Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering betreft een vriendelijke herinnering dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen is verstreken.Met Flux verstuur je moeiteloos betalingsherinneringen volgens een vast schema met je eigen e-mail templates, wat zorgt voor een professionele uitstraling en helpt om je volledige omzet te incasseren zonder een extern incassobureau in te schakelen.
Het tijdig opvolgen van openstaande facturen is cruciaal voor de financiële gezondheid en professionaliteit van je praktijk. Proactief debiteurenbeheer versterkt niet alleen je cashflow, maar ook de relatie met je patiënten.
Neem je betalingstermijnen serieus. Stuur een herinnering binnen drie tot vijf werkdagen na het verlopen van de termijn. Voor vervolgherinneringen gebruik je kortere tussenpozen en beperk je het totaal tot maximaal drie herinneringen.
Om een betaalherinnering in Flux in te stellen ga je naar Instellingen → Betalingsherinneringen door op het tandwiel in het linkermenu te klikken, en selecteer je Betalingsherinneringen onder Facturen. Alleen gebruikers met de rol Eigenaar (beheerder) kunnen betalingsherinneringen toevoegen.
Eenvoudig betalingsherinneringen versturen naar wanbetalers gaat vervolgens via een eigen betalingsschema.
Om een betalingsherinnering in te stellen moet je eerst een aantal e-mail templates aanmaken. Schrijf hiervoor 4 templates:
- Een eerste e-mail met open factuur
- Eerste herinnering
- Tweede herinnering
- Derde herinnering
Als je deze templates hebt geschreven, kun je deze vervolgens instellen op de betalingsherinneringen pagina. Hier worden een tweetal dingen gevraagd:
- Tijd*
De hoeveelheid dagen waarna de herinnering verstuurd moet worden - E-mail template
Let op: Velden gemarkeerd met een sterretje ()* zijn verplicht.
Klik vervolgens op Opslaan om de nieuwe betalingsherinnering te verwerken.
Mocht je meerdere herinneringen willen toevoegen, druk je op + Herinnering toevoegen en herhaal je de stap hierboven. Wil je een betalingsherinnering verwijderen, druk je op het kruisje (verwijderen) rechts boven in de herinnering.
14-daags schema
Het betalingsherinnering schema bij een betalingstermijn van 14 dagen kan er als volgt uit kunnen zien:
- Dag 1: Eerste e-mail met factuur, 14 dagen betalingstermijn
- Dag 17: Advies om telefonisch contact op te nemen met de patiënt
- Dag 24: Eerste herinnering, 7 dagen betalingstermijn
- Dag 33: Tweede herinnering, 5 dagen betalingstermijn
- Dag 40: Derde en laatste herinnering, 3 dagen betalingstermijn
30-daags schema:
Uitgaande van een betalingstermijn van 30 dagen op de factuur kan er als volgt uit kunnen zien:
- Dag 1: Eerste e-mail met factuur, 30 dagen betalingstermijn
- Dag 33: Eerste herinnering, 7 dagen betalingstermijn
- Dag 43: Tweede herinnering, 5 dagen betalingstermijn
- Dag 50: Derde en laatste herinnering, 3 dagen betalingstermijn
Wanneer de optie Automatisch versturen is ingeschakeld, verzendt Flux dagelijks automatisch herinneringsmails voor alle openstaande facturen.
De betreffende facturen krijgen automatisch de status Herinnerd. Deze instelling kan op elk moment worden in- of uitgeschakeld via het schuifje bovenaan de pagina.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen rondom de betalingsherinneringen.
Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?
Neem je betalingstermijnen serieus. Stuur een herinnering binnen drie tot vijf werkdagen na het verstrijken van de termijn. Voor opvolgende herinneringen hanteer je kortere tussenpozen en beperk je het aantal tot maximaal drie herinneringen.
Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
Een betalingsherinnering moet vriendelijk en duidelijk zijn. Vermeld minimaal:
- Het factuurnummer
- De factuurdatum
- Het te betalen bedrag
Geef ook een concrete termijn voor de betaling, bijvoorbeeld binnen zeven dagen bij de eerste herinnering. Gebruik de button betaal link om de Betaal via iDEAL knop te generen in de e-mail template. Deze kan alleen gegenereerd worden wanneer de praktijk is gekoppeld via onze Mollie integratie.