Yuki
Koppel Flux met Yuki voor automatische synchronisatie van facturen, omzet, correcties en betaalstatussen.
Overzicht
Met de Yuki-koppeling automatiseer je de financiële administratie rondom je zorgpraktijk. In Flux plan je afspraken, werk je met patiënten, registreer je zorg en maak je facturen of declaraties aan. Yuki verwerkt de documenten in je administratie en koppelt ze aan de juiste boekingsinformatie.
De koppeling is bedoeld voor praktijken die facturatie, betalingen en boekhouding strak op elkaar willen laten aansluiten. Facturen, correcties en betaalstatussen bewegen mee tussen Flux en Yuki, zodat je minder handmatig hoeft over te nemen en vanuit Flux kunt blijven werken in je normale facturatieproces.
Omdat Flux omzet op behandeldatum kan boeken, sluit je omzetrapportage beter aan op de periode waarin zorg is geleverd. Dat helpt bij periodecontrole en bij het bespreken van de administratie met je boekhouder of accountant.
Configuratie
Je activeert Yuki via Instellingen → Apps → Yuki. Hiervoor heb je in Flux de rol Eigenaar nodig en een Yuki-account met toegang tot de juiste administratie.
Vereisten
Om de Yuki-koppeling te gebruiken heb je nodig:
- Een Flux-gebruiker met de rol Eigenaar.
- Een actief Yuki-account met toegang tot de juiste administratie.
- Een API-sleutel met rechten voor de verkoopwebservices.
Setup Yuki
De Yuki-koppeling werkt met een API-sleutel. Maak in Yuki een API-sleutel aan voor de administratie die je aan Flux wilt koppelen:
- Log in bij Yuki.
- Ga naar Meer → Instellingen.
- Selecteer onder Integraties de optie Webservices.
- Klik linksboven op om een nieuwe API-sleutel aan te maken.
- Selecteer het type Administratie en selecteer de juiste administratie.
- Selecteer bij rechten Geselecteerde webservices.
- Selecteer Verkoop.
- Klik linksboven op Bewaren.
- Kopieer de API-token.
Setup Flux
Voeg de Yuki-configuratie toe in Flux:
- Ga naar Instellingen → Apps → Yuki.
- Klik op Configuratie toevoegen.
- Geef de configuratie een herkenbare naam, bijvoorbeeld Yuki.
- Plak de API-token die je in Yuki hebt aangemaakt.
- Klik op Aanmaken.
De configuratie voor Yuki is nu in Flux aangemaakt. Flux kan gegevens met Yuki uitwisselen op basis van de rechten van de API-sleutel.
Koppeling aanpassen
Nu Flux is gekoppeld aan Yuki, kun je de koppeling verder configureren.
Om de Yuki-configuratie aan te passen:
- Klik rechts van de configuratie op de ellipsis (⋯).
- Selecteer Aanpassen.
Kies het relevante verkoopdagboek en kies een grootboekrekening voor omzet uit zorg en overige omzet. Controleer in ieder geval:
- Of Flux handmatig of automatisch synchroniseert met Yuki.
- De startdatum waarop Flux begint met synchroniseren. Facturen met een factuurdatum vóór deze datum worden niet meegenomen in de koppeling.
- De administratie waarin verkoopfacturen uit Flux worden geboekt. Deze administratie moet overeenkomen met de administratie die aan je API-sleutel is gekoppeld.
- Het verkoopdagboek waarin verkoopfacturen uit Flux worden geboekt.
- De grootboekrekening waarop zorgomzet wordt geboekt.
- De grootboekrekening waarop overige omzet wordt geboekt.
- Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen en de configuratie te activeren.
Gebruik waar mogelijk een apart verkoopdagboek voor Flux. Op die manier kun je precies zien wat er via Flux geboekt is in Yuki. Dit helpt bij het controleren van de aansluiting tussen Flux en Yuki.
Geavanceerde instellingen
De geavanceerde instellingen zijn bedoeld voor praktijken die nauwkeuriger willen aansluiten op hun boekhouding. Flux ondersteunt hier specifieke keuzes voor grootboekrekeningen, kostenplaatsen, gebruikers, producten, btw-tarieven, locaties en behandeltypes. Je hoeft deze instellingen niet allemaal te gebruiken om met Yuki te starten.
