Gebruikers
Snel en eenvoudig gebruikers aanmaken in Flux en toegang regelen.Gebruikers toevoegen en toegang regelen van gebruikers in je Flux omgeving is essentieel voor een efficiënte en veilige samenwerking binnen de zorg. Door rollen en rechten zorgvuldig te beheren, zorg je niet alleen voor duidelijkheid binnen jouw organisatie, maar bescherm je ook de privacy van gevoelige gezondheidsgegevens. Dit draagt bij aan een betere samenwerking tussen zorgverleners en waarborgt een betere kwaliteit van zorg.
Om gebruikers toe te voegen, ga je naar Instellingen → Gebruikers. Klik hiervoor op het tandwiel in het linker menu en selecteer vervolgens Gebruikers.
Voor het toevoegen van nieuwe gebruikers aan je Flux omgeving volg je de volgende stappen stappen:
- Klik rechts bovenaan op + Gebruiker toevoegen.
- Vul de volgende gegevens in:
- Voornamen*
- Achternaam* (+ tussenvoegsel)
- Meisjesnaam (+ tussenvoegsel)
- Initialen
- (Zakelijk) e-mailadres*
- Titel
- Discipline
- Rollen (vink 1 of meerdere rollen aan)
- AGB-code
- BIG-nummer
- Verantwoordelijke gebruiker
- Vink de checkbox Actief aan om het account te activeren.
De nieuwe gebruiker ontvangt direct een welkomstmail van Flux met daarin een link om een persoonlijk wachtwoord aan te maken.
Let op: Velden gemarkeerd met een rood sterretje ()* zijn verplicht.
Wachtwoord link
De link voor het aanmaken van een wachtwoord is 24 uur geldig. Na deze periode kan de nieuwe gebruiker zelf via Wachtwoord vergeten? een nieuw wachtwoord instellen via het inlogscherm.
De standaard avatar bestaat uit de eerste letter van je voornaam en achternaam. Om in Flux een foto van een gebruikers toe te voegen:
- Klik op de avatar van de gebruiker waaraan je een foto wilt toevoegen.
- Selecteer de optie Gebruik camera om een nieuwe foto te maken of selecteer Foto uploaden om een bestaande afbeelding up te loaden.
- De avatar van de gebruiker wordt automatisch bijgewerkt met de geselecteerde foto.
Het toevoegen van foto’s helpt bij het personaliseren van gebruikersprofielen en maakt het gemakkelijker om medewerkers overal visueel te identificeren binnen jouw Flux omgeving.
Het overzicht van gebruikers, te vinden via Instellingen → Gebruikers, toont alle huidige en voormalige (gedeactiveerde) gebruikers. Hier kun je gebruikers filteren op rol en status. Beheerders kunnen rollen aanpassen en zien wanneer een gebruiker voor het laatst actief is geweest. Dit helpt bij het bepalen of een gebruiker actief moet blijven of gedeactiveerd moet worden om de toegang beter te beheren.
Om een gebruiker aan te passen, klik je op het potloodicoon rechts op de regel van de betreffende gebruiker.
In Flux kunnen verschillende rollen worden toegewezen aan gebruikers, afgestemd op hun verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Dit zijn de beschikbare rollen:
- Behandelaar
- Administratief medewerker
- Eigenaar
- Baliemedewerker
- Planner
Heeft toegang tot patiëntendossiers, voert behandelingen uit en kan facturen en declaratieregels aanmaken.
Om te voorkomen dat een behandelaar financiële gegevens kunnen inzien kan dit worden ingesteld. Ga hiervoor naar Instellingen → Toegang.
Verantwoordelijk voor administratieve taken zoals het bijhouden van facturen en declaraties.
Heeft volledige toegang tot alle functies binnen Flux, inclusief het beheer van gebruikers en instellingen.
Beheert de receptie, heeft toegang tot planning en patiëntenregistratie, en kan particuliere facturen aanmaken, versturen en downloaden.
