Factuurinstellingen
Stel nu je factuurinstellingen in voor alle facturen die vanuit Flux worden verstuurd.Je kunt in Flux eenvoudig je factureringsgegevens beheren, zoals je bedrijfsnaam, adres, contactinformatie en bankrekeningnummer. Deze gegevens worden automatisch overgenomen op alle facturen die vanuit Flux worden verstuurd.
Door je factureringsgegevens actueel te houden, zorg je ervoor dat facturen correct en professioneel worden weergegeven en voldoen aan de administratieve eisen van de Belastingdienst.
Je kunt in Flux automatisch factureren voor jouw geleverde diensten. Bij het op voltooid zetten van een afspraak wordt er automatisch een factuur of declaratieregel gegenereerd. Deze factuur is een concept en kan altijd nog aangepast of verwijderd worden. Deze items zijn vervolgens terug te vinden in het financieel overzicht om verder afgehandeld te worden.
Om toegang te krijgen tot de Factuurinstellingen voor automatisch genereren, ga naar Instellingen → Automatisch genereren door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Automatisch genereren onder Facturen.
Bij het op voltooid zetten van een afspraak wordt er automatisch een factuur of declaratieregel gegenereerd. Deze factuur is een concept en kan altijd nog aangepast of verwijderd worden. Deze items zijn vervolgens terug te vinden in het financieel overzicht om verder afgehandeld te worden.
Bij het op niet verschenen zetten van een afspraak wordt er automatisch een factuur gegenereerd.
Maak niet elke keer een nieuwe factuur aan maar voeg te regels toe aan een bestaande conceptfactuur wanneer mogelijk.
De naam van de gebruiker die verschijnt op de factuur als er geen behandelaar aangewezen kan worden, zoals in het geval van een abonnement. Hier kan ook een algemene gebruiker voor worden aangemaakt.
Om zorgfacturen in aanmerking te laten komen voor vergoeding bij de zorgverzekeraars zijn er een aantal eisen waaraan de factuur moet voldoen. Deze eisen zijn door Vektis opgesteld. Als jouw factuur niet aan al deze eisen voldoet hoeft een zorgverzekeraar jouw factuur niet te vergoeden.
Er zijn een aantal velden die officieel vereist zijn om een patient uniek op een factuur te identificeren.
- BSN
- Geboortedatum
- Diagnosecode
- Behandeltraject
Verzekering
Staat een van bovenstaande gegevens niet op de factuur, dan hoeft een zorgverzekeraar deze niet te vergoeden.
De standaard vervaldatum op een factuur. Deze datum is per factuur alsnog aan te passen.
Het aantal dagen tussen de start van een abonnementsperiode en het versturen van de factuur voor die periode, zie hiervoor Abonnementen.
De factuuropmaak bepaalt hoe je facturen eruitzien voor patiënten, bedrijven en verzekeraars. In Flux is deze grotendeels vastgelegd om te voldoen aan wettelijke eisen en de eisen vanuit Vektis.
Je kunt beperkte aanpassingen doen, zoals het toevoegen van je logo, bedrijfsgegevens en contactinformatie, zodat facturen herkenbaar en professioneel blijven.
Deze teksten worden weergeven op de factuur. U kunt de volgende velden gebruiken.
{bedrag}{bankrekeningnummer}{debiteurnummer}{factuurnummer}{patient_naam}{factuur_datum}{factuur_vervaldatum}
Er kan een betaalinstructie en voettekst toegevoegd worden.
De factuur zal standaard deze velden bevatten. Deze gegevens zijn te selecteren. Om deze gegevens aan te passen, ga je naar algemene instellingen.
- Adres
- Telefoonnummer
- Rekeningnummer
Om jouw logo op de factuur toe te voegen, ga naar Instellingen → Logos om een factuurlogo toe te voegen.
Om facturen voor alternatieve zorg vergoed te krijgen bij de verzekeraars kan het noodzakelijk zijn om lid te zijn bij een beroepsvereniging. Het logo en eventueel lidmaatschapsnummer verschijnen dan onderaan op de factuur.
Flux onderhoudt zelf een lijst van beroepsverenigingen en logo’s, jij hoeft alleen maar het bijbehorende lidmaatschap in Flux te zetten bij gebruikers.
Veelgestelde vragen
Heb je vragen of kom je er niet helemaal uit? Hieronder vindt je de antwoorden op veelgestelde vragen over factuurinstellingen.
Hoe komt het logo van mijn beroepsverening op mijn factuur te staan?
Het logo en eventueel lidmaatschapsnummer verschijnen automatisch onderaan op de factuur indien je het bijbehorende lidmaatschap hebt ingesteld bij gebruikers. Het zou kunnen dat er nog geen logo verschijnt op de facturen, dat kan een aantal oorzaken hebben. Controleer het volgende:
- Is de factuur nieuw aangemaakt? Oude facturen worden niet aangepast, het logo wordt alleen op nieuwe facturen gezet
- Is er een afspraak gekoppeld in de factuur? Er moet een afspraak zijn gekoppeld aan de factuur, dit kan je controleren op de ‘Financiën’ tab van de patiënt. Als de factuur is gegenereerd door Flux dan is er altijd een afspraak gekoppeld
- Is de behandelaar van de afspraak lid van de beroepsvereniging? Als de behandelaar geen lid is verschijnt het logo niet
- Is het afspraaktype van de behandeling van het juiste zorgsoort? Als het afspraaktype niet wordt herkend als het soort zorg van de beroepsvereniging verschijnt het logo niet