Gebruikers
Nieuwe gebruikers toevoegen door ze uit te nodigen, en hun toegang regelen.Overzicht
Gebruikers uitnodigen en toegang regelen van gebruikers in je Flux omgeving is essentieel voor een efficiënte en veilige samenwerking binnen de zorg. Door rollen en rechten zorgvuldig te beheren, zorg je niet alleen voor duidelijkheid binnen jouw organisatie, maar bescherm je ook de privacy van gevoelige gezondheidsgegevens. Zo werk je beter samen als team en borg je de kwaliteit van zorg.
Account en gebruiker
In Flux zijn een account en een gebruiker twee verschillende dingen:
- Account: het persoonlijke account waarmee iemand inlogt, met een e-mailadres en een wachtwoord. Het account is van de persoon zelf. Het e-mailadres van het account wordt alleen gebruikt voor inlog-gerelateerde dingen.
- Gebruiker: die persoon binnen jouw Flux omgeving. De gebruiker hoort bij de praktijk en wordt beheerd door de beheerders van de omgeving. Het e-mailadres van de gebruiker wordt gebruikt voor alle communicatie binnen de praktijk.
Eén account kan aan gebruikers in meerdere Flux omgevingen gekoppeld zijn. Werkt een behandelaar bij twee praktijken? Dan logt deze in met één account en heeft in elke praktijk een eigen gebruiker. Deactiveer je een gebruiker, dan verliest de persoon de toegang tot jouw omgeving. Het account zelf blijft bestaan.
Stuur de uitnodiging daarom naar het persoonlijke e-mailadres van je collega. Daarmee maakt je collega een eigen account aan of koppelt een bestaand account. Wil je binnen jouw omgeving een ander adres gebruiken, zoals het zakelijke e-mailadres? Vul dat dan in bij E-mailadres gebruiker.
Gebruikers uitnodigen
Een nieuwe gebruiker voeg je toe door een uitnodiging te versturen. De gebruiker accepteert de uitnodiging en krijgt zo toegang tot jouw Flux omgeving. Alleen gebruikers met de rol Beheerder kunnen uitnodigingen versturen, opnieuw versturen en intrekken.
Ga naar Instellingen → Gebruikers. Klik hiervoor op het tandwiel in het linker menu en selecteer vervolgens Gebruikers. Onder het gebruikersoverzicht staat het blok Uitnodigingen. Klik daar op Gebruiker uitnodigen en volg deze stappen:
- Vul onder Uitnodiging het persoonlijke e-mailadres in waar de uitnodiging naartoe gaat.
- Vink een of meer rollen aan.
- Vul onder Gebruikersgegevens alvast de gegevens van de gebruiker in. Dit is optioneel:
- E-mailadres gebruiker: het adres van de gebruiker binnen jouw omgeving, bijvoorbeeld het zakelijke e-mailadres (laat leeg als dit hetzelfde is als het uitnodigingsadres)
- Voornamen
- Achternaam (+ tussenvoegsel)
- Meisjesnaam (+ tussenvoegsel)
- Initialen (worden automatisch ingevuld op basis van de voornamen)
- Kies je de rol Behandelaar? Vul dan onder Professionele gegevens ook de disciplines, de AGB-code per discipline en het BIG-nummer in.
- Klik op Uitnodiging versturen.
De gegevens die je alvast invult, worden overgenomen wanneer de gebruiker een account aanmaakt.
Let op: Velden gemarkeerd met een rood sterretje (*) zijn verplicht.
Gebruiker direct aanmaken
Normaal gesproken wordt de gebruiker pas aangemaakt wanneer de uitnodiging is geaccepteerd. Vink je Gebruiker direct aanmaken aan, dan maakt Flux de gebruiker meteen aan. De gebruiker staat dan al in het gebruikersoverzicht voordat de uitnodiging is geaccepteerd. Voornamen en achternaam zijn in dat geval verplicht. Dit kan handig zijn in het geval dat je bijvoorbeeld alvast afspraken zou willen inplannen.
Behandelaar aanmaken zonder eigen AGB-code of BIG-nummer
Het aanmaken van een behandelaar zonder eigen codes kan door een ‘verantwoordelijke gebruiker’ toe te voegen. Deze behandelaar krijgt dan zijn of haar eigen agenda maar de facturatie wordt gedaan onder de gegevens van de verantwoordelijke gebruiker.
