Brieven

Overzicht

Met de brievenfunctionaliteit in Flux zet je een consult, een item uit de medische feed of een volledig behandeltraject snel om in een professioneel opgemaakte brief. Je kunt de brief vervolgens als PDF of rechtstreeks via ZorgMail naar externe partijen zoals huisartsen, specialisten, verzekeraars of juridische instanties versturen. Brief-templates zijn herbruikbare sjablonen met vaste opmaak en samenvoegvelden die Flux automatisch invult met de juiste patiënt-, behandelaar- en behandelgegevens. Zo bespaar je tijd en houd je je communicatie consistent.

Brief-templates instellen

Ga naar Instellingen → Brieven door in het linkermenu op het tandwiel te klikken en onder Zorg te kiezen voor Brieven.

Gebruikers met de rol Eigenaar kunnen brief-templates toevoegen, aanpassen en verwijderen. Andere rollen (zoals Behandelaar) kunnen de templates wel gebruiken om brieven mee te maken, maar niet beheren.

Op de overzichtspagina zie je alle bestaande templates in een tabel, met per template de naam en de categorie. Verschijnt er een waarschuwingsicoon bij een template, dan bevat het sjabloon samenvoegvelden die niet passen bij de gekozen categorie — pas het template aan om dit op te lossen.

Het verschil tussen brief-templates

Bij het aanmaken van een template kies je eerst een categorie. De categorie bepaalt waar de brief op gebaseerd is, welke samenvoegvelden je kunt invoegen en op welke plek in Flux je de brief later kunt aanmaken.

Behandeltraject

Een brief over een volledige verwijzing of behandeltraject. Gebruik deze categorie voor bijvoorbeeld verwijs-, screening-, intake- of evaluatiebrieven die over het traject als geheel gaan. Je kunt onder andere velden voor de patiënt, de behandelaar, de verwijzing, de intake, de evaluatie en de screening invoegen.

Medische feed item

Een brief die gebaseerd is op één specifiek item uit de medische feed. Kies je deze categorie, dan geef je aan welk type feed-item het betreft:

• Medische feed item — een willekeurig feed-item
• Consult
• Consult SOEP
• Evaluatie

Deze keuze bepaalt welke inhoud beschikbaar is als samenvoegveld (zo horen bij Consult SOEP de SOEP-velden).

Let op: brieven van het type standaardbrief (DT) stel je niet als categorie in, maar wijs je apart aan — zie Standaardbrief (DT) instellen.

Brief-template toevoegen

Om een template toe te voegen:

• Klik rechtsboven op + Brief toevoegen.
• Kies de Template categorie (verplicht): Behandeltraject of Medische feed item.
• Kies bij Medische feed item aanvullend om welk type item het gaat.
• Vul de Naam * in.
• Stel de inhoud samen in de tekst-editor en voeg via de knoppen de gewenste samenvoegvelden in.
• Klik op Opslaan.

Het template is nu aangemaakt en direct beschikbaar om brieven mee te maken.

Let op: velden gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht.

Samenvoegvelden gebruiken

In de tekst-editor voeg je met één klik samenvoegvelden toe. Dit zijn placeholders die Flux automatisch invult op het moment dat je een brief aanmaakt — denk aan de naam en geboortedatum van de patiënt, de huisarts, de hoofdbehandelaar, gegevens van de verwijzing of de inhoud van een consult.

Welke velden beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen categorie. Velden die niet bij de categorie passen worden niet ingevuld; bevat een template zulke velden, dan zie je een waarschuwing.

Brief-template aanpassen

Je kunt een template altijd aanpassen door het in het overzicht te selecteren. Op de detailpagina wijzig je de inhoud in de tekst-editor. Aanpassingen worden direct doorgevoerd en gelden voor alle brieven die je daarna met dit template aanmaakt.

Brief-template verwijderen

Je verwijdert een template door het te selecteren en op het prullenbak-icoon te klikken. Er verschijnt een bevestiging waarmee je het template definitief verwijdert. Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt, maar je kunt een template altijd opnieuw aanmaken.

Standaardbrief (DT) instellen

Voor DT-brieven (Directe Toegankelijkheid) gebruikt Flux een vast standaard-template. In Instellingen → Brieven kies je onder Standaardbrief welk template hiervoor gebruikt wordt. Wanneer ergens in Flux een DT-brief wordt aangemaakt, wordt automatisch dit template gebruikt.

Een brief maken en versturen

Een concrete brief maak je op basis van een template, vanuit de patiënt. Dat kan op verschillende plekken:

• Vanuit een consult of feed-item — open het item in de medische feed, klik op het actiemenu en kies Nieuwe brief. Selecteer vervolgens het gewenste template.
• Vanuit de medische samenvatting van een verwijzing — kies daar een template om een samenvattende brief op te stellen.
• Vanuit Brieven in het patiëntoverzicht — klik op + Voeg brief toe en kies een template en de bijbehorende context (verwijzing en, indien nodig, het specifieke consult, intake, evaluatie of screening).
• Blanco brief — begin met een leeg sjabloon wanneer je een brief los van een bestaand template wilt opstellen.

Na je keuze opent de brief-editor met de samenvoegvelden al ingevuld. Je kunt de tekst hier verder aanpassen en desgewenst extra velden invoegen.

Als de brief klaar is, kun je:

• de brief opslaan als concept of als definitief;
• de brief downloaden als PDF;
• de brief versturen via ZorgMail.