Retourberichten
Verwerk nu makkelijk en snel retourberichten.Flux haalt automatisch het antwoord op uit Vecozo, hier zijn geen handmatige stappen voor nodig.
Nadat een verzamelfactuur is verstuurd, ontvang je uiteindelijk een reactie van de verzekeraar. De duur van dit proces varieert per zorgverzekeraar en hangt af van het moment wanneer je declareert.
Het verwerkingsproces van retourberichten in Flux omvat de volgende vier stappen, die hieronder worden toegelicht:
- De factuurstatus wijzigt
- Crediteren
- Afwijzingen doorwerken
- Versturen
De factuurstatus geeft aan dat er een retourbericht is ontvangen. Je ziet dat de status verandert van Verzonden naar Volledig toegekend , Deels toegekend of Afgekeurd.
Als de factuurstatus Volledig toegekend is, is de gehele declaratie goedgekeurd. Je hoeft dan niets meer te doen met deze factuur. Indien de factuur niet volledig is vergoed, dan moet de factuur verder verwerkt worden om deze opnieuw in te dienen bij de zorgverzekeraar.
Een factuur waar niet alles is vergoed, zal eerst moeten worden gecrediteerd voordat deze weer aangepast kan worden. Dit is belangrijk om je boekhouding rond te krijgen. Deze facturen zijn namelijk afgekeurd door de zorgverzekeraar.
Klik bovenin de pagina van de verzamelfactuur op Crediteren om de creditfactuur aan te maken.
In het volgende scherm kun je de te crediteren regels selecteren. De regels staan standaard al voor je geselecteerd met daarnaast de reden van afwijzing. Laat 'Maak een debitfactuur aan' aangevinkt als je een nieuwe debitfactuur wil aanmaken met daarin nieuwe conceptregels gebaseerd op de afgekeurde zorgprestaties.
Klik onderin op Crediteren. Er wordt een creditfactuur aangemaakt met de geselecteerde regels. De status van deze creditfactuur is Onverzonden. Over het algemeen is het niet nodig om deze creditfactuur nog te verzenden naar de zorgverzekeraar, echter is deze factuur wel noodzakelijk voor je boekhouding.
Goed om te weten
Het te crediteren bedrag is gelijk aan het niet-vergoede bedrag van de verzekeraar. Als een verzekeraar een bedrag dus maar deels vergoedt, dan kun je dus makkelijk het restbedrag naar de patiënt sturen.
Naast de creditfactuur is er ook een nieuwe debit conceptverzamelfactuur aangemaakt als je Maak een debitfactuur aan hebt aangevinkt. In dit concept kun je de afgewezen regels nu makkelijk verwerken.
In het nieuwe conceptfactuur staat de reden van afwijzing. Een afwijzing wordt aangegeven door een rode badge met een uitroepteken en een nummer erin. De reden van afwijzing per regel wordt zichtbaar door met de muis over het uitroepteken heen te gaan.
De reden van afwijzing geeft aan waarom een regel is afgewezen. Op basis van deze afwijzing kan de regel met een aantal acties worden aangepast om deze te verwerken.
Aantal behandelingen
Met de Zorgvergoeding integratie kun je het aantal behandelingen dat iemand in zijn of haar pakket heeft ophalen. Hiermee verminder je het aantal afwijzingen aanzienlijk.
Om een afwijzing te verwerken, selecteer je de regels die je wil aanpassen. Onderin verschijnt een balk met verschillende opties:
- Aanpassen: Pas voor een selectie van regels de CSI code aan.
- Doorzetten: Verplaats de regels naar de volgende periode. Gebruik dit als je de gecorrigeerde regel pas op een later moment wil indienen.
- Splitsen: Hiermee wordt de regel uit de verzamelfactuur gehaald en in een losse factuur naar de patiënt geplaatst.
- Refresh: Flux zal de CSI codes opnieuw berekenen een aanpassen in de geselecteerde factuurregels op basis van de nu bekende informatie.
Nadat alle retourinformatie is verwerkt, is het tijd om de verzamelfactuur te verzenden! Dit gaat op dezelfde manier als normaal tijdens het declareren.
Na het doorlopen van dit proces hoeft er meestal niks meer met de geretourneerde facturen te gebeuren. Om dit duidelijk te maken kan je de facturen markeren als Afgehandeld.
Het afhandelen van facturen is niet noodzakelijk maar dit kan zeker helpen om het overzicht te bewaren op de factuurpagina.
De knop om facturen te markeren als Afgehandeld zit onder de Meer knop op de factuurpagina. Een afgehandelde factuur krijgt een groen label op de factuurpagina en de factuurtabel.
Daarnaast is het mogelijk om afgehandelde facturen te filteren. In het menu links zit onder de verzamelfacturen de optie om alleen facturen te tonen die niet zijn afgehandeld. Zo heb je makkelijk een overzicht van alle facturen waar nog iets mee moet gebeuren.