaande patiëntentitels. Dit kan je doen onder Instellingen → Communicatie → Patiënttitels.
Om een nieuwe patiënt titel toe te voegen:
- Klik op + Patiënt titel toevoegen in de rechterbovenhoek.
- Selecteer of voer de volgende informatie in:
- Korte vorm
- Lange vorm
- Standaard voor geslacht
- Klik op Aanmaken
Wil je een patiënttitel aanpassen, dan moet je de titel selecteren en vouwen de invoervelden open. Hierin kun je je aanpassingen maken.
