VECOZO declareren

Overzicht

Met VECOZO Declareren automatiseert Flux het declaratieverkeer met zorgverzekeraars volgens de actuele GDS-standaard. Flux verstuurt declaraties veilig via VECOZO en verwerkt retourinformatie, foutmeldingen en statussen automatisch terug in het dossier.

Je hoeft daardoor geen declaratiebestanden handmatig te uploaden of retourberichten apart te controleren. Flux verzorgt het technische proces van verzending tot verwerking van retourinformatie.

Wat deze koppeling doet

• Declaraties aanmaken, controleren en verzenden naar VECOZO
• Volledige ondersteuning van de GDS- en Vektis XML-standaarden
• Automatische authenticatie via VECOZO-machtigingen en certificaten
• Retourberichten ophalen, verwerken en tonen in Flux
• Automatische retries bij time-outs of tijdelijke netwerkstoringen
• Pre-checks en validatie vóór verzending, zodat fouten direct zichtbaar zijn

Wanneer je deze koppeling gebruikt

• Je wilt volledig geautomatiseerd declareren binnen Flux
• Je praktijk declareert bij zorgverzekeraars via VECOZO
• Je wilt voldoen aan de eisen van zorgverzekeraars en Vektis zonder handmatige tussenstappen

Configuratie

Ga naar Instellingen → Apps → Declareren om VECOZO Declareren in Flux te activeren nadat de VECOZO-toestemmingsverklaring voor Declareren actief is.

Vereisten

Om de dienst Declareren van VECOZO te activeren heb je het volgende nodig:

1. Een Flux-gebruiker met de rol Eigenaar
2. Een VECOZO-inlog van de contactpersoon van de praktijk of organisatie
3. Een geldig KvK-nummer en AGB-code van de praktijk of organisatie
4. Contracten met zorgverzekeraars

Setup Flux

Vraag via het VECOZO-portaal een externe toestemmingsverklaring aan voor Flux voor de dienst Declareren van VECOZO.

Zodra die toestemmingsverklaring actief is, rond je de koppeling in Flux af:

• Ga in Flux naar Instellingen → Apps → Declareren
• Klik op Activeren

De koppeling is daarna actief. Vanaf dat moment kun je declaraties vanuit Flux via VECOZO indienen.

Setup VECOZO

De contactpersoon van je praktijk of organisatie moet Flux in Mijn VECOZO expliciet machtigen voor de dienst Declareren.

• Log in op Mijn VECOZO
• Ga naar Mijn externe toestemmingsverklaringen
• Klik op Voeg toestemmingsverklaring toe
• Selecteer in de keuzelijst Applicatie de dienst Declareren
• Selecteer in de keuzelijst Type instantie de juiste soort partij, meestal Tussenpartij software
• Selecteer in de keuzelijst Geeft toestemmingsverklaring aan Flux
• Klik op Doorgaan, accepteer de disclaimer en klik op Opslaan
• Klik op Opslaan

Het duurt ongeveer 30 minuten voordat de toestemmingsverklaring actief is. Controleer daarna in Flux of je de koppeling kunt activeren. Bekijk zo nodig ook de VECOZO-uitleg over toestemmingsverklaringen.

Declareren

Met VECOZO Declareren verzorgt Flux de veilige en geautomatiseerde uitwisseling van declaratieberichten met zorgverzekeraars via de GDS-standaard.

Flux regelt de technische afhandeling van certificaat-authenticatie tot foutafhandeling, retourverwerking en automatische retries bij time-outs. Dankzij ingebouwde pre-checks zie je veel fouten al vóór verzending en kun je ze direct in Flux corrigeren.

Om te kunnen declareren, moeten contracten met de betreffende zorgverzekeraars correct zijn ingesteld.

Zo werkt het declaratieproces

Voor een inhoudelijke uitleg van het declaratieproces zelf — inclusief hoe declaraties worden aangemaakt, gecontroleerd en verzonden — zie de documentatie over declareren.

1. Een zorgprestatie kan worden gedeclareerd
2. Flux valideert automatisch alle declaratiegegevens (patiënt, verzekeraar, prestaties, tarieven, contractregels)
3. Als alles klopt, maakt Flux een GDS-XML aan en verstuurt deze via de veilige VECOZO-verbinding
4. VECOZO voert technische controles uit en stuurt het bericht door naar de juiste verzekeraar
5. Flux haalt automatisch retourberichten op en verwerkt deze in het dossier.
6. De status van elke declaratie wordt direct in Flux bijgewerkt (bijv. Ingediend, Goedgekeurd, Afgewezen)

Pre-checks in Flux

Vóór verzending voert Flux uitgebreide validaties uit, waaronder:

• Controle op verplichte velden en juiste XML-structuur.
• Controle op geldige AGB-codes, UZOVI-codes en datums.
• Controle op dubbele of onvolledige declaraties.
• Waarschuwing bij ontbrekende contracten of ongeldige prestaties.

Dankzij deze pre-checks worden de meeste fouten al vóór verzending zichtbaar, waardoor onnodige afwijzingen worden voorkomen.

Retourberichten en foutafhandeling

Flux verwerkt retourinformatie volledig automatisch.

• Retourberichten van VECOZO worden opgehaald en gekoppeld aan de originele declaratie
• Foutcodes en foutomschrijvingen worden in begrijpelijke taal weergegeven
• De gebruiker ziet in één oogopslag wat er fout ging en hoe dit opgelost kan worden
• Correcties kunnen direct vanuit Flux opnieuw worden ingediend
• Alle foutcodes worden opgeslagen en gelogd, zodat het proces traceerbaar blijft
• Timeouts worden automatisch hersteld met slimme retry-mechanismen

Zo kun je fouten snel herkennen, corrigeren en opnieuw verzenden zonder technische kennis van XML of VECOZO.

Aandachtspunten

• Certificaat: deze koppeling gebruikt het systeemcertificaat van Flux; als zorgverlener heb je daarvoor geen eigen VECOZO-certificaat nodig
• Toestemming vereist: zonder een actieve toestemmingsverklaring voor de dienst Declareren kan Flux niet namens jouw praktijk declareren
• Verzekeringsstatus: gebruik daarnaast de COV-check in Flux om declaraties naar de juiste verzekeraar te sturen; voor COV is in Mijn VECOZO opnieuw een aparte toestemmingsverklaring nodig
• Tijdige verwerking: VECOZO bewaart retourinformatie beperkt (tot 90 dagen); Flux haalt deze automatisch tijdig op
• Versieveranderingen GDS: Flux volgt automatisch nieuwe declaratiestandaarden — je hoeft zelf niets te doen

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over de dienst Declareren van VECOZO.