Vragenlijsten

PROMs vragenlijsten direct naar patiënten sturen

Met PROMs (Patient Reported Outcome Measures) kun je vragenlijsten direct vanuit Flux naar patiënten sturen, zodat zij deze zelfstandig kunnen invullen vóór, tijdens of na het behandeltraject. Deze vragenlijsten meten klachten, functioneren en ervaren gezondheid – zoals pijn, mobiliteit en dagelijks functioneren – en geven zo een compleet beeld van het behandelresultaat vanuit het perspectief van de patiënt.

Voor zorgverleners bieden PROMs waardevolle inzichten in de effectiviteit van behandelingen en de kwaliteit van zorg. De resultaten helpen om de voortgang van patiënten te volgen, behandelstrategieën te verbeteren en de zorg meer datagedreven en transparant te maken.

Door PROMs structureel te gebruiken binnen Flux ontstaat een beter gesprek tussen zorgverlener en patiënt. De uitkomsten ondersteunen gezamenlijke besluitvorming, tonen het effect van de behandeling en dragen bij aan continue kwaliteitsverbetering in de praktijk.

PROMs (Patient Reported Outcome Measures) zijn gevalideerde vragenlijsten die inzicht geven in hoe patiënten hun eigen gezondheid, functioneren en herstel ervaren. De antwoorden worden rechtstreeks door de patiënt ingevuld en vormen een waardevolle aanvulling op de klinische observaties van de zorgverlener.

Door PROMs in te zetten, meet je op een objectieve en herhaalbare manier de impact van een behandeling op de klachten, het dagelijks functioneren en de kwaliteit van leven. De resultaten maken duidelijk of een behandeling effect heeft en hoe het herstel zich ontwikkelt in de tijd.

Binnen Flux helpen PROMs om zowel individuele voortgang als bredere behandeluitkomsten te monitoren. Zo worden resultaten vergelijkbaar, bespreekbaar en bruikbaar als basis voor betere zorg beslissingen en kwaliteitsverbetering binnen de praktijk.

PROMs geven een stem aan de patiënt: ze maken inzichtelijk hoe iemand zijn gezondheid, functioneren en herstel ervaart. Deze informatie laat zien wat voor de patiënt echt telt en helpt om samen te beslissen over de juiste behandeling.

Voor zorgverleners zijn PROMs een betrouwbaar middel om behandelresultaten te meten en de effectiviteit van zorg te verbeteren. Door PROMs structureel te gebruiken, wordt zorg transparanter en beter onderbouwd. Zo ontstaat een lerende praktijk waarin kwaliteit continu verbetert—met het perspectief van de patiënt als uitgangspunt.

Vragenlijsten die gekoppeld zijn aan een specifiek behandeltraject kunnen worden beheerd binnen het patiëntendossier onder de tab Vragenlijsten. Je kunt vragenlijsten in de verschillende fasen van het behandelplan integreren.

Vragenlijsten kunnen op verschillende manieren door een patiënt ingevuld worden:

  • Samen met de patient: Je kan altijd samen met de patient een vragenlijst invullen.
  • Handmatig verzoek: Beslis zelf wanneer je een vragenlijst wilt naar de patient wilt versturen.
  • Automatisch op basis van een schema: Stel een schema in om vragenlijsten op vaste tijden automatisch te versturen.

Een uitvraag van een vragenlijst kan worden gestart vanuit:

  • Afspraken (vooraf aan het eerste consult)
  • Medische feed (tijdens het eerste consult en gedurende het behandeltraject)
  • Behandeltraject
📩

Let op

Je hebt een e-mailadres van de patiënt is nodig om een vragenlijst te kunnen versturen.

Bij het handmatig versturen van vragenlijsten stuur je een enkele of een set van vragenlijsten éénmalig naar de patiënt. Je kunt er ook voor kiezen om een verzenddatum in te plannen voor een later moment. Vragenlijsten kunnen ook worden gekoppeld aan een specifiek behandeltraject.

Om vragenlijsten handmatig te versturen:

  • Ga naar de Patiënt → Vragenlijsten.
  • Open het tabblad Vragenlijsten voor een overzicht van alle aangemaakte vragenlijstverzoeken.

In het vragenlijstoverzicht vind je een lijst met zowel Actieve als Inactieve vragenlijstverzoeken. Elk verzoek toont de volgende informatie:

  • Status
  • Datum
  • Annuleringsdatum (indien geannuleerd)
  • Gekoppelde vragenlijsten
  • Behandeltraject
  • Acties (bijv. annuleren)

  • Actief: Verzoeken die zijn ingepland of verzonden, maar nog niet volledig door de patiënt zijn ingevuld.
  • Inactief: Verzoeken die Voltooid zijn (alle vragenlijsten zijn ingevuld) of Geannuleerd (het verzoek is geannuleerd vóór voltooiing).