Bevoegd om afspraken in te plannen voor behandelaren.
Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, kunnen gebruikers met de rol Eigenaar deze persoon eenvoudig deactiveren door het vinkje bij Actief uit te schakelen. Deze gebruiker wordt hiermee op inactief gezet en wordt de toegang van de gebruiker tot de Flux omgeving van de organisatie opgeheven.
Om toegangsbeheer te vereenvoudigen, is het aan te raden om zakelijke e-mailadressen te gebruiken voor alle medewerkers binnen de zorgorganisatie.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen of kom je er niet helemaal uit? Hieronder vindt je de antwoorden op veelgestelde vragen over gebruikers.
Hoe kan ik een nieuwe gebruiker toevoegen in Flux?
Om een nieuwe gebruiker toe te voegen in Flux, navigeert u naar Instellingen → Gebruikers en klikt u rechtsboven op + Gebruiker toevoegen. Vul de volgende gegevens in:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Rol (bijvoorbeeld Behandelaar, Administratief medewerker, of Planner).
Zet vervolgens het vinkje bij Actief aan om het account te activeren. Flux stuurt automatisch een welkomstmail naar de nieuwe gebruiker. In deze e-mail staat een link waarmee de gebruiker een wachtwoord kan aanmaken.
⚠️ Let op: De link in de e-mail is slechts 24 uur geldig. Als de link verloopt, kan de gebruiker via Wachtwoord vergeten? een nieuwe link aanvragen om een wachtwoord in te stellen.
Als ik een nieuwe medewerker toevoeg als behandelaar in Flux, moet ik dit ook aan Vektis doorgeven?
Ja, wanneer je een nieuwe medewerker als Behandelaar toevoegt in Flux, is het belangrijk om dit ook bij Vektis door te geven. Vektis beheert het AGB-register, waarin zorgverleners en hun AGB-codes zijn geregistreerd.
Het koppelen van de AGB-code van de nieuwe behandelaar aan uw praktijk is essentieel voor het correct declareren van behandelingen bij zorgverzekeraars. Hierdoor wordt de behandelaar als erkende zorgverlener weergegeven in de systemen van de zorgverzekeraars.
U kunt deze wijziging zelf doorvoeren via uw Mijn Vektis-account. Log in op uw account en voeg de nieuwe werkrelatie toe aan uw AGB-registratie onder AGB-wijzingen zorgverlener. Dit zorgt ervoor dat de gegevens van de zorgorganisatie en medewerkers actueel blijven. Dit voorkomt declaratieproblemen.
Wat zijn de verschillen tussen de verschillende gebruikersrollen in Flux?
Hier is een overzicht van de verschillende gebruikersrollen in Flux en hun toegangsrechten:
- Behandelaar: Toegang tot patiëntendossiers en bevoegd om behandelingen uit te voeren en facturen en declaratieregels aan te maken.
- Administratief medewerker: Verantwoordelijk voor administratieve taken, zoals het beheren van facturen en declaraties, zonder toegang tot patiëntendossiers.
- Eigenaar: Heeft volledige toegang tot alle functies binnen Flux, inclusief het beheren van gebruikers, instellingen en financiële gegevens.
- Baliemedewerker: Verantwoordelijk voor receptiewerkzaamheden, met toegang tot planning, patiëntenregistratie en de mogelijkheid om particuliere facturen aan te maken, versturen en downloaden.
- Planner: Beperkte toegang, uitsluitend bevoegd om afspraken in te plannen voor behandelaren, zonder verdere administratieve of behandeltoegang.
Elke rol is ontworpen om specifieke verantwoordelijkheden te ondersteunen en helpt bij het beveiligen van toegang tot gevoelige informatie binnen de praktijk.
Waar worden de titels van een gebruiker weergegeven in Flux?
In Flux worden de titels van gebruikers worden op verschillende plaatsen weergegeven, zodat belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk is:
- Hover-over: Wanneer u met de muis over de naam van een gebruiker beweegt in de agenda, verschijnt de titel van die gebruiker. Dit biedt directe context zonder extra klikken.
