VECOZO declareren

Handleiding voor koppelen, instellen en gebruik van VECOZO declareren via de GDS-standaard binnen Flux.

Met de VECOZO-koppeling automatiseert Flux het volledige declaratieproces volgens de nieuwste GDS-standaard. Declaraties worden veilig verstuurd naar zorgverzekeraars via VECOZO, inclusief authenticatie met certificaten en machtigingen. Retourinformatie, foutmeldingen en statussen worden automatisch verwerkt in Flux.

Zo hoef je nooit meer bestanden handmatig te uploaden of retourberichten te controleren: Flux regelt het hele proces voor je—van verzending tot verwerking van retourinformatie.

  • Declaraties aanmaken, controleren en verzenden naar VECOZO
  • Volledige ondersteuning van de GDS- en Vektis XML-standaarden
  • Automatische authenticatie via VECOZO-certificaten
  • Retourberichten ophalen, verwerken en tonen in Flux
  • Hertries bij timeouts of netwerkstoringen
  • Pre-checks en validatie vóór verzending zodat fouten direct zichtbaar zijn

  • Je wilt volledig geautomatiseerd declareren binnen Flux
  • Je praktijk declareert bij zorgverzekeraars via VECOZO
  • Je wilt voldoen aan de eisen van verzekeraars en Vektis zonder handmatige tussenstappen

Ga naar Instellingen → Apps → Declareren om de dienst Declareren van VECOZO in Flux te activeren.

Om de dienst Declaren van VECOZO te activeren heb je het volgende nodig:

  1. Een Flux-gebruiker met de rol Eigenaar
  2. Een VECOZO-inlog van de contactpersoon van de praktijk of organisatie
  3. Een geldig KvK-nummer en AGB-code van de praktijk of organisatie
  4. Contracten met zorgverzekeraars

Vraag via het VECOZO-portaal een toestemmingsverklaring aan voor Flux voor het gebruik van de dienst Decleren van VECOZO. Zodra de toestemmingsverklaring actief is ga je naar de Declareren app:

  • Klik op Activeren

De koppeling is direct actief. Vanaf dat moment kan je via Flux declareren via VECOZO.

De contactpersoon van je praktijk of organisatie moet Flux eerst machtigen in VECOZO.

  • Log in op Mijn VECOZO
  • Ga naar Mijn interne toestemmingsverklaringen
  • Klik op Toevoegen
  • Kies de juiste autorisatie
  • Selecteer de AGB-code van de vestiging waarvoor toestemming geldt
  • Klik op Opslaan

Het duurt 30 minuten voordat de toestemmingsverklaring actief is. Zie de uitgebreide instructies voor een toestemmingsverklaring op de VECOZO website.

Met de VECOZO-koppeling verzorgt Flux de veilige en automatische uitwisseling van declaratieberichten met zorgverzekeraars via de GDS-standaard (XML + authenticatie).

Flux regelt de volledige technische afhandeling: van certificaat-authenticatie tot foutafhandeling, retourverwerking en retries bij timeouts. Dankzij ingebouwde validaties (“pre-checks”) worden fouten al vóór verzending onderschept en kun je eventuele afwijzingen direct corrigeren binnen Flux.

Om te kunnen declareren, moeten contracten met de betreffende verzekeraars zijn ingesteld.

Voor een inhoudelijke uitleg van het declaratieproces zelf—inclusief hoe declaraties worden aangemaakt, gecontroleerd en verzonden—zie de documentatie over declareren.

  1. Een zorgprestatie kan worden gedeclareerd.
  2. Flux valideert automatisch alle declaratiegegevens (patiënt, verzekeraar, prestaties, tarieven, contractregels).
  3. Als alles klopt, maakt Flux een GDS-XML aan en verstuurt deze via de veilige VECOZO-verbinding.
  4. VECOZO voert technische controles uit en stuurt het bericht door naar de juiste verzekeraar.
  5. Flux haalt automatisch retourberichten op en verwerkt deze in het dossier.
  6. De status van elke declaratie wordt direct in Flux bijgewerkt (bijv. Ingediend, Goedgekeurd, Afgewezen).

Flux voert uitgebreide validaties vóór verzending uit:

  • Controle op verplichte velden en juiste XML-structuur.
  • Controle op geldige AGB-codes, UZOVI-codes en datums.
  • Controle op dubbele of onvolledige declaraties.
  • Waarschuwing bij ontbrekende contracten of ongeldige prestaties.

Dankzij deze pre-checks worden de meeste fouten al vóór verzending onderschept.

Flux verwerkt retourinformatie volledig automatisch.

  • Retourberichten van VECOZO worden opgehaald en gekoppeld aan de originele declaratie
  • Foutcodes en foutomschrijvingen worden in begrijpelijke taal weergegeven
  • De gebruiker ziet in één oogopslag wat er fout ging en hoe dit opgelost kan worden
  • Correcties kunnen direct vanuit Flux opnieuw worden ingediend
  • Alle foutcodes worden opgeslagen en gelogd, zodat het proces traceerbaar blijft
  • Timeouts worden automatisch hersteld met slimme retry-mechanismen

Zo kun je fouten snel herkennen, corrigeren en opnieuw verzenden zonder technische kennis van XML of VECOZO.

  • Certificaat: deze koppeling maakt gebruik van het systeemcertificaat van Flux, dit VECOZO-certificaat heb je als zorgverlener niet meer nodig om te declareren
  • Toestemming vereist: zonder toestemmingsverklaring kan Flux niet namens jouw praktijk declareren
  • Verzekeringsstatus: gebruik de COV-check in Flux om declaraties te voorkomen naar de verkeerde verzekeraar
  • Tijdige verwerking: VECOZO bewaart retourinformatie beperkt (tot 90 dagen); Flux haalt deze automatisch tijdig op
  • Versieveranderingen GDS: Flux volgt automatisch nieuwe declaratiestandaarden—je hoeft zelf niets te doen

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over de dienst Declareren van VECOZO.

  • Wat als een declaratie wordt afgewezen?

    Flux toont de foutmelding inclusief VECOZO-code en duidelijke uitleg. Je kunt direct corrigeren en opnieuw indienen.

  • Moet ik zelf de retourberichten ophalen?

    Nee, Flux haalt en verwerkt deze automatisch.

  • Wat gebeurt er bij een netwerkonderbreking?

    Flux herkent timeouts en probeert verzending automatisch opnieuw. Je hoeft niets te doen.

Volgende
Starten met Flux