  • Gepland: Het verzoek is ingepland, maar nog niet verstuurd.
  • Aangevraagd: Het verzoek is verstuurd en wacht nog op de patiënt.
  • Voltooid: Alle vragenlijsten zijn ingevuld door de patiënt.
  • Geannuleerd: Het verzoek is geannuleerd voordat deze volledig was ingevuld.

Als patiënten zelf geen vragenlijst kunnen invullen (zoals kinderen of mensen met ernstige cognitieve stoornissen of beperkingen), kan je dit samen met de patiënt doen als proxy.

Je kan samen met de patiënt direct een vragenlijst invullen. Ga naar Patiënt → Medische feed.

  • Klik + vragenlijst (vanuit de + consult toevoegen dropdown)
  • Selecteer de vragenlijst
  • Vul samen met de patiënt de vragenlijst in
  • Koppel zo nodig het behandeltraject
  • Klik Opslaan

De vragenlijst wordt nu op de medische feed als update laten zien. De scores zijn meteen uitgerekend en indien er meerdere scores zijn, toont Flux automatisch een grafiek van de voortgang.

Wanneer je vragenlijsten handmatig verstuurt, kun je een enkele vragenlijst of een set vragenlijsten naar de patiënt versturen. Je kunt er ook voor kiezen om een verzenddatum voor een later tijdstip in te plannen. Deze vragenlijsten kunnen worden gekoppeld aan een specifiek behandeltraject.

Om een nieuwe vragenlijst of set vragenlijsten handmatig te versturen:

  • Ga naar Patiënt → Vragenlijsten
  • Klik op Nieuw verzoek + in de rechterbovenhoek
  • Selecteer of vul in:
    • Verzenddatum
    • Behandeltraject (optioneel)
    • Vragenlijsten (één of meerdere selecteren)
  • Klik op Versturen

De status wordt eerst Gepland en verandert naar Aangevraagd zodra het verzoek naar de patiënt is verzonden. Je kunt het verzoek annuleren zolang deze nog niet is ingevuld door de patiënt.

Om een vragenlijstverzoek te annuleren:

  • Klik op de prullenbak (verwijderen) naast het betreffende verzoek
  • Bevestig de annulering

Het verzoek krijgt nu de status Geannuleerd. Geannuleerde verzoeken verschijnen in de inactieve lijst onder de Vragenlijsten tab in het patiëntendossier.

Voor vragenlijsten die zijn gekoppeld aan een specifiek behandeltraject, navigeer je naar Patiënt → Medische feed → Zorgplan → Vragenlijsten. Bekijk en beheer hier alle bestaande verzoeken of maak nieuwe verzoeken aan vanuit deze sectie.

Om een nieuwe vragenlijst vanuit het behandeltraject te versturen:

  • Klik op Nieuw verzoek +
  • Selecteer of vul in:
    • Verzenddatum
    • Behandeltraject (optioneel)
    • Vragenlijsten (één of meerdere selecteren)
  • Klik op Versturen

Het verzoek verschijnt met de status Gepland. Nadat het vragenlijstverzoek is verzonden wordt de status aangepast naar Aangevraagd. Voltooide vragenlijsten worden weergegeven in de sectie Voltooid.

Individuele vragenlijsten versturen vanuit het behandeltraject

Vragenlijstverzoeken onder de sectie Open met de status Gepland of Aangevraagd kan je:

  • Opnieuw verzenden: Klik op Verzenden om de e-mail opnieuw naar de patiënt te sturen.
  • Annuleren: Klik op het kruis om het verzoek te annuleren. Zodra het verzoek is geannuleerd, kan de patiënt de vragenlijst niet meer invullen.

Geannuleerde verzoeken krijgen de status Geannuleerd en worden verplaatst naar de inactieve lijst. Je kunt de inactieve lijst vinden onder de Vragenlijsten tab om geannuleerde of voltooide verzoeken te bekijken.

Je kunt vragenlijsten automatisch versturen op basis van een schema dat gekoppeld is aan een behandeltraject. Dit zorgt ervoor dat patiënten op de juiste momenten in hun zorgtraject vragenlijsten ontvangen en invullen, zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn.

Schema's kunnen worden ingesteld tijdens het aanmaken van een behandeltraject of later worden toegevoegd.