Uitnodiging accepteren
De uitgenodigde ontvangt een e-mail met een link naar de uitnodiging. Heeft de gebruiker al een Flux account, bijvoorbeeld van een andere praktijk? Dan logt de gebruiker in en accepteert de uitnodiging. Anders maakt de gebruiker in drie korte stappen een nieuw account aan. De gegevens die je bij het uitnodigen alvast hebt ingevuld, staan daarbij al klaar.
In Welkom bij Flux: account aanmaken staat stap voor stap wat de gebruiker ziet. Die pagina kun je ook doorsturen naar je nieuwe collega.
Openstaande uitnodigingen
In het blok Uitnodigingen onder het gebruikersoverzicht zie je alle uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd. Per uitnodiging zie je het e-mailadres, de gebruiker, de rollen en wanneer de uitnodiging verloopt. Een verlopen uitnodiging krijgt het label Verlopen.
Via de puntjes achter een uitnodiging kun je:
- Opnieuw versturen: de gebruiker ontvangt een nieuwe link, die weer 24 uur geldig is. De oude link werkt dan niet meer.
- Intrekken: de uitnodiging kan niet meer worden geaccepteerd. Heb je de gebruiker direct aangemaakt? Dan wordt deze gebruiker gedeactiveerd.
Per e-mailadres kan er één uitnodiging tegelijk openstaan. Verstuur je een nieuwe uitnodiging naar hetzelfde adres, dan vervangt deze de vorige.
Problemen met uitnodigingen
De knop "Uitnodiging versturen" blijft grijs
Het formulier is nog niet compleet. Controleer of:
- het e-mailadres is ingevuld;
- er minimaal één rol is aangevinkt;
- voornamen en achternaam zijn ingevuld als Gebruiker direct aanmaken aan staat;
- elke ingevulde AGB-code uit 8 cijfers bestaat.
Je krijgt een foutmelding bij het versturen
- "Het opgegeven e-mailadres is ongeldig": controleer het e-mailadres op typfouten.
- "De opgegeven AGB-code is ongeldig": een AGB-code bestaat uit 8 cijfers.
- "Het opgegeven BIG-nummer is ongeldig": een BIG-nummer bestaat uit 11 cijfers.
Je collega heeft de uitnodiging niet ontvangen
- Controleer of het e-mailadres in het blok Uitnodigingen klopt.
- Vraag je collega om ook in de map met ongewenste e-mail te kijken. Het onderwerp van de e-mail is Uitnodiging: [naam van je praktijk] op Flux.
- Verstuur de uitnodiging opnieuw via de puntjes achter de uitnodiging. De link in de vorige e-mail werkt daarna niet meer.
Je hebt de uitnodiging naar het verkeerde e-mailadres gestuurd
Trek de uitnodiging in via de puntjes achter de uitnodiging en verstuur een nieuwe uitnodiging naar het juiste adres. De link in de eerste e-mail kan daarna niet meer worden gebruikt.
De uitnodiging is verlopen
Verstuur de uitnodiging opnieuw. Je collega ontvangt een nieuwe link die weer 24 uur geldig is.
Had je Gebruiker direct aanmaken aangevinkt? Een verlopen uitnodiging verandert niets aan die gebruiker: deze blijft actief in je omgeving. Verstuur je de uitnodiging niet opnieuw? Deactiveer de gebruiker dan zelf.
Wat er gebeurt met een direct aangemaakte gebruiker
Heb je Gebruiker direct aanmaken aangevinkt, maar trek je de uitnodiging weer in? Dan wordt de gebruiker gedeactiveerd.
Gebruikers aanpassen
Het overzicht van gebruikers is te vinden via Instellingen → Gebruikers. Dit overzicht toont alle huidige en voormalige (gedeactiveerde) gebruikers. Hier kun je gebruikers filteren op rol en status. Beheerders kunnen rollen aanpassen en gebruikers deactiveren om toegang te beheren.
Om een gebruiker aan te passen, klik je op het potloodicoon rechts op de regel van de betreffende gebruiker.
Hier vul je ook gegevens in die je niet in de uitnodiging kunt meegeven, zoals de titel, de verantwoordelijke gebruiker en de beroepsvereniging. Met het vinkje bij Actief zet je de toegang van de gebruiker aan of uit.
Profielfoto toevoegen
De standaard avatar bestaat uit de eerste letter van je voornaam en achternaam. Om in Flux een profielfoto van een gebruikers toe te voegen:
- Klik op de avatar van de gebruiker waaraan je een foto wilt toevoegen.
