Importeren

Leer de best practices voor het importeren in Flux. Selecteer het onderdeel waarvoor je importeert voor specifieke instructies.

Een omgeving in Flux is het centrale systeem voor een zorgorganisatie. Wij adviseren organisaties om één enkele omgeving te gebruiken, zodat alle gebruikers, dossiers en administratie binnen één plek samenwerken.

Met de importfuncties van Flux kun je bestaande data—zoals patiëntgegevens, afspraken en behandeltrajecten—veilig overzetten vanuit je huidige systeem. Dit kan op twee manieren:

Onze importservice (wij regelen het voor je), of
De self-service importer (je doet het zelf)

Een goede voorbereiding zorgt voor een soepel importproces. Houd rekening met de onderstaande punten voordat je aan je import begint.

Welke gegevens wil je importeren (patiënten, behandeltrajecten, afspraken, declaraties, enz.)
Uit welk systeem je data komt
Of je kiest voor Flux Importservice of Self-service Importer
Of je beschikt over exportbestanden of rapportages uit je huidige systeem

Niet alle gegevens uit je vorige systeem hoeven één op één overgezet te worden. Een migratie is een goed moment om te bepalen wat echt nodig is voor je dagelijkse praktijkvoering.

Sommige praktijken kiezen ervoor om alleen de actuele patiëntdossiers, lopende behandeltrajecten en relevante financiële gegevens over te zetten, zodat ze starten met een schone en actuele basis. Andere praktijken willen juist een volledige historische overdracht, zodat alles op één plek blijft bewaard.

De overstap naar Flux begint met het veilig overzetten van je bestaande gegevens. Wij bieden twee importmethodes aan; onze dedicated importservice om het proces uit handen te nemen en een self-service.

De overstap naar Flux begint met het overzetten van je bestaande gegevens uit je huidige systeem. Samen plannen we het juiste moment, zorgen we voor een veilige overdracht en begeleiden we je stap voor stap tot alles klaarstaat in Flux.

Om data te kunnen importeren, heb je in Flux de rol Eigenaar nodig (beheerder).
Daarnaast heb je in je huidige systeem exportrechten nodig om patiënt- en behandelgegevens te kunnen downloaden.

Het importproces verschilt tussen de Importservice en de Self-service Importer, maar in grote lijnen verloopt het importproces altijd volgens dezelfde stappen:

Voorbereiding en planning

We starten met een korte inventarisatie van jullie situatie en legacy bronsystemen. In deze fase bepalen we samen:

Wat er wordt overgezet (patiënten, trajecten, afspraken, facturen, enz.)
Wanneer de migratie plaatsvindt
Wie toegang krijgt tot Flux tijdens en na de overgang

Bespreek intern welke data actief nodig is en wat gearchiveerd kan blijven.

Data-export uit het bronsysteem

Flux ondersteunt de meeste gangbare systemen in de fysiotherapie, waaronder:
Intramed, Spot-on Medics, FysioRoadMap, James Software, Fysiomanager, Medikad, MijnDiAd en Flux zelf.

Ons team helpt je met het veilig exporteren van de gegevens. De export bevat meestal patiëntinformatie, behandeltrajecten, afspraken, facturen en declaraties.

Controle en voorbereiding

Zodra de data bij ons binnenkomt, voeren wij een kwaliteitscontrole uit.
We controleren structuur, volledigheid en juistheid, verwijderen dubbele records en zorgen dat alle kolommen correct worden herkend.

Waar nodig stemmen we details met je af—bijvoorbeeld over specifieke velden, historische data of uitzonderingen.

Mapping en proefimport

Flux koppelt automatisch alle velden uit je oude systeem aan de juiste onderdelen binnen Flux. Daarna voeren we een proefimport uit in een testomgeving.

In deze fase controleren we samen:

of patiëntgegevens, trajecten en afspraken correct zijn gekoppeld;
of de behandelaren goed zijn herkend;
en of er nog aanvullingen nodig zijn.

