VECOZO COV-check
Met de Controle Op Verzekeringsgegevens (COV-check) haalt Flux automatisch de actuele verzekeringsinformatie van een patiënt.
Overzicht
Met de koppeling Controle op Verzekeringsgegevens (COV) vraagt Flux via VECOZO automatisch op hoe en waar een patiënt verzekerd is. Zo declareer je naar de juiste zorgverzekeraar en voorkom je fouten in het declaratieproces. Hiervoor gebruikt Flux de gegevens die nodig zijn voor de COV-opvraag.
Flux kan een COV-check uitvoeren zodra er voldoende patiëntgegevens beschikbaar zijn, bijvoorbeeld bij:
- het aanmaken van een nieuwe patiënt
- het openen van een bestaand patiëntendossier, of
- het aanmaken van een nieuwe factuur
Flux toont daarna direct of iemand verzekerd is, bij welke zorgverzekeraar en met welke polisgegevens. Zo werk je bij plannen, behandelen en declareren altijd met actuele gegevens.
Configuratie
Ga naar Instellingen → Apps → COV check om de koppeling in Flux te activeren nadat de VECOZO-toestemmingsverklaring voor COV actief is.
Vereisten
Om de COV-check van VECOZO te activeren heb je het volgende nodig:
- Een gebruiker in Flux met de rol Eigenaar
- Een VECOZO-inlog van de contactpersoon van de praktijk of organisatie
- Een geldige AGB-code van de praktijk of organisatie
Setup Flux
Zodra de toestemmingsverklaring in VECOZO actief is, rond je de koppeling in Flux af:
- Activeer COV check via de switch
- Selecteer de AGB-code die Flux voor COV moet gebruiken
- Als je geen AGB-code kiest, gebruikt Flux standaard de eerste beschikbare praktijk- of organisatie-AGB.
- Klik op Opslaan
De koppeling is daarna actief. Flux voert vanaf dat moment automatisch COV-checks uit wanneer dat nodig is.
Setup VECOZO
De contactpersoon van je praktijk of organisatie moet Flux in Mijn VECOZO expliciet machtigen voor de dienst Controle op Verzekeringsgegevens (COV).
- Log in op Mijn VECOZO
- Ga naar Mijn externe toestemmingsverklaringen
- Klik op Voeg toestemmingsverklaring toe
- Selecteer in de keuzelijst Applicatie de dienst Controle op Verzekeringsgegevens (COV)
- Selecteer in de keuzelijst Type instantie meestal de optie Tussenpartij software
- Klik op Doorgaan, accepteer de disclaimer en klik op Opslaan
Het duurt ongeveer 30 minuten voordat de toestemmingsverklaring actief is. Controleer daarna in Flux of je de koppeling kunt activeren. Bekijk zo nodig ook de VECOZO-uitleg over toestemmingsverklaringen.
COV check in gebruik
Automatische COV-check
Flux voert automatisch een COV-check uit zodra je een patiënt opent, toevoegt of factureert als een nieuwe controle nodig is. Bijvoorbeeld wanneer:
- de laatste COV-check ouder is dan 28 dagen
- de laatste COV-check in het vorige kalenderjaar plaatsvond
de patiënt 18 jaar is geworden (overgang naar een volwassenenpolis)
De resultaten worden direct opgeslagen in het patiëntdossier onder Verzekeringsgegevens. Daar zie je:
- de naam van de zorgverzekeraar
- polisnummer en geldigheidsdatum
- de status van de verzekering (actief of beëindigd)
Bulk COV-check
Naast automatische controles kun je ook een bulk COV-check uitvoeren. Hiermee controleert Flux in één keer alle patiënten met een bekende afspraak in het systeem. Omdat de automatische COV-checks doorlopen, is een bulkcheck meestal niet nodig, ook niet na de jaarwisseling.
Gebruik de bulk COV-check alleen als laatste redmiddel, bijvoorbeeld na grote wijzigingen in VECOZO-toestemmingen of autorisaties. De bulk COV-check draait op de achtergrond en kan, afhankelijk van het aantal patiënten, enkele minuten tot uren duren.
Belangrijke aandachtspunten
- Flux kan COV alleen uitvoeren als Flux in VECOZO een actieve externe toestemmingsverklaring voor COV heeft
- Een geldige praktijk- of organisatie-AGB is nodig om de koppeling goed te keuren
- De COV-check controleert alleen of iemand verzekerd is—niet wat er wordt vergoed
- Voor vergoedingsinformatie gebruik je de koppeling met Zorgvergoeding
- Controleer periodiek of VECOZO-toestemmingen en certificaten nog geldig zijn om onderbrekingen te voorkomen
Gegevensuitwisseling
Flux → VECOZO: de gegevens die nodig zijn voor de COV-opvraag, zoals BSN en geboortedatum van de patiënt.
VECOZO → Flux: actuele verzekeringsgegevens, zoals zorgverzekeraar, polisgegevens en status.
Flux: slaat deze gegevens veilig op in het patiëntdossier.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de COV-check van VECOZO.
Wat doet de COV-check precies?
De COV-check controleert of een patiënt verzekerd is, bij welke zorgverzekeraar en wat de status van die verzekering is. De COV-check geeft geen inzicht in vergoedingen of polisvoorwaarden.
Lees meer over COV op de officiële documentatiepagina van VECOZO.
Wanneer voert Flux automatisch een COV-check uit?
Flux voert op de achtergrond automatisch een COV-check uit wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een patiënt, het openen van een dossier of het maken van een factuur.
Wat is de bulk COV-check en wanneer gebruik ik die?
De bulk COV-check controleert in één keer alle patiënten met een afspraak in Flux. Gebruik deze alleen uitzonderlijk, bijvoorbeeld na wijzigingen in VECOZO-toestemmingen of autorisaties.
Ik heb VECOZO Declareren al gekoppeld. Waarom werkt COV nog niet?
Omdat COV en Declareren twee aparte VECOZO-diensten zijn. Een toestemmingsverklaring in Mijn VECOZO geldt per dienst. Geef Flux daarom naast Declareren ook apart toestemming voor Controle op Verzekeringsgegevens (COV).