Algemene instellingen
Stel nu de algemene instellingen van jouw Flux omgeving in.Een omgeving is het centrale systeem voor het beheren van alle zorggerelateerde activiteiten en interacties binnen jouw organisatie. Wij adviseren organisaties om één enkele omgeving te gebruiken, omdat dit aansluit bij onze ontwerpmethodiek en bijdraagt aan overzichtelijkheid, uniforme processen en efficiënte samenwerking.
Om toegang te krijgen tot de algemene instellingen, ga je naar Instellingen → Algemeen. Klik hiervoor op het tandwiel in het linker menu en selecteer vervolgens Algemeen. Gebruikers met de rol Eigenaar kunnen hier de details van de organisatie toevoegen, bijwerken of verwijderen.
Vul de volgende gegevens in:
- Naam van de zorgorganisatie
- Website
- Adressen
- E-mailadres
- Telefoonnummers
- Bankrekeningnummer
- Btw-nummer
- KVK-nummer
- AGB-nummer van de onderneming
Het zorgvuldig en volledig invullen van deze gegevens draagt bij aan een efficiëntere werkwijze en legt een solide basis voor gestroomlijnde administratie, effectieve communicatie, hoogwaardige zorg en een hogere organisatiegraad.
Tijdens de eerste set-up is het essentieel om alle instellingen onder Algemeen in Flux volledig en nauwkeurig in te vullen. Dit zorgt ervoor dat je een sterke basis legt voor het soepel laten verlopen van alle communicatie en administratie binnen jouw organisatie met Flux.
De naam en website van je organisatie zoals deze worden weergegeven in Flux, inclusief in communicatie en rapporten.
- Naam: Voer de officiële naam van je organisatie in of werk deze bij. Dit is de naam die zichtbaar is in externe communicatie zoals facturen, e-mails en documenten.
- Website: Vul de primaire URL van je organisatie in. Dit biedt patiënten en klanten een directe toegang tot je website.
Het adres wordt weergegeven in alle communicatie, waaronder facturen en afsprakenbevestigingen. Als je organisatie meerdere locaties heeft, kun je eenvoudig meerdere adressen beheren, zodat de juiste locatie wordt vermeld in de communicatie met je patiënten.
- Primair adres: Geef het hoofdadres van de organisatie op. Dit is meestal het adres van de hoofdvestiging.
- Extra adressen: Voeg aanvullende locaties toe als je organisatie meerdere vestigingen heeft.
Het instellen van specifieke e-mailadressen zorgt voor een georganiseerd en professioneel contactpunt voor verschillende doeleinden.
- Algemeen contactadres: Voeg een algemeen e-mailadres toe dat patiënten kunnen gebruiken voor vragen of informatie.
- Support en facturatie e-mails: Stel specifieke e-mailadressen in voor klantenservice en facturatie, zodat berichten direct op de juiste plek terechtkomen.
Telefoonnummers verbeteren de bereikbaarheid van je organisatie en zorgen voor structuur in inkomende communicatie.
- Primair telefoonnummer: Dit is het nummer dat als primair contact wordt gebruikt.
- Extra nummers: Voeg telefoonnummers toe voor specifieke afdelingen, locaties of diensten.
Het bankrekeningnummer wordt gebruikt voor alle te ontvangen betalingen. Dit nummer wordt vermeld op alle facturen en communicatie, zodat betalingen correct en tijdig worden verwerkt. Zorg ervoor dat je het juiste rekeningnummer opgeeft, inclusief de volledige IBAN-structuur, om eventuele misverstanden of vertragingen te voorkomen.
- Primaire bankrekening: Vul het bankrekeningnummer in dat wordt gebruikt voor facturatie, betalingen en financiële transacties.
- Extra rekeningnummers: Als je organisatie meerdere rekeningen gebruikt voor verschillende doeleinden, kun je deze hier toevoegen.
Het btw-nummer is een uniek identificatienummer dat door de Nederlandse Belastingdienst wordt uitgegeven. Dit nummer is verplicht en wordt gebruikt om je als organisatie te identificeren in allerlei administratieve processen. Zorg ervoor dat je het btw-nummer invoert, inclusief eventuele landcode (bijvoorbeeld NL123456789B01).
Het KVK-nummer identificeert je organisatie officieel en juridisch in Nederland. Dit nummer wordt gebruikt in zakelijke en juridische documentatie.
Het AGB-nummer van jouw organisatie waarmee je staat ingeschreven in het AGB-register van Vektis. Dit nummer wordt binnen het Nederlandse zorgsysteem gebruikt om je als erkende zorgaanbieder uniek te identificeren. Dit is belangrijk voor declaraties en andere zorggerelateerde processen.
Je kunt een praktijklogo instellen. Om logo's in te stellen, ga je naar Instellingen → Logo's. Klik hiervoor op het tandwiel in het linker menu en selecteer vervolgens Logo's onder Communicatie.
Je kunt drie aparte logo's instellen:
- E-mails
- Factuur
- Brieven
Als je logo geen naam van je organisatie bevat, kan je deze voor e-mails wel toevoegen.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen of kom je er niet helemaal uit? Hieronder vindt je de antwoorden op veelgestelde vragen over de algemene instellingen.
Heb ik een btw-nummer nodig als mijn bedrijf btw-vrijgestelde prestaties levert?