Om aansluiting met de boekhouding te kunnen maken, kun je omzet specifieker uitsplitsen. Dat helpt wanneer je boekhouder of accountant omzet per behandelaar, locatie, dienst, productgroep, btw-tarief of kostenplaats wil terugzien.
Overleg met je boekhouder of accountant welke verdeling past bij je administratie voordat je automatische synchronisatie inschakelt.
Afsluiting boekjaar
Na het afsluiten van een boekjaar of periode wil je voorkomen dat nieuwe boekingen nog op oude data in Yuki terechtkomen. Flux boekt omzet standaard op de behandeldatum van de factuurregel. Stel daarom rond de jaarafsluiting de Minimale boekdatum in.
Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Zo blijft de boeking binnen de periode waarin nog geboekt mag worden.
Overleg met je boekhouder of accountant welke minimale boekdatum je moet instellen.
Synchronisatie
Gebruik handmatige synchronisatie wanneer je de Yuki-koppeling voor het eerst inricht. Verwerk eerst een beperkte periode en controleer daarna de aansluiting in Yuki.
Klopt de inrichting, dan kun je automatische synchronisatie gebruiken. Nieuwe facturen worden dan vanuit Flux naar Yuki gestuurd zodra ze klaarstaan voor verwerking. Zo blijft Yuki actueel en kun je in Flux blijven werken vanuit het normale facturatieproces.
Financiële administratie
Flux ondersteunt het zorgproces operationeel, terwijl Yuki de financiële administratie en boekhouding verzorgt.
Operationeel
Flux is leidend voor het dagelijkse werk in de praktijk. Hier plan je afspraken, werk je met patiënten, leg je zorg vast en maak je facturen of declaraties aan. Declaraties naar zorgverzekeraars lopen via VECOZO. Bij VECOZO-declaraties komt het betalingskenmerk terug in Flux, zodat betalingen beter aan de juiste declaratie of factuur gekoppeld kunnen worden. Betalingen via PIN, contant of iDEAL/Wero worden ook in Flux geregistreerd.
Boekhouding
Yuki ondersteunt de volledige financiële administratie. Facturen, correcties en betalingen uit Flux worden automatisch opgenomen in de boekhouding, waar ook de debiteuren- en crediteurenadministratie wordt bijgehouden.
De debiteurenadministratie in Yuki is leidend voor de financiële administratie. In Flux zie je welke facturen nog aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld voor herinneringen of contact met patiënten.
Ook creditfacturen die in Flux worden aangemaakt, worden automatisch als correctie doorgestuurd naar Yuki. Zo blijft de financiële administratie sluitend voor een volledige en betrouwbare boekhouding, zonder extra handmatige handelingen.
Op welke datum boekt Flux de omzet?
Flux boekt omzet op de behandeldatum van de factuurregel. Daardoor sluit de omzet aan op de periode waarin de behandeling plaatsvond.
Er zijn twee uitzonderingen. Als de behandeldatum voor de minimale boekdatum ligt, boekt Flux op de minimale boekdatum. Als een factuurregel geen behandeldatum heeft, gebruikt Flux de factuurdatum.
Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd?
Dat hangt af van de synchronisatiemodus die je instelt. Bij automatische synchronisatie stuurt Flux nieuwe facturen naar Yuki zodra ze klaarstaan voor verwerking. Bij handmatige synchronisatie bepaal je zelf wanneer je een periode verwerkt.
Controleer bij de eerste inrichting altijd een beperkte periode samen met je boekhouder of accountant. Als de inrichting klopt, kun je automatische synchronisatie gebruiken.
Hoe controleer ik de aansluiting met Yuki?
Gebruik een beperkte periode om de koppeling te controleren. Vergelijk daarna samen met je boekhouder of accountant of facturen, correcties, verkoopdagboeken, grootboekrekeningen en betaalstatussen in Yuki aansluiten op wat je in Flux ziet.
Wat doet de startdatum van de koppeling?
De startdatum bepaalt vanaf welke facturen Flux meeneemt in de Yuki-koppeling. Facturen met een factuurdatum vóór de startdatum worden niet automatisch doorgestuurd.
Wat doet de minimale boekdatum?
De minimale boekdatum bepaalt op welke datum Flux boekt als de behandeldatum in een afgesloten periode valt. Ligt de behandeldatum vóór de minimale boekdatum, dan gebruikt Flux de minimale boekdatum als boekdatum. Overleg met je boekhouder of accountant welke datum je rond de jaarafsluiting moet gebruiken.