- Selecteer de optie Gebruik camera om een nieuwe foto te maken of selecteer Foto uploaden om een bestaande afbeelding up te loaden.
- De avatar van de gebruiker wordt automatisch bijgewerkt met de geselecteerde foto.
Het toevoegen van foto’s helpt bij het personaliseren van gebruikersprofielen en maakt het gemakkelijker om medewerkers overal visueel te identificeren binnen jouw Flux omgeving.
Beroepsvereniging toevoegen
Een zorgverlener kan van een of meerdere beroepsverenigingen lid zijn. Om een beroepsvereniging aan een gebruiker toe te voegen:
- Ga naar de sectie professionele gegevens
- Klik op + lidmaatschap toevoegen
- Selecteer het juiste lidmaatschap uit de lijst van bekende beroepsverenigingen
- Vul het bijbehorende lidmaatschapsnummer in
Na het toevoegen verschijnt het lidmaatschap in de lijst. Door te klikken op de puntjes naast het lidmaatschap kan je deze aanpassen of beëindigen.
Rollen
In Flux kunnen verschillende rollen worden toegewezen aan gebruikers, afgestemd op hun verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
De volgende rollen zijn beschikbaar in Flux:
- Behandelaar
- Administratief medewerker
- Beheerder
- Baliemedewerker
- Planner
Behandelaar
Heeft toegang tot patiëntendossiers, voert behandelingen uit en kan facturen en declaratieregels aanmaken.
Om te voorkomen dat een behandelaar financiële gegevens kan inzien, kun je dit aanpassen via Instellingen → Toegang.
Administratief medewerker
Verantwoordelijk voor administratieve taken zoals het bijhouden van facturen en declaraties.
Beheerder
Heeft volledige toegang tot alle functies binnen Flux, inclusief het beheer van gebruikers en instellingen.
Baliemedewerker
Beheert de receptie, heeft toegang tot planning en patiëntenregistratie, en kan particuliere facturen aanmaken, versturen en downloaden.
Planner
Bevoegd om afspraken in te plannen voor behandelaren.
Gebruikers deactiveren
Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, kunnen gebruikers met de rol Beheerder deze persoon eenvoudig deactiveren door het vinkje bij Actief uit te schakelen. Deze gebruiker wordt hiermee op inactief gezet en wordt de toegang van de gebruiker tot de Flux omgeving van de organisatie opgeheven.
Het persoonlijke account van de medewerker blijft bestaan. Daarmee kan de medewerker blijven inloggen bij andere Flux omgevingen waar deze een actieve gebruiker heeft.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen of kom je er niet helemaal uit? Hieronder vindt je de antwoorden op veelgestelde vragen over gebruikers.
Als ik een nieuwe medewerker toevoeg als behandelaar in Flux, moet ik dit ook aan Vektis doorgeven?
Ja, wanneer je een nieuwe medewerker als Behandelaar toevoegt in Flux, is het belangrijk om dit ook bij Vektis door te geven. Vektis beheert het AGB-register, waarin zorgverleners en hun AGB-codes zijn geregistreerd.
Het koppelen van de AGB-code van de nieuwe behandelaar aan uw praktijk is essentieel voor het correct declareren van behandelingen bij zorgverzekeraars. Hierdoor wordt de behandelaar als erkende zorgverlener weergegeven in de systemen van de zorgverzekeraars.
U kunt deze wijziging zelf doorvoeren via uw Mijn Vektis-account. Log in op uw account en voeg de nieuwe werkrelatie toe aan uw AGB-registratie onder AGB-wijzingen zorgverlener. Dit zorgt ervoor dat de gegevens van de zorgorganisatie en medewerkers actueel blijven. Dit voorkomt declaratieproblemen.
Wat zijn de verschillen tussen de verschillende gebruikersrollen in Flux?
Hier is een overzicht van de verschillende gebruikersrollen in Flux en hun toegangsrechten:
- Behandelaar: Toegang tot patiëntendossiers en bevoegd om behandelingen uit te voeren en facturen en declaratieregels aan te maken.
- Administratief medewerker: Verantwoordelijk voor administratieve taken, zoals het beheren van facturen en declaraties, zonder toegang tot patiëntendossiers.
- Beheerder: Heeft volledige toegang tot alle functies binnen Flux, inclusief het beheren van gebruikers, instellingen en financiële gegevens.
- Baliemedewerker: Verantwoordelijk voor receptiewerkzaamheden, met toegang tot planning, patiëntenregistratie en de mogelijkheid om particuliere facturen aan te maken, versturen en downloaden.