Ja, zelfs als jouw bedrijf uitsluitend btw vrijgestelde zorgprestaties levert, is een btw-nummer nog steeds verplicht volgens de Nederlandse Belastingdienst. Hoewel zorgdiensten zijn vrijgesteld van btw, moet het btw-nummer toch op alle zakelijke facturen worden vermeld, zelfs als er geen btw in rekening wordt gebracht.
Er zijn twee belangrijke redenen waarom een btw-nummer noodzakelijk is:
- Identificatie: Het btw-nummer dient als uniek identificatienummer voor jouw bedrijf bij de Belastingdienst en op officiële documenten.
- Voor ontvangende partijen: Ontvangende partijen, zoals zakelijke klanten of zorgverzekeraars, kunnen jouw btw-nummer nodig hebben voor hun eigen administratie en mogelijk voor belastingteruggaven.
Om ervoor te zorgen dat je facturen altijd correct zijn, vraagt Flux je om je btw-nummer in te voeren bij Algemene Instellingen. Hierdoor wordt het automatisch toegevoegd aan alle facturen die via Flux worden gegenereerd, zodat ze voldoen aan de wettelijke eisen.
Ik ben mijn btw-nummer kwijt, waar kan ik deze vinden?
Als je jouw btw-identificatienummer (btw-id) of omzetbelastingnummer kwijt bent, kan je deze eenvoudig terugvinden via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Volg deze stappen:
- Ga naar de website: Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Klik linksboven op Menu.
- Selecteer Ondernemen.
- Kies vervolgens Btw (omzetbelasting).
- Log in als ondernemer met jouw DigiD of eHerkenning.
Na het inloggen kun je direct je btw-id en omzetbelastingnummer terugvinden.
Hoe kan ik mijn zakelijke bankrekeningnummer wijzigen in Flux?
Om het zakelijke bankrekeningnummer te wijzigen in Flux, volg je de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen.
- Selecteer het veld Bankrekeningnummer.
- Voer het nieuwe bankrekeningnummer in en klik op Opslaan.
Zodra het nieuwe bankrekeningnummer is opgeslagen, kunt u uw oude rekeningnummer veilig verwijderen.
Vanaf dat moment worden alle nieuw gegenereerde facturen en de bijbehorende e-mails automatisch voorzien van het nieuwe bankrekeningnummer. Hierdoor worden toekomstige betalingen naar het juiste rekeningnummer verwerkt.
Wat is het verschil tussen ‘nummer’ en ‘declarant AGB nummer’ bij praktijk AGB nummer?
Bij ‘nummer’ vul je de organisatie AGB nummer in, dat is het unieke identificatienummer voor jouw zorgorganisatie. Dit is een ander nummer dan je persoonlijke AGB nummer. Het organisatie AGB nummer kan je ook terugvinden in het Vektis register.
Bij ‘declarant AGB nummer’ vul je het persoonlijk AGB nummer in van de zorgverlener die de contracten met de zorgverzekeraar heeft ondertekend. Dit is meestal de praktijkhouder of de zorgverlener die verantwoordelijk is voor declaraties naar de zorgverzekeraar.
Hoe wijzig ik mijn organisatie AGB-code in Flux?
Je hebt een nieuwe organisatie AGB-code aanvraagt en deze vanuit Vektis gekregen. Om jouw organisatie AGB-code in Flux te wijzigen, volg je de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen > Algemene Instellingen.
- Voer in het veld Praktijk AGB-nummer je nieuwe organisatie AGB-code in.
- In het veld Declarant AGB-nummer vul je het persoonlijke AGB-nummer in van de zorgverlener die de contracten met de zorgverzekeraars heeft ondertekend (meestal de praktijkhouder).
- Kies de juiste discipline die van toepassing is op jouw zorgorganisatie.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Na het opslaan zal het Flux team jouw gegevens controleren. Zodra alles correct is bevonden, wordt de nieuwe organisatie AGB-code in jouw omgeving geactiveerd.
Belangrijke aandachtspunten
- Nieuwe contracten bij zorgverzekeraars: Bij het aanvragen van een nieuwe organisatie AGB-code bij Vektis kan het noodzakelijk zijn om nieuwe contracten aan te vragen bij de verschillende zorgverzekeraars voor deze nieuwe code.
- Contracten toevoegen in Flux: Zodra je de nieuwe contracten heeft ontvangen, kan je deze in Flux toevoegen.
- Eerdere contracten aanpassen: Overweeg om eerdere contracten aan te passen zodat ze eerder aflopen, vooral als deze nog geldig zijn tot het einde van het kalenderjaar. Dit voorkomt dat ze onbedoeld worden gebruikt voor declaraties.
Door deze stappen te volgen, zorgt u ervoor dat jouw praktijkgegevens in Flux up-to-date zijn en dat declaraties correct worden verwerkt.
Kan ik meerdere adressen toevoegen?
Ja, dat is mogelijk. Je kan meerdere adressen toevoegen. Ga hiervoor naar Instellingen > Algemene Instellingen.
- Het adres bovenaan fungeert als het factuuradres en is herkenbaar aan het groene factuuricoon
- De andere adressen kunnen worden gebruikt voor het instellen van verschillende locaties van uw organisatie.
Hoe werkt dit bij afspraakbevestigingen?
Bij het versturen van afspraakbevestigingen en herinneringen wordt het geselecteerde adres automatisch opgenomen in de e-mail naar de patiënt. Dit zorgt ervoor dat uw patiënten altijd naar de juiste locatie worden gestuurd voor hun afspraak.