Declareren

Overzicht

Declareren naar de zorgverzekeraar.

Genereren

Om facturen te genereren, navigeer naar Financiën → Afspraken. Je krijgt een overzicht te zien van alle afspraken waar een patiënt aan is gekoppeld.

Gebruik de navigatie om naar de juiste periode te navigeren. Klik op dag of maand om te wisselen tussen dag of maand. Gebruik de pijltjes om naar de volgende of vorige dag of maand te aan.

Om factureren te genereren, klik rechtsboven op de blauwe knop Facturen genereren. Flux zal nu automatisch voor alle afspraken in de geselecteerde periode.

Declareren

Verzamelfactuur

De verzamelfactuur is de basis voor een declaratie naar de zorgverzekeraar. Voor het indienen van een declaratie bij de verzekeraar is het nodig om eerst een verzamelfactuur aan te maken. Dit type factuur wordt naar één specifieke zorgverzekeraar gestuurd en bevat een individuele zorgprestatie per regel.

De verzamelfactuur heeft betrekking op meerdere patiënten. Normaal gesproken wordt deze factuur maandelijks verzonden.

Levenscyclus

De verzamelfactuur begint met de status als concept. In deze conceptfase kunnen regels worden toegevoegd, verwijderd of aangepast. Bij het verzenden van het concept vindt eerst validatie plaats om een aantal fouten te voorkomen. Vervolgens wordt een factuurnummer gegenereerd, waarna de factuur als declaratie daadwerkelijk wordt verzonden naar de zorgverzekeraar via Vecozo.

In Flux zie je dat de status verandert van Concept verzamelfactuur naar Verzonden.

Nadat de zorgverzekeraar heeft geantwoord middels een retourbericht op de ingestuurde declaratie, wordt de status van de declaratie binnen flux automatisch bijgewerkt naar Volledig toegekend , Deels toegekend of Afgekeurd.

Flux haalt automatisch de laatste status van de verzamelfactuur op, dus handmatig bijwerken is niet meer nodig.

Regels toevoegen

Er zijn verschillende opties om factuurregels toe te voegen aan de verzamelfactuur. De eenvoudigste optie is om facturen automatisch te genereren zodra een afspraak de status Voltooid bereikt.

Hoe het werkt: Let op dat automatisch genereren moet zijn geactiveerd. Ga hiervoor naar Instellingen → Automatisch genereren.

Om alle regels over een bepaalde periode toe te voegen, ongeacht de status van de afspraak, kun je bij Financiën → Afspraken voor een groep afspraken in één keer alle facturen genereren. Dit genereert ook alle andere facturen, inclusief productfacturen of losse zorgfacturen voor afspraken die niet worden vergoed via jouw contracten.

Bij Financiën → Afspraken kun je een periode van een dag of een maand kiezen. Klik op de pijltjes < en > om een periode naar voren of achteren te gaan. Klik op de datum om op naar een specifieke datum te navigeren, en klik op Dag om naar Maand te wisselen en andersom.

Het genereren start door op Facturen genereren te klikken.

Pre-checks

Zodra de verzamelfactuur regels bevat, voert Flux direct pre-checks uit om het aantal fouten in het retourbericht tot een minimum te beperken.

Een foutmelding wordt aangegeven door een rode badge met een uitroepteken en een nummer erin. Het nummer geeft aan hoeveel foutmeldingen die regel bevat. Er kunnen immers meerdere fouten per regel gemaakt worden. Als je met je muis op deze badge staat, verschijnt de waarschuwing met de gedetecteerde foutmelding.

Om te zoeken op regels met een foutmelding uit de pre-check, kan je een filter gebruiken. Dit is de filter Foutmelding.

Declaratie versturen

Als alle fouten zijn weggewerkt, dan kan je de verzamelfactuur als declaratie versturen. Klik hiervoor op Versturen.

Intermediaire betaler

Een intermediaire betaler, zoals een zorggroep, huisartsenketen of servicebureau, neemt declaraties over die anders naar de zorgverzekeraar van de patiënt gaan. Denk aan ketenzorg die je bij een zorggroep declareert.

Intermediaire betaler toevoegen

Ga in de instellingen naar Intermediaire betalers en klik op Intermediaire betaler toevoegen. Vul daarna het volgende in:

• AGB- of UZOVI-code: de code waarop de betaler declaraties ontvangt.
• Rol ontvanger: Zorgverzekeraar of Servicebureau. Bij Zorgverzekeraar staat de code van de betaler in de declaratie ook bij elke patiënt als UZOVI-nummer. Bij Servicebureau neemt Flux de naam, het adres en het geslacht van de patiënt op in de declaratie.
• Indieningsmedium: VECOZO Declareren 2.0 of Downloaden en zelf aanleveren.
• Welke declaraties: alle behandeltrajecten, behandeltrajecten met een zorgprogramma, of patiënten verzekerd bij een van de gekozen verzekeraars. Een declaratie gaat naar de betaler als één van de regels past. Kies daarom alleen verzekeraars waarvan alle declaraties via de betaler moeten lopen.
• Tarieven: de tarieven die de betaler betaalt. Voor een prestatiecode zonder tarief geldt het tarief uit het contract met de verzekeraar.

Behandeltraject koppelen

Een behandeltraject kun je ook met de hand aan een betaler koppelen. Open het menu van het behandeltraject en kies Intermediaire betaler wijzigen. Een gekoppeld behandeltraject gaat altijd naar die betaler, ook als geen van de regels past.

Verzamelfactuur voor de betaler

Flux zet de behandelingen voor een betaler in een eigen verzamelfactuur, per zorgverzekeraar van de patiënten. Op de verzamelfactuur staat de betaler bij Declaratie aan en de zorgverzekeraar eronder. In het overzicht van facturen staat de betaler bij Contact.

De verzamelfactuur krijgt een nummer uit een eigen reeks van de betaler, zoals ZVI7K2Q-0001, en niet uit de reeks van de zorgverzekeraar (ZV met het UZOVI-nummer). Verzamelfacturen die al een nummer hadden, houden dat nummer.

Is het indieningsmedium Downloaden en zelf aanleveren? Dan maakt Flux bij Versturen een GDS801-bestand in plaats van de declaratie naar VECOZO te sturen. Download het via het menu van de verzamelfactuur met GDS801-bestand downloaden en lever het zelf aan bij de betaler.

Boekhouding

In je boekhoudkoppeling is de betaler de debiteur van de verzamelfactuur, met een eigen debiteurnummer. Flux boekt de verzamelfactuur op dezelfde grootboekrekening als die van zorgverzekeraars. Bij Twinfield is dat de Grootboekrekening voor verzekeraar debiteuren. Verzamelfacturen die al geboekt waren, houden de zorgverzekeraar als debiteur.

Rapportages

In de analyses van facturen, factuurregels en omzet kun je filteren en groeperen op Intermediaire betaler.