Vragenlijsten inplannen
Stuur PROMs automatisch vragenlijsten naar patiënten op basis van een ingepland schemaJe kunt vragenlijsten automatisch versturen op basis van een schema dat gekoppeld is aan een behandeltraject. Dit zorgt ervoor dat patiënten op de juiste momenten in hun zorgtraject vragenlijsten ontvangen en invullen, zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn. Schema's kunnen worden ingesteld tijdens het aanmaken van een behandeltraject of later worden toegevoegd.
Om vragenlijsten automatisch te versturen moet er ten minste één schema beschikbaar zijn
Je kunt met een vragenlijstschema starten voordat het eerste consult plaatsvindt. Dit stelt een patiënt in staat om de vragenlijst vooraf zelfstandig in te vullen, zodat de resultaten al beschikbaar zijn in de medische feed voordat het eerste consult (intake) plaatsvindt.
Je kunt een schema toevoegen aan het eerste consult:
- Ga naar Agenda → Afspraken → Afspraakdetails → Vragenlijstschema
- Selecteer de afspraak voor het eerste consult
- Ga naar afspraakdetails
- Selecteer het juiste vragenlijstschema
- Klik op Opslaan
Het vragenlijstschema is nu gekoppeld aan het eerste consult. De patiënt ontvangt vooraf een e-mail met het verzoek om de vragenlijst in te vullen.
Opmerking: Vragenlijstschema’s kunnen alleen worden gekozen bij een intake en een patiënt moet zijn geselecteerd.
Tijdens de intake heb je de mogelijkheid om een vragenlijstschema te kiezen en deze te koppelen. Dit zorgt ervoor dat vragenlijsten tijdens de intake ook door de patiënt ter plekke kunnen worden ingevuld op mobiel. De patiënt ontvangt tijdens de intake een e-mail om de vragenlijst in te vullen.
Je kunt een schema toevoegen tijdens het eerste consult:
- Start een Eerste consult voor een nieuwe klacht
- Kies een vragenlijstschema uit de beschikbare opties. Aanbevolen schema’s verschijnen op basis van de ingevulde diagnosecode
- Geef aan of de initiële vragenlijsten ook verstuurd moeten worden. Dit is handig als voor het consult vragenlijsten nog niet zijn ingevuld. Let op: Als je Niet verzenden aanvinkt, worden de vragenlijsten niet verstuurd
- Vul het intakeformulier verder in en klik op Opslaan
Na het opslaan wordt een behandeltraject met het gekoppelde vragenlijstschema aangemaakt. Tijdens het behandeltraject zal periodiek volgens het selecteerde schema een uitvraag naar de patiënt verzonden worden.
Voor vragenlijsten die zijn gekoppeld aan een specifiek behandelplan, ga je naar Patiënt → Medische Feed → Behandelplan → Vragenlijsten. Bekijk en beheer hier alle bestaande verzoeken of maak nieuwe verzoeken aan vanuit deze sectie.
Je kunt een nieuwe vragenlijst vanuit het behandelplan versturen:
- Klik op Nieuw vragenlijstschema
- Kies een vragenlijstschema uit de beschikbare opties. Aanbevolen schema’s verschijnen op basis van de ingevulde diagnosecode
- Geef aan of de initiële vragenlijsten ook verstuurd moeten worden. Dit is handig als voor het consult vragenlijsten nog niet zijn ingevuld. Let op: Als je Niet verzenden aanvinkt, worden deze vragenlijsten niet verstuurd
- klik op Opslaan om het nieuwe schema te starten
Het vragenlijstschema verschijnt nu met de status Actief en zal nu vragenlijstverzoeken naar de patiënt versturen.
Je kunt een vragenlijstschema op elk moment koppelen of bijwerken binnen een behandeltraject.
Stappen om een schema toe te voegen of bij te werken:
- Ga naar Patiënt > Behandeltraject.
- Klik op Update om de details van het behandeltraject te bewerken.
- Scrol naar de sectie Vragenlijsten.
- Kies een schema uit de beschikbare opties. Aanbevolen schema’s kunnen verschijnen op basis van de diagnosecode.
- Gebruik het selectievakje om aan te geven of initiële vragenlijsten verstuurd moeten worden. Dit is nuttig als de patiënt pre-behandelingsvragenlijsten nog niet heeft ingevuld. Let op: Als je dit aanvinkt, worden de initiële vragenlijsten niet verstuurd.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.
Het schema is nu gekoppeld aan het behandeltraject en de vragenlijsten worden automatisch verstuurd volgens het gedefinieerde schema.
Als je een schema wilt wijzigen, stoppen of pauzeren, moet je de status van het bestaande schema aanpassen.
Hoe een schema te stoppen of pauzeren:
- Navigeer naar Patiënt → Behandeltraject
- Klik op Update om het behandeltraject te bewerken
- Scrol naar de sectie Vragenlijsten
- Verander de status van het schema naar:
- Inactief: Stopt het schema permanent
- Gepauzeerd: Pauzeert het schema tijdelijk, zodat het later kan worden hervat
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren
Er worden geen nieuwe vragenlijsten verstuurd na het wijzigen van de status naar Inactief of Gepauzeerd. Om de vragenlijsten opnieuw te versturen, kun je het schema opnieuw activeren of een nieuw schema aanmaken.
Je kunt je eigen schema’s maken om het versturen van vragenlijsten te automatiseren op specifieke momenten of bij bepaalde gebeurtenissen binnen het behandeltraject.
- Navigeer naar Instellingen → Zorg → Vragenlijstschema’s.
- Klik op Nieuw schema + toevoegen
- Geef het schema een naam
- Voeg diagnosecodes toe (optioneel)
- Configureer vragenlijsten voor de volgende intervallen:
- Direct: Vragenlijsten die direct na het aanmaken van een behandeltraject worden verstuurd
- Periodiek: Vragenlijsten die regelmatig worden verstuurd (bijv. wekelijks, maandelijks)
- Bij voltooiing van het behandelplan: Vragenlijsten die automatisch worden verstuurd bij afsluiting van het behandelplan
- Eenmalig: Vragenlijsten die slechts één keer worden verstuurd, bijvoorbeeld bij intake
- Klik op Opslaan om het schema toe te voegen
Als een schema niet meer nodig is, kun je het eenvoudig verwijderen:
- Ga naar Instellingen → Zorg → Vragenlijstschema’s
- Zoek het schema dat je wilt verwijderen
- Klik op de prullenbak naast het schema
- Bevestig de verwijdering om het schema permanent te verwijderen
Het verwijderen van een schema is onomkeerbaar en het schema is daarna niet meer beschikbaar in de selectieopties.