Werklijst

Overzicht

De werklijst is het overzicht waarin Flux laat zien welke patiënten, afspraken en behandeltrajecten aandacht nodig hebben. Denk aan een patiënt zonder vervolgafspraak, een afspraak zonder verslaglegging, een behandeltraject zonder locatie of diagnosecode, een ontbrekende verwijzing, dubbele patiëntgegevens of ontbrekende contact- en verzekeringsinformatie.

In plaats van te vertrouwen op losse controles, geheugen of toeval, maakt de werklijst deze automations zichtbaar op een plek. Zo ontstaat een dagelijkse actielijst voor het team: wat moet vandaag worden nagekeken, aangevuld of afgerond?

Klinisch helpt dit bij continuïteit van zorg. Een open behandeltraject zonder vervolgafspraak kan betekenen dat een patiënt uit beeld raakt. Een ontbrekend verslag kan later tot onduidelijkheid leiden in het behandelverloop. Een missende verwijzing, diagnosecode of locatie kan de declaratie, kwaliteitsregistratie of dossiervoering verstoren. De werklijst brengt deze automations vroeg naar voren, voordat ze uitgroeien tot correctiewerk.

De werklijst gebruiken

Open de werklijst om alle actuele, open automations te bekijken. Bovenaan kun je wisselen tussen de werklijst en je eigen patiënten. Rechtsboven kies je eventueel een behandelaar, zodat je kunt werken vanuit je eigen caseload of vanuit een praktijkbreed overzicht.

Elke regel bevat:

• Omschrijving: waarom het item op de werklijst staat.
• Patiënt: de patiënt waar het signaal bij hoort.
• Datum: de datum die bij het signaal hoort, bijvoorbeeld de afspraakdatum of de datum van het behandeltraject.
• Acties: directe links om het item op te lossen of verder te bekijken.

De acties verschillen per type signaal. Bij een behandeltraject zonder locatie kun je bijvoorbeeld meteen links, rechts of beiderzijds instellen. Bij een patiënt zonder vervolgafspraak kun je het behandeltraject bekijken, een recall sturen, een evaluatie afronden of het traject sluiten. Bij een afspraak die een behandeltraject mist kun je direct naar de afspraken van de patiënt.

Gebruik de werklijst als werkvoorraad, niet als straflijst. Niet elk item is even urgent. Een goed ritme is om dagelijks de klinische automations te bekijken en wekelijks de meer administratieve automations op te schonen.

Werklijst instellen

Je bepaalt zelf welke automations op de werklijst verschijnen. Open hiervoor de werklijstinstellingen. Per signaal kun je de controle aan- of uitzetten. Bij veel automations kun je ook instellen hoe ver Flux terugkijkt.

Een tijdsinstelling voorkomt ruis. Zet je een periode te kort, dan verschijnen items te vroeg en voelt de werklijst druk. Zet je een periode te ruim, dan komen belangrijke signalen mogelijk te laat naar boven. Begin daarom met de standaardinstellingen en pas ze aan op het ritme van je praktijk.

Afspraken

Patiënt zonder vervolgafspraak

Dit signaal verschijnt wanneer een patiënt geen vervolgafspraak heeft, maar nog wel een open behandeltraject. In de instellingen kun je een venster kiezen, bijvoorbeeld van 1 maand tot 3 maanden na de laatste afspraak. Daarmee voorkom je dat patiënten te vroeg op de werklijst komen, maar zie je wel wie mogelijk uit beeld raakt.

Gebruik dit signaal voor klinische opvolging. Controleer of de patiënt klaar is met de behandeling, een recall nodig heeft, een evaluatie moet afronden of opnieuw ingepland moet worden.

Afspraak zonder verslaglegging

Dit signaal laat zien dat een afspraak in de afgelopen periode nog geen verslaglegging heeft. Dat helpt behandelaars om hun dossier actueel te houden en voorkomt dat medische informatie pas achteraf uit het geheugen moet worden gereconstrueerd.

Pakketafspraak is ingepland

Dit signaal helpt bij afspraken die gekoppeld zijn aan een pakket. Controleer of de status van de pakketafspraak klopt, bijvoorbeeld wanneer een afspraak voltooid of geannuleerd moet worden.

Twee afspraken op een dag

Dit signaal verschijnt wanneer een patiënt twee behandelafspraken op dezelfde dag heeft. Dat kan terecht zijn, maar het is verstandig om dit te controleren. Zo voorkom je dubbele planning, verwarring in het behandeltraject of onbedoelde declaratieproblemen.

Behandeltrajecten

Behandeltraject ontbreekt

Dit signaal verschijnt wanneer een zorgafspraak geen behandeltraject heeft. Voor de klinische lijn is dat belangrijk: zonder behandeltraject is minder duidelijk bij welke klacht, behandeldoelen en declaratiecontext de afspraak hoort.