Je kunt met een vragenlijstschema starten voordat het eerste consult plaatsvindt. Dit stelt een patiënt in staat om de vragenlijst vooraf zelfstandig in te vullen, zodat de resultaten al beschikbaar zijn in de medische feed voordat het eerste consult (intake) plaatsvindt.

Je kunt een schema toevoegen aan het eerste consult:

  • Ga naar Agenda → Afspraken → Afspraakdetails → Vragenlijstschema
  • Selecteer de afspraak voor het eerste consult
  • Ga naar afspraakdetails
  • Selecteer het juiste vragenlijstschema
  • Klik op Opslaan

Het vragenlijstschema is nu gekoppeld aan het eerste consult. De patiënt ontvangt vooraf een e-mail met het verzoek om de vragenlijst in te vullen.

Tijdens de intake heb je de mogelijkheid om een vragenlijstschema te kiezen en deze te koppelen. Dit zorgt ervoor dat vragenlijsten tijdens de intake ook door de patiënt ter plekke kunnen worden ingevuld op mobiel. De patiënt ontvangt tijdens de intake een e-mail om de vragenlijst in te vullen.

Je kunt een schema toevoegen tijdens het eerste consult:

  • Start een Eerste consult voor een nieuwe klacht
  • Selecteer een vragenlijstschema. Aanbevolen schema’s verschijnen op basis van de ingevulde diagnosecode
  • Geef aan of de initiële vragenlijsten (T0) ook verstuurd moeten worden. Dit is handig als voor het consult vragenlijsten nog niet zijn ingevuld. Let op: Als je Niet verzenden aanvinkt, worden de vragenlijsten niet verstuurd
  • Vul het intakeformulier verder in en klik op Opslaan

Na het opslaan wordt een behandeltraject met het gekoppelde vragenlijstschema aangemaakt. Tijdens het behandeltraject zal periodiek volgens het selecteerde schema een uitvraag naar de patiënt verzonden worden.

Voor vragenlijsten die zijn gekoppeld aan een specifiek behandeltraject, ga je naar Patiënt → Medische Feed → Behandelplan → Vragenlijsten. Bekijk en beheer hier alle bestaande verzoeken of maak nieuwe verzoeken aan vanuit deze sectie.

Je kunt een vragenlijstschema op elk moment koppelen of bijwerken binnen een behandeltraject.

Je kunt een schema aan een behandeltraject koppelen en versturen:

  • Ga naar Patiënt → Behandeltraject
  • Klik op Update om de details van het behandeltraject te bewerken
  • Ga naar de sectie Vragenlijsten
  • Selecteer een vragenlijstschema
  • Geef aan of de initiële vragenlijsten (T0) ook verstuurd moeten worden
  • Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Het schema is nu gekoppeld aan het behandeltraject en de vragenlijsten worden automatisch verstuurd volgens het gedefinieerde schema naar de patiënt versturen.

Als je een schema wilt wijzigen, stoppen of pauzeren, moet je de status van het bestaande schema aanpassen.

Hoe een schema te stoppen of pauzeren:

  • Navigeer naar Patiënt → Behandeltraject
  • Klik op Update om het behandeltraject te bewerken
  • Scrol naar de sectie Vragenlijsten
  • Verander de status van het schema naar:
    • Inactief: Stopt het schema permanent
    • Gepauzeerd: Pauzeert het schema tijdelijk, zodat het later kan worden hervat
  • Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren

Er worden geen nieuwe vragenlijsten verstuurd na het wijzigen van de status naar Inactief of Gepauzeerd. Om de vragenlijsten opnieuw te versturen, kun je het schema opnieuw activeren of een nieuw schema aanmaken.

Maak je eigen schema’s aan om de PROMs uitvraag volledig te automatiseren.

  • Ga naar Instellingen → Zorg → Vragenlijstschema’s
  • Klik op + Nieuw schema toevoegen
  • Geef het schema een naam en (optioneel) diagnosecodes
  • Configureer vragenlijsten voor de volgende intervallen:
    • Direct (na start van het behandeltraject)
    • Periodiek (e.g. per week)
    • Bij afsluiting van het behandeltraject
    • Eenmalig
  • Klik op Opslaan om het schema toe te voegen

Het schema is nu aangemaakt en direct te gebruiken.

Als een schema niet meer nodig is, kun je het verwijderen via Instellingen → Zorg → Vragenlijstschema’s. Klik op de prullenbak (verwijderen) naast het schema en bevestig de verwijdering. Het verwijderen van een schema is onomkeerbaar en het schema is daarna niet meer beschikbaar in de selectieopties.