Na jouw akkoord plannen we de definitieve migratie.

Freeze-periode (cut-over)

We spreken een kort moment af waarop het legacy bronsysteem wordt bevroren (freeze-periode) voor de cut-over. Tijdens deze freeze worden geen nieuwe afspraken, dossiers of declaraties meer aangemaakt in het oude systeem.

Wat er gebeurt tijdens de freeze:

Wij ontvangen de laatste export uit het bronsysteem
Wij voeren de definitieve import uit
Flux wordt jullie primaire systeem

De freeze duurt meestal één tot vier uur, afhankelijk van de omvang van de data.

Livegang

Na de import controleren we samen of alle gegevens correct zijn overgezet. We vergelijken steekproefsgewijs dossiers, afspraken en facturen. Eventuele afwijkingen worden direct opgelost door het Flux-team.

Zodra alles klopt, bevestigen we de livegang: Flux is nu jullie enige werkende systeem.

Nazorg

Data die niet actief wordt gebruikt, archiveren we veilig. We helpen je met opslagadvies of exportbestanden, zodat je voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.

Ook na de livegang blijft het Flux-team beschikbaar voor vragen of aanvullende imports—bijvoorbeeld als er nog specifieke historische gegevens worden toegevoegd.

Vind hieronder instructies voor het importeren. Bij de importservice nemen wij het gehele proces uit handen. Bij de self-service upload je zelf de migratiebestanden en start je gelijk met Flux. De self-service werkt met de meeste systemen.

Flux regelt jouw import en zorgt ervoor dat jouw data correct geïmporteerd wordt. Sit back, relax and enjoy!

Je vindt de importservice bij Instellingen → Gegevens importeren → Flux Importservice. Hier kun je de data die je hebt ontvangen op een veilige manier uploaden. Je kunt het bestand slepen in het formulier, of je kunt op het formulier klikken om het bestand te selecteren.

Uploadformulier om migratiebestanden up te loaden

Voor een export uit Intramed, ga naar de data conversie en overdracht pagina om Intramed expert. Selecteer de optie Exportbestanden (naar andere software).

Neem contact met ons op voor een export uit Spot-on Medics.

Neem contact met ons op voor een export uit FysioRoadMap.

Neem contact op met James Software voor een export bestand.

Neem contact op met Fysiomanager voor een export bestand.

Neem contact op met Medikad voor een export bestand.

Je kunt in MijnDiAd zelf een export bestand aanmaken en deze downloaden.

Neem contact met ons op om van een Flux omgeving naar een andere Flux omgeving te migreren.

Je kunt gegevens vanuit een niet-vermelde tool importeren met onze self-service importer en een CSV-bestand van je geëxporteerde gegevens. Begin met het genereren van een Flux-exportbestand via Instellingen → Gegevens importeren → Self-service. Verwijder de geëxporteerde rijen, maar laat de kolomkoppen staan om de juiste structuur te behouden.

Kopieer de gegevens uit het exportbestand van je oorspronkelijke applicatie naar het Flux-bestand en zorg ervoor dat de informatie overeenkomt met de kolomkoppen.

Patiënten
Medische updates
Behandeltrajecten
Behandelplannen
Behandeldoelen
Declaratieregels
Afspraken
Debiteurnummer
Consent

Zodra het bestand is bijgewerkt en opgeslagen, kun je het uploaden via de self-service importer om je gegevens succesvol te importeren.

Als iets niet is geïmporteerd zoals verwacht, controleer dan de sectie voor de betreffende service om te zien of we het specifieke gegevenstype ondersteunen. Denk je dat er iets mis is gegaan tijdens het importeren? Neem dan contact met ons op via support@joinflux.nl.

Om gegevens opnieuw te importeren, moet je mogelijk de oorspronkelijke import verwijderen via Instellingen → Importeren. Houd er rekening mee dat opnieuw importeren vanuit dezelfde externe bron naar dezelfde Flux-omgeving zonder eerst de vorige import te verwijderen, bestaande geïmporteerde items overslaat.