Online afspraken

Patiënten kunnen zelf afspraken inplannen.

Met online afspraken kan je instellen dat patiënten zelf afspraken kunnen inplannen in agenda's van jouw praktijk. Natuurlijk kun je dit uitgebreid configureren en toepassen op jouw situatie en wensen.

Om toegang te krijgen tot de algemene instellingen, ga naar Instellingen → Afspraken door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Online afspraken onder Afspraken.

Beheerders kunnen Online afspraken activeren en instellen:

  • Link
  • Gebruikerslabels
  • Afspraaktypes
  • Agendabereik
  • Patiëntinformatie
  • Notificaties
  • Redirects
  • Beschikbaarheid

Je kunt online afspraken makkelijk activeren met de switch en deze op actief te zetten. Als je online afspraken activeert, kunnen patiënten via de onderstaande link nieuwe afspraken inplannen.

Verwijs patiënten via deze link direct naar de online planner. Je kunt deze link delen via e-mail, je website, Whatsapp, Instagram of andere communicatiekanalen.

Online afspraken kent een aantal instellingen om deze maximaal af te stemmen op de praktijk.

Met deze instelling kunnen patiënten kiezen uit vooraf gedefinieerde labels (bijv. specialisme, doelgroep). Alleen actieve labels worden getoond aan patiënten, waardoor ze snel de juiste behandelaar kunnen vinden.

De geselecteerde standaard afspraken welke kunnen worden ingepland door patiënten. Alleen de geselecteerde standaard afspraken zijn zichtbaar voor patiënten. Kies daarom ten minste één afspraaktype om deze door patiënten te kunnen worden laten gebruiken om in te plannen.

Kies het aantal dagen en/of uren dat een patiënt zelf minimaal vooruit kan inplannen. Bijvoorbeeld, met een instelling van 24 uur kunnen patiënten alleen afspraken boeken die minstens 24 uur later plaatsvinden.

Kies het aantal weken dat een patiënt maximaal vooruit kan plannen. Kies minimaal één en maximaal twintig weken.

Schrijf hier een bericht dat zichtbaar wordt voor de patiënt bij het starten van het online plannen. Dit bericht verschijnt als een pop-up die de patiënt moet sluiten om verder te gaan.

De tekst wordt alleen getoond aan het begin en staat niet meer onderaan elke pagina.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kunnen alle behandelaren elkaars afspraak notificaties zien en afhandelen.

Deze instelling toont de volledige naam van de behandelaar. De volledige naam wordt weergegeven, zodat patiënten precies weten bij wie ze boeken.

Deze instelling toont de functietitel van de behandelaar. De functietitel wordt weergegeven, bijvoorbeeld "Fysiotherapeut" of "Logopedist", zodat patiënten weten wat de specialisatie is.

Met deze instelling bepaal je welke pagina een patiënt te zien krijgt nadat een afspraak is geboekt. Dit kan bijvoorbeeld een bedankpagina zijn of een pagina met praktische instructies.

Na het boeken wordt de patiënt automatisch doorgestuurd naar de opgegeven link.

Wanneer deze instelling is ingeschakeld, is het tijdslot direct beschikbaar voor online boekingen. Bij uitschakeling is het tijdslot niet beschikbaar voor online boekingen.

De beschikbaarheid van zorgverleners is in te stellen in de kalender.

Met de Link bouwer stel je zelf een link samen voor het plannen van online afspraken. Je bepaalt de volgorde van de stappen en kunt bepaalde keuzes alvast invullen, zoals het type afspraak of de locatie. Alles wat je niet vooraf instelt, kiest de patiënt zelf tijdens het boeken.

De link is direct bruikbaar na het genereren en past zich automatisch aan op jouw instellingen. Zo kun je eenvoudig verschillende links maken voor specifieke situaties.

Bij het online plannen doorloopt de patiënt een paar stappen. Iedere stap in het online planproces komt overeen met een parameter in de URL. Flux gebruikt deze om beschikbare opties te filteren:

  • appointment_type — het type afspraak
  • location — de locatie
  • user_label — gebruikerslabel
  • user — de behandelaar

Flux kan sommige keuzes alvast voorinvullen, wat niet vooraf is ingevuld, kan de patiënt zelf kiezen tijdens het boeken.

Je kunt een annuleringslink meesturen in de bevestigingsmail van een afspraak. Met deze link kan een patiënt de afspraak zelf annuleren, zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen. Na het annuleren kan de patiënt direct weer een nieuwe afspraak maken.

Om toegang te krijgen tot de algemene instellingen, ga naar Instellingen → Afspraken door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Annuleringslink instellingen onder Afspraken.

Beheerders kunnen de annuleringslink activeren en instellen:

  1. Zet Annuleringslinks actief aan
  2. Stel het aantal uur in tot wanneer patiënten nog kunnen annuleren
  3. Vul (optioneel) de redirectlink in
  4. Klik op Opslaan

Zodra je de functie activeert, wordt de annuleringslink automatisch toegevoegd aan alle nieuwe afspraakbevestigingsmails.

Je kunt de annuleringslink makkelijk activeren met de switch en deze op actief zetten. Als je de annuleringslink activeert, kunnen patiënten via de annuleringslink bestaande afspraken zelfstandig annuleren.

Je kunt instellen tot hoeveel uur vóór de afspraak een patiënt kan annuleren, e.g. 24 of 48 uur van tevoren. Zo kun je een goede balans vinden tussen flexibiliteit voor je patiënten en zekerheid in jouw planning.

Met deze instelling bepaal je naar welke pagina een patiënt te zien krijgt nadat een afspraak is geannuleerd. Dit kan bijvoorbeeld een bedankpagina zijn of een pagina met praktische instructies. De patiënt wordt automatisch doorgestuurd naar deze link.

Als je geen redirectlink instelt, wordt de patiënt doorgestuurd naar de standaard Flux-pagina met een bevestiging van annulering. Daar krijgt de patiënt de mogelijkheid om via de online planner direct opnieuw een afspraak in te plannen.