- Online inplannen: Afhankelijk van de instellingen kunnen de titels van gebruikers ook zichtbaar zijn tijdens het online inplannen van afspraken. Dit helpt bij het identificeren van de juiste behandelaar voor patiënten.
- Agenda: In de agenda kunt u zoeken naar een gebruiker om een afspraak in te plannen. De titel van de gebruiker is zichtbaar tijdens deze zoekactie, waardoor u eenvoudig de juiste behandelaar kunt selecteren.
- Ingeplande afspraken: Bij ingeplande afspraken wordt de titel van de behandelaar weergegeven in de ingeplande afspraak.
Door deze zichtbaarheid van titels in Flux wordt de communicatie binnen de praktijk gestroomlijnd en krijgen medewerkers en patiënten de informatie die ze nodig hebben.
Is het nodig om een zakelijk e-mailadres te registreren bij een nieuwe gebruiker in Flux?
Het is niet strikt noodzakelijk om een zakelijk e-mailadres te gebruiken bij het registreren van een nieuwe gebruiker in Flux, maar wij raden dit ten zeerste aan. Hier zijn enkele belangrijke redenen:
- Professionele communicatie: Een zakelijk e-mailadres faciliteert professionele communicatie tussen de praktijk en patiënten, waaronder het versturen van bevestigingen, herinneringen en facturen.
- Toegangsbeheer: Het zakelijk e-mailadres wordt vaak gebruikt voor inlogprocedures en wachtwoordherstel. Wanneer een gebruiker de organisatie verlaat, kan eenvoudig de toegang worden ontzegd via het zakelijke e-mailadres.
- Beveiliging: Het gebruik van zakelijke e-mailadressen helpt om de veiligheid van de gegevens binnen de praktijk te waarborgen, omdat persoonlijke e-mailadressen vaak minder beveiligd zijn.
Het registreren van een zakelijk e-mailadres is dus cruciaal voor effectief toegangsbeheer, dataveiligheid en communicatie binnen de zorgorganisatie.
Hoe deactiveer ik een gebruiker in Flux?
Om een gebruiker in Flux te deactiveren, volg je de volgende stappen:
- Log in op uw Flux-account en ga naar het menu Instellingen.
- Klik op Gebruikers om een overzicht van alle geregistreerde gebruikers te zien.
- Zoek de gebruiker die u wilt deactiveren en klik op de naam om het gebruikersprofiel te openen.
- Haal het vinkje weg bij Actief om de gebruiker te deactiveren.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
De gedeactiveerde gebruiker verliest direct toegang tot de Flux-omgeving van jouw zorgorganisatie. Dit is een belangrijke stap om de beveiliging van uw praktijkgegevens te waarborgen, vooral wanneer medewerkers de organisatie verlaten.
Wat wordt er bedoeld met ‘Verantwoordelijke gebruiker’ bij gebruikers?
Wanneer een behandelaar nog geen AGB-code en/of BIG-nummer heeft (bijvoorbeeld als deze nog niet is afgestudeerd), kan er een Verantwoordelijke gebruiker worden ingesteld. Deze verantwoordelijke gebruiker is een behandelaar met een geldige en actieve AGB-code en BIG-nummer.
Functies van een behandelaar met een gekoppelde verantwoordelijke gebruiker:
- Eigen agenda: De behandelaar aan wie een verantwoordelijke gebruiker is gekoppeld, behoudt een eigen agenda en heeft toegang tot dezelfde functionaliteiten als andere behandelaren.
- Facturering: Behandelingen die door deze behandelaar worden uitgevoerd, worden gefactureerd onder de referenties van de verantwoordelijke gebruiker.
⚠️ Let op: De eventuele omzet die door de behandelaar met een verantwoordelijke gebruiker wordt gefactureerd, wordt altijd geregistreerd als omzet van deze behandelaar en niet als omzet van de verantwoordelijke gebruiker.