- Planner: Beperkte toegang, uitsluitend bevoegd om afspraken in te plannen voor behandelaren, zonder verdere administratieve of behandeltoegang.
Elke rol is ontworpen om specifieke verantwoordelijkheden te ondersteunen en helpt bij het beveiligen van toegang tot gevoelige informatie binnen de praktijk.
Waar worden de titels van een gebruiker weergegeven in Flux?
In Flux worden de titels van gebruikers worden op verschillende plaatsen weergegeven, zodat belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk is:
- Hover-over: Wanneer u met de muis over de naam van een gebruiker beweegt in de agenda, verschijnt de titel van die gebruiker. Dit biedt directe context zonder extra klikken.
- Online inplannen: Afhankelijk van de instellingen kunnen de titels van gebruikers ook zichtbaar zijn tijdens het online inplannen van afspraken. Dit helpt bij het identificeren van de juiste behandelaar voor patiënten.
- Agenda: In de agenda kunt u zoeken naar een gebruiker om een afspraak in te plannen. De titel van de gebruiker is zichtbaar tijdens deze zoekactie, waardoor u eenvoudig de juiste behandelaar kunt selecteren.
- Ingeplande afspraken: Bij ingeplande afspraken wordt de titel van de behandelaar weergegeven in de ingeplande afspraak.
Door deze zichtbaarheid van titels in Flux wordt de communicatie binnen de praktijk gestroomlijnd en krijgen medewerkers en patiënten de informatie die ze nodig hebben.
Naar welk e-mailadres stuur ik de uitnodiging?
Stuur de uitnodiging naar het persoonlijke e-mailadres van je collega. Met de uitnodiging maakt je collega een persoonlijk account aan, of koppelt een bestaand account. Dat account blijft van je collega, ook als deze later bij een andere praktijk gaat werken.
Wil je binnen jouw omgeving een zakelijk e-mailadres gebruiken? Vul dat dan in bij E-mailadres gebruiker in het uitnodigingsformulier, of later bij E-mailadres bij het aanpassen van de gebruiker.
Wat is het verschil tussen een account en een gebruiker?
Het account is persoonlijk: daarmee log je in, met je eigen e-mailadres en wachtwoord. De gebruiker ben jij binnen een Flux omgeving, met je rollen, AGB-code en agenda. Met één account kun je gebruikers hebben in meerdere Flux omgevingen. Een beheerder van de praktijk beheert de gebruiker, maar niet je account.
Hoe deactiveer ik een gebruiker in Flux?
Om een gebruiker in Flux te deactiveren, volg je de volgende stappen:
- Log in op uw Flux-account en ga naar het menu Instellingen.
- Klik op Gebruikers om een overzicht van alle geregistreerde gebruikers te zien.
- Zoek de gebruiker die u wilt deactiveren en klik op de naam om het gebruikersprofiel te openen.
- Haal het vinkje weg bij Actief om de gebruiker te deactiveren.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
De gedeactiveerde gebruiker verliest direct toegang tot de Flux-omgeving van jouw zorgorganisatie. Dit is een belangrijke stap om de beveiliging van uw praktijkgegevens te waarborgen, vooral wanneer medewerkers de organisatie verlaten.
Wat wordt er bedoeld met ‘Verantwoordelijke gebruiker’ bij gebruikers?
Wanneer een behandelaar nog geen AGB-code en/of BIG-nummer heeft (bijvoorbeeld als deze nog niet is afgestudeerd), kan er een Verantwoordelijke gebruiker worden ingesteld. Deze verantwoordelijke gebruiker is een behandelaar met een geldige en actieve AGB-code en BIG-nummer.
Functies van een behandelaar met een gekoppelde verantwoordelijke gebruiker:
- Eigen agenda: De behandelaar aan wie een verantwoordelijke gebruiker is gekoppeld, behoudt een eigen agenda en heeft toegang tot dezelfde functionaliteiten als andere behandelaren.
- Facturering: Behandelingen die door deze behandelaar worden uitgevoerd, worden gefactureerd onder de referenties van de verantwoordelijke gebruiker.
Waar kan ik beroepsvereningen vinden die niet op de lijst staan?
Flux onderhoudt zelf een lijst van beroepsverenigingen en logo’s, jij hoeft alleen maar je lidmaatschap in Flux te zetten. Staat jouw beroepsvereniging er niet tussen? Neem dan contact met ons op zodat we deze kunnen toevoegen.