Abonnementen
Met abonnementen kan je terugkerende diensten aanbieden aan patiënten.Met abonnementen kun je zorg eenvoudig periodiek factureren zonder elke maand handmatig facturen aan te maken. Flux verstuurt automatisch aan het begin van elke abonnementsperiode een factuur naar de patiënt, eventueel met automatische incasso.
Abonnementen kunnen op elk moment worden gestart, gepauzeerd of gestopt— volledig afgestemd op de situatie van de patiënt.
Zodra je de abonnement set-up hebt doorlopen en één of meerdere abonnementen hebt aangemaakt, kun je deze starten met patiënten. Om een abonnement te starten, ga je naar Patiënt → Pakketten → Abonnementen.
Om een abonnement te starten bij een patiënt:
- Klik op + abonnement starten
- Selecteer abonnementstype
- Stel de ingangsdatum in
- Klik op Opslaan
Het abonnement verschijnt vervolgens in het overzicht met status, ingangsdatum, einddatum en mogelijke acties.
Je kunt abonnementen pauzeren. Bij het pauzeren kan een begin- en einddatum worden ingesteld. Na de einddatum wordt het abonnement automatisch weer geactiveerd.
Als een abonnement is gepauzeerd, wordt er gedurende de pauzeperiode geen factuur aangemaakt en verstuurd. Je kunt altijd een gepauzeerd abonnement hervatten. Het mogelijk om een notitie te maken voor de eigen administratie waarom het abonnement is gepauzeerd.
Je kunt een abonnement bij een patiënt stoppen. Zodra een abonnement is gestopt, worden er geen facturen meer aangemaakt. Het stoppen van een abonnement kan ook vooraf worden ingepland.
Na het stoppen van een abonnement kan het niet meer worden hervat. Als je toch weer een abonnement met deze patiënt wilt starten, moet je een nieuw abonnement aanmaken. Het is mogelijk om een notitie toe te voegen voor je eigen administratie, waarin je vastlegt waarom het abonnement is gestopt.
Flux factureert abonnementen automatisch per periode. De patiënt ontvangt telkens een e-mail met de factuur.
Voor alle lopende abonnementen ga je naar Financiën → Abonnementen. Hier kan je de volgende informatie terugvinden:
- Patiënt
- Abonnement
- Ingangsdatum
- Einddatum
- Factuurbedrag
- Factuurstatus
In Flux is het nog niet mogelijk om automatisch een gedeelte van een periode te factureren:
Abonnementen die gedurende een hele periode zijn gepauzeerd worden niet gefactureerd.
Als een abonnement van een patiënt binnen een abonnementsperiode valt wordt de hele periode gerekend, ook al gaat het om een enkele dag.
Om een deel van een periode te factureren kan je handmatig een deel van de factuur crediteren en dat bedrag terugstorten.
Het is nog niet mogelijk om een aantal afspraken te koppelen aan een abonnement.
Voordat je kunt starten met abonnementen, moet je eerst een abonnement aanmaken. Om een abonnement aan te maken ga je naar Instellingen → Facturen → Abonnementen door op het tandwiel in het linkermenu te klikken en selecteer Abonnementen onder Facturen.
Gebruikers met de rol Eigenaar (Beheerders) kunnen abonnementen aanmaken, aanpassen en verwijderen:
- Naam abonnement
- Periode
- Prijs per periode
- Btw
Een abonnementsvorm heeft een naam, periode, en prijs nodig. Tevens kan er een btw tarief gekozen worden voor het abonnement:
- Klik op + abonnement toevoegen
- Selecteer of voer de volgende informatie in:
- Naam *
- Periode
- Prijs *
- Soort btw *
- Klik op toevoegen om het abonnement te activeren
Let op: Velden gemarkeerd met een sterretje () zijn verplicht *. Het is voor nu alleen mogelijk om de periode in te stellen op maandelijks.
Het abonnement is nu geactiveerd om te gebruiken.
Je kan het abonnement aanpassen door op het potlood (aanpassen) rechts op de regel van het desbetreffende abonnement te klikken.
Je kunt een tariefswijziging voor abonnementen inplannen op een specifieke datum. Volg onderstaande stappen om prijswijzigingen door te voeren:
- Selecteer de gewenste datum voor de wijziging
- Voor een directe wijziging gebruik je de datum van vandaag
- Klik op Annuleren om een geplande wijziging te verwijderen
- Vergeet niet op Opslaan te klikken om de annulering te bevestigen
Je kunt abonnementen nog niet deactiveren. Neem contact met ons op als je een abonnement wilt deactiveren.
Abonnementen worden door Flux automatisch gefactureerd en verstuurd via e-mail. Elke patiënt ontvangt over elke periode een email met de factuur. Om deze e-mails in te stellen, ga je naar Instellingen → Communicatie → Email templates.
Hier kan je de volgende e-mails configureren:
- Patiënt abonnementfactuur onbetaald
- Patiënt abonnementfactuur automatische incasso
- Patiënt abonnementfactuur eerste betaling automatische incasso
- Patiënt abonnementfactuur betaald
Voor incassofacturen zijn enkele instellingen beschikbaar. Deze zijn te vinden onder instellingen, ga hiervoor naar Instellingen → Facturen → Regels en opmaak.
Door het incassotermijn in te stellen kan je bepalen hoeveel dagen na het ontvangen van de factuur het geld wordt afgeschreven middels automatische incasso.
Stel in hoeveel dagen vóór de start van een nieuwe abonnementsperiode de incassofacturen worden verzonden.
Let op: Bij het versturen van een incasso wordt het bedrag niet direct afgeschreven. Dit hangt af van de:
- Betaaldatum van standaardfacturen
- Instelling Informeren automatische incasso voor incassofacturen
Alle facturen in Flux moeten gekoppeld zijn aan een gebruiker, die ook op de factuur wordt vermeld. Voor abonnementsfacturen is automatische toewijzing momenteel niet mogelijk. Met deze instelling bepaal je welke gebruiker op de factuur wordt vermeld.