Behandeltraject mist locatie

Bij sommige diagnosecodes of trajecten is een locatie-indicatie verplicht. De werklijst maakt zichtbaar welke trajecten nog links, rechts of beiderzijds nodig hebben. Vanuit de werklijst kun je dit vaak direct instellen.

Diagnosecode ontbreekt

Een ontbrekende diagnosecode kan invloed hebben op verslaglegging, declaraties, kwaliteitsregistraties en behandelplansuggesties. Gebruik dit signaal om behandeltrajecten inhoudelijk en administratief compleet te maken.

Niet-DT behandeltraject mist verwijzing

Wanneer een traject niet via directe toegang loopt, hoort er een verwijzing aanwezig te zijn. Dit signaal helpt om verwijzingen tijdig te controleren en toe te voegen.

Chronisch behandeltraject mist verwijzing

Bij chronische trajecten is de verwijzing extra belangrijk voor de onderbouwing van het traject en de declaratie. Door dit signaal actief te houden, voorkom je dat chronische zorg later vastloopt op ontbrekende documentatie.

Patiëntgegevens

Dubbele patiënt gevonden

Dit signaal helpt om mogelijke dubbele patiëntinschrijvingen op te sporen. Dubbele dossiers kunnen leiden tot versnipperde verslaglegging, verkeerde communicatie en onduidelijkheid over afspraken of facturen.

Patiëntadres ontbreekt

Een ontbrekend adres kan invloed hebben op communicatie, facturatie en administratieve volledigheid. Stel een periode in, bijvoorbeeld 3 maanden, zodat vooral oudere incomplete gegevens naar voren komen.

E-mailadres patiënt ontbreekt

Een e-mailadres is vaak nodig voor afspraakcommunicatie, vragenlijsten, recalls en facturen. Als dit ontbreekt, kan een geautomatiseerde workflow niet goed zijn werk doen.

E-mailadres patiënt is ongeldig

Een ongeldig e-mailadres lijkt klein, maar kan ervoor zorgen dat belangrijke berichten niet aankomen. De werklijst helpt om deze fout structureel te herstellen.

Verzekeraar ontbreekt

Ontbrekende verzekeringsinformatie kan declaraties vertragen of blokkeren. Gebruik dit signaal om patiëntgegevens compleet te houden voordat de declaratiestroom vastloopt.

Financieel

Creditfactuur is onbetaald

Dit signaal is bedoeld voor praktijken die actief willen controleren of creditfacturen nog open staan. Zet dit alleen aan als dit past bij jullie financiële proces, zodat de werklijst gericht blijft.

Aanbevolen werkwijze

Gebruik de werklijst in een vast ritme.

1. Start de dag met de klinische automations: patiënten zonder vervolgafspraak, afspraken zonder verslaglegging en behandeltrajecten met ontbrekende verwijzing, diagnosecode of locatie.
2. Werk vanuit de behandelaarfilter wanneer je je eigen caseload wilt bijwerken.
3. Gebruik de directe acties in de werklijst om items meteen op te lossen.
4. Plan wekelijks een administratief opschoonmoment voor dubbele patiënten, ontbrekende contactgegevens, verzekeraars en financiële automations.
5. Evalueer maandelijks de instellingen. Als de lijst te vol wordt, pas dan eerst de tijdvensters aan voordat je automations uitzet.

Een goede werklijst is scherp genoeg om belangrijke automations te tonen, maar rustig genoeg om daadwerkelijk af te handelen.

Klinische meerwaarde

De werklijst ondersteunt de praktijk op meerdere niveaus.

• Patiëntveiligheid: patiënten met een open zorgvraag raken minder snel uit beeld.
• Dossiervoering: verslaglegging, diagnosecodes, locaties en verwijzingen blijven actueler.
• Teamoverdracht: open acties zijn zichtbaar voor het team, niet alleen voor de behandelaar die ze toevallig onthoudt.
• Declaratiekwaliteit: ontbrekende behandeltrajectinformatie wordt eerder hersteld.
• Minder herstelwerk: fouten worden zichtbaar op het moment dat ze nog makkelijk te corrigeren zijn.
• Meer rust: behandelaars en administratie werken vanuit dezelfde automations.

De werklijst is daarmee meer dan een takenlijst. Het is een kwaliteitsfilter op je dagelijkse zorgproces.

Slimmer werken met AI-routines

Omdat de werklijst bestaat uit duidelijke, gestructureerde signalen, is het een sterke basis voor automatisering en routines die een vaste controle draaien en het team helpen prioriteren.

Gebruik AI hierbij als assistent, niet als vervanger van klinisch oordeel. De routine kan samenvatten, signaleren en concepten voorbereiden. De behandelaar of praktijk blijft bepalen wat medisch passend is en welke actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Werk privacybewust. Deel bij voorkeur geaggregeerde aantallen of gepseudonimiseerde signalen met externe AI-tools. Gebruik herleidbare patiëntgegevens alleen binnen een veilige, goedgekeurde inrichting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde werklijst automations van Flux.