Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering betreft een vriendelijke herinnering dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen is verstreken.Met Flux verstuur je gemakkelijk betalingsherinneringen via een vast schema met eigen e-mailtemplates. Zo zorg je voor een professionele uitstraling en incasseer je je volledige omzet zonder een extern incassobureau.
Het tijdig herinneren aan openstaande facturen kan uitdagend zijn, maar is essentieel voor de liquiditeit en professionaliteit van jouw praktijk. Actief debiteurenbeheer versterkt niet alleen je financiële positie, maar ook de band met je patiënten.
Voordat je een herinnering verstuurt, is het verstandig om te onderzoeken waarom de betaling uitblijft. Mogelijk is er binnen je praktijk een openstaande klacht over de factuur. Als er een duidelijke reden is, los dit altijd eerst op. Dit getuigt van professionaliteit en versterkt het vertrouwen in je praktijk.
Neem je betalingstermijnen serieus. Stuur een herinnering binnen drie tot vijf werkdagen na het verstrijken van de termijn. Voor opvolgende herinneringen hanteer je kortere tussenpozen en beperk je het aantal tot maximaal drie herinneringen.
Eenvoudig betalingsherinneringen versturen naar wanbetalers volgens een eigen betalingsschema. Schrijf eerst bij E-mail templates 4 e-mail templates voor:
Een eerste e-mail met open factuur
Eerste herinnering
Tweede herinnering
Derde herinnering
Klik vervolgens op + Herinnering toevoegen om een tijd met het juiste e-mail sjabloon in te stellen.
Een betalingsherinnering moet vriendelijk en duidelijk zijn. Vermeld minimaal:
Het factuurnummer
De factuurdatum
Het te betalen bedrag
Geef ook een concrete termijn voor de betaling, bijvoorbeeld binnen zeven dagen bij de eerste herinnering. Gebruik de button betaal link om de Betaal via Ideal knop te generen in de e-mail template. Deze kan alleen genenereerd worden wanneer de praktijk is gekoppeld via onze Mollie integratie.
Het betalingsherinnering schema bij een betalingstermijn van 14 dagen kan er als volgt uit kunnen zien:
Dag 1: Eerste e-mail met factuur, 14 dagen betalingstermijn
Dag 17: Advies om telefonisch contact op te nemen met de patiënt
Dag 24: Eerste herinnering, 7 dagen betalingstermijn
Dag 33: Tweede herinnering, 5 dagen betalingstermijn
Dag 40: Derde en laatste herinnering, 3 dagen betalingstermijn
Uitgaande van een betalingstermijn van 30 dagen op de factuur kan er als volgt uit kunnen zien:
Dag 1: Eerste e-mail met factuur, 30 dagen betalingstermijn
Dag 33: Eerste herinnering, 7 dagen betalingstermijn
Dag 43: Tweede herinnering, 5 dagen betalingstermijn
Dag 50: Derde en laatste herinnering, 3 dagen betalingstermijn
Ben je tevreden over de toon van je e-mails en het proces in Flux? Activeer dan het schuifje bovenaan de pagina om herinneringen automatisch te versturen.
Staat deze instelling aan, dan verzendt Flux dagelijks automatisch e-mails voor alle openstaande facturen. Deze facturen worden vervolgens automatisch op 'herinnerd' gezet.