Twinfield
Koppel Flux met Twinfield voor automatische synchronisatie van facturen, declaraties, correcties en betaalstatussen.Overzicht
Met de Twinfield-koppeling automatiseer je de financiële administratie rondom je zorgpraktijk. In Flux plan je afspraken, werk je met patiënten, registreer je zorg en maak je facturen of declaraties aan. Twinfield verwerkt de boekhoudkundige kant: verkoopfacturen, declaraties, grootboekrekeningen, dagboeken, betalingen en rapportages.
De koppeling werkt in twee richtingen. Facturen, declaraties en correcties die je in Flux aanmaakt, worden doorgestuurd naar Twinfield. Betaalstatussen uit Twinfield komen terug in Flux zodra ze zijn verwerkt. Zo voorkom je losse exports, spreadsheets en dubbele invoer tussen je zorgadministratie en je boekhouding.
Configuratie
Je activeert Twinfield via Instellingen → Apps → Twinfield. Hiervoor heb je in Flux de rol Eigenaar nodig en een Twinfield-account met rechten om te koppelen.
Vereisten
Om de Twinfield-koppeling te gebruiken heb je nodig:
- Een Flux-gebruiker met de rol Eigenaar.
- Een actief Twinfield-account met rechten om te koppelen.
Setup
Koppel Twinfield eenmalig vanuit Flux:
- Ga naar Instellingen → Apps → Twinfield.
- Klik op Activeren.
- Kies in Twinfield voor OAuth-autorisatie.
- Log in bij Twinfield. Twinfield kent meerdere loginmogelijkheden; gebruik voor deze koppeling de inloggegevens van je praktijkaccount.
- Verleen Flux toestemming via OAuth-autorisatie. Hiermee geef je Flux toegang tot het verzenden en ontvangen van administratieve gegevens.
- Bevestig de koppeling.
Na succesvolle autorisatie wordt de verbinding automatisch ingesteld en verschijnt de status Actief in Flux. De koppeling staat dan actief: vanaf dat moment kan Flux facturen en declaraties naar Twinfield sturen en betalingen teruglezen.
Koppeling aanpassen
Open de Twinfield-instellingen in Flux om de standaard administratie, dagboeken, betaalmethoden en boekingsregels te controleren. Met deze standaardinstellingen kun je de koppeling direct gebruiken: Flux weet naar welke administratie facturen en declaraties moeten worden gestuurd en hoe betalingen uit Twinfield terugkomen als betaalstatus in Flux.
Geavanceerde instellingen
De geavanceerde instellingen zijn bedoeld voor praktijken die heel precies willen aansluiten op hun boekhouding. Flux ondersteunt hier specifieke keuzes voor grootboekrekeningen, kostenplaatsen, gebruikers en producten. Je hoeft deze instellingen niet allemaal te gebruiken om met Twinfield te starten, maar ze geven wel de ruimte om de boekhouding gedetailleerd in te richten.
Om aansluiting met de boekhouding te kunnen maken, kun je omzet specifieker uitsplitsen. Dat helpt wanneer je boekhouder of accountant omzet per behandelaar, locatie, dienst, productgroep of kostenplaats wil terugzien.
- Gebruikers: stel per gebruiker een grootboekrekening of kostenplaats in via Instellingen → Gebruikers.
- Producten: stel per product een grootboekrekening in via Instellingen → Facturen → Producten.
Als zowel een gebruiker als een product een aparte grootboekrekening heeft, gebruikt Flux de grootboekrekening van de gebruiker.
Gebruik bij voorkeur een apart verkoopdagboek en memoriaaldagboek voor Flux. Op die manier kun je precies zien wat er via Flux geboekt is in Twinfield. Dit helpt bij het controleren van de aansluiting tussen Flux en Twinfield.
Overleg met je boekhouder of accountant welke grootboekrekeningen, kostenplaatsen en dagboeken passen bij je administratie. Deze keuzes bepalen hoe omzet, correcties en rapportages in Twinfield zichtbaar worden.
Afsluiting boekjaar
Na het afsluiten van een boekjaar of periode wil je meestal geen omzet meer boeken op oude data. Flux boekt omzet standaard op de behandeldatum van de factuurregel. Stel daarom rond de jaarafsluiting de Minimale boekdatum in.
Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Zo blijft de boeking binnen de periode waarin nog geboekt mag worden.
Overleg met je boekhouder of accountant welke minimale boekdatum je moet instellen.
Synchroniseren
Ga naar Financiën → Twinfield Export om facturen en declaraties naar Twinfield te sturen. Gebruik Bekijk te synchroniseren om vooraf te controleren welke gegevens klaarstaan.
Bij een nieuwe inrichting is het verstandig om eerst handmatig een beperkte periode te verwerken en daarna de aansluiting in Twinfield te controleren. Klopt de inrichting, dan kun je automatische synchronisatie gebruiken. Nieuwe facturen en declaraties worden dan vanuit Flux naar Twinfield gestuurd, terwijl betaalstatussen uit Twinfield terugkomen in Flux zodra ze zijn verwerkt.
Financiële administratie
Flux en Twinfield hebben ieder een eigen rol in hetzelfde financiële proces.
Operationeel
Flux is leidend voor het dagelijkse werk in de praktijk. Hier plan je afspraken, werk je met patiënten, leg je zorg vast en maak je facturen of declaraties aan. Declaraties naar zorgverzekeraars lopen via VECOZO. Het betalingskenmerk uit VECOZO komt terug in Flux, zodat betalingen beter aan de juiste declaratie of factuur gekoppeld kunnen worden. Betalingen via PIN, contant of iDEAL/Wero worden ook in Flux geregistreerd.
Boekhouding
Twinfield is leidend voor de financiële administratie. Facturen, declaraties, correcties en betalingen uit Flux worden in Twinfield verwerkt zodat je omzet, debiteuren en rapportages aansluiten op je boekhouding.
In Flux zie je welke facturen nog aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld voor herinneringen of contact met patiënten. Twinfield zorgt voor de financiële verwerking van dezelfde gegevens.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over Twinfield
Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd?
Dat hangt af van de synchronisatiemodus die je instelt. Bij automatische synchronisatie stuurt Flux nieuwe facturen en declaraties naar Twinfield zodra ze klaarstaan voor verwerking. Bij handmatige synchronisatie bepaal je zelf wanneer je een periode naar Twinfield stuurt via Financiën → Twinfield Export.
Betalingen komen terug in Flux nadat ze in Twinfield zijn verwerkt en Flux de betaalstatus heeft gesynchroniseerd. Gebruik Bekijk te synchroniseren om te controleren welke facturen of declaraties nog klaarstaan.
Op welke datum boekt Flux de omzet?
Flux boekt omzet op de behandeldatum van de factuurregel. Daardoor valt omzet in de periode waarin de zorg is geleverd, niet automatisch in de periode waarin je factureert.
Er zijn twee uitzonderingen. Als de behandeldatum voor de minimale boekdatum ligt, boekt Flux op de minimale boekdatum. Als een factuurregel geen behandeldatum heeft, gebruikt Flux de factuurdatum.
Wanneer worden betalingen gesynchroniseerd?
Flux controleert periodiek of Twinfield betalingen heeft verwerkt. Een betaling moet eerst in Twinfield zijn geregistreerd voordat Flux de betaalstatus kan bijwerken.
Wat doet de startdatum van de koppeling?
De startdatum bepaalt vanaf welke facturen Flux meeneemt in de Twinfield-koppeling. Facturen met een factuurdatum vóór de startdatum worden niet automatisch doorgestuurd. Dit is handig wanneer je overstapt op Twinfield en alleen nieuwe facturen vanuit Flux wilt synchroniseren.
Wat doet de minimale boekdatum?
De minimale boekdatum bepaalt op welke datum Flux boekt als de behandeldatum in een afgesloten periode valt. Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Overleg met je boekhouder of accountant welke datum je rond de jaarafsluiting moet gebruiken.
Hoe controleer ik de aansluiting met Twinfield?
Gebruik een beperkte periode om de koppeling te controleren. Vergelijk daarna samen met je boekhouder of accountant of de facturen, declaraties, correcties, dagboeken, grootboekrekeningen en betaalstatussen in Twinfield aansluiten op wat je in Flux ziet.