Voorbereiding op declareren

Er zijn twee manieren om in Flux een factuur te maken. Flux kan een factuur afleiden uit een afspraak, en met Factuur aanmaken voer je er altijd zelf een op: een zorgfactuur, een productfactuur of een bedrijfsfactuur.

Bij elke factuurregel spelen drie vragen:

1. Welke prestatiecode? Bij een afspraak leidt Flux die af uit het afspraaktype en het behandeltraject. Op een handmatige regel kies je de code zelf.
2. Welk tarief? Eerst het contracttarief, anders je praktijktarief, anders € 0,00.
3. Wie betaalt? De verzekeraar of de patiënt, op basis van de verzekering (COV check) en het behandeltraject.

De voorbereiding hieronder bepaalt hoeveel Flux zelf goed kan invullen: hoe beter dit staat, hoe minder je met de hand hoeft te corrigeren. Zie je later een factuur van € 0,00, of een factuur die naar de patiënt gaat terwijl je de verzekeraar verwachtte, dan ligt de oorzaak bijna altijd in je voorbereiding.

Handmatig factureren kan altijd, ook als je de rest nog niet hebt ingericht. Alleen je praktijkgegevens heb je daarvoor nodig (zie Praktijkgegevens).

Doe de stappen in deze volgorde. Ze bouwen op elkaar: afspraaktypes verwijzen naar producten, producten kunnen naar contracten verwijzen.

Praktijkgegevens

Klik op het tandwiel in het linkermenu en ga naar Instellingen → Algemeen.

Zonder deze gegevens kun je in Flux geen enkele factuur aanmaken. Flux waarschuwt je bij de factuurknop met een melding en een link erheen, maar het is prettiger om het nu in één keer te doen.

Voor elke factuur:

• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• KVK-nummer

Alleen voor zorgfacturen:

• AGB-nummer van de praktijk

Daarnaast heeft elke behandelaar een eigen, persoonlijk AGB-nummer nodig (Instellingen → Gebruikers).

Niet verplicht, maar wel handig om nu mee te nemen:

• Btw-nummer: Flux vraagt er niet om, en voor btw-vrijgestelde zorg heb je het op de zorgfactuur niet nodig. Factureer je ook btw-plichtige omzet, zoals tape of steunzolen, dan wil je het er wel op hebben staan. Let op dat je btw-identificatienummer met NL begint.
• Website: komt op de factuur te staan.

Meer over deze velden staat bij Algemene instellingen en Gebruikers.

Contracten

Ga naar Facturen → Contracten.

Een contract in Flux is de afspraak met één inkoopconcern: welke verzekeraars eronder vallen, met welk AGB-nummer je declareert, welke prestatiecodelijst geldt, hoe lang het loopt, en welk tarief er per prestatiecode is afgesproken.

Contracten in bulk aanmaken

Klik op de knop Instellen om in bulk contracten aan te maken. Loop daarna de tarieven na tegen je eigen contract. Klik hiervoor op Bekijken in de kolom Tarieven.

Contracten in detail bekijken

Klik in het overzicht van alle contracten op een contract om de details van het contract te bekijken.

• Inkoopconcern en Verzekeraars: één contract kan meerdere UZOVI-codes dekken. Een concern koopt zorg in voor verschillende labels; je maakt niet per label een contract aan.
• Declarant AGB-nummer: het persoonlijke AGB-nummer van degene die het contract heeft ondertekend, meestal de praktijkhouder. Je vindt het terug in VECOZO. Dit is niet je praktijk-AGB.
• Prestatiecodelijst: bepaalt welke codes je in dit contract een tarief kunt geven (bijvoorbeeld de lijst Fysiotherapie).
• Startdatum en Einddatum: contracten lopen per kalenderjaar. De tabs Actief, Gepland en Verlopen laten zien waar je staat.
• Neemt debiteurenrisico over: dit concern accepteert ook declaraties van patiënten zonder aanvullende verzekering. Staat dit uit, dan zet Flux die facturen op de patiënt.

Contracttarief of praktijktarief

Bij een factuur aan de verzekeraar zoekt Flux het contract dat past bij de datum, de UZOVI-code, je AGB-nummer en de prestatiecode, en gebruikt het tarief uit dat contract. Vindt Flux geen passend contract, dan valt het terug op je praktijktarief.

Elk jaar opnieuw: nieuwe tarieven betekent een nieuw contract met startdatum 1 januari. Flux laat het je weten zodra de tarieven voor het nieuwe jaar bekend zijn.

De documentatie over Contracten gaat hier verder op in.

Praktijktarieven

Ga naar Facturen → Tarieven.

Hier staat je eigen tarief per prestatiecode, met een datum vanaf wanneer het geldt.

Flux gebruikt dit tarief als er geen contracttarief is: bij een passant, bij een verzekeraar waarmee je geen contract hebt, bij een factuur aan de patiënt, en als terugval wanneer een contract een bepaalde code niet prijst.

Werkwijze:

• De eerste keer voeg je je codes één voor één toe met Tarief toevoegen. Je kiest de prestatiecodelijst, de code, het bedrag en de datum vanaf wanneer het geldt.
• Meerdere tarieven toevoegen is er voor de jaarwissel, of voor de start. Je kiest een prestatiecodelijst en een datum, en Flux zet alle codes waar je al een tarief voor hebt in een tabel met het huidige bedrag erin. Je typt de nieuwe bedragen eroverheen en slaat in één keer op. Met Code toevoegen breid je de lijst uit, en met het prullenbakje haal je een regel eruit.
• Een tariefwijziging is een nieuwe regel met een nieuwe startdatum. Laat de oude regel staan: zo houdt een factuur over een oude afspraak het tarief van toen. Pas nooit een bestaande regel aan om een prijs te verhogen, alleen om een incorrect tarief te verbeteren.

No-show tarieven

Je kunt een niet nagekomen afspraak op twee manieren in rekening brengen:

• Via prestatiecode 1960 (niet nagekomen afspraak). Dit doet Flux automatisch als je facturen voor no-shows laat genereren en het afspraaktype geen no-show product heeft. Zorg dan dat er een praktijktarief voor 1960 staat, anders wordt de factuur € 0,00.
• Via een no-show product dat je aan het afspraaktype koppelt (zie Producten). Dan bepaalt de prijs van het product het bedrag.

Een no-show gaat altijd naar de patiënt, nooit naar de verzekeraar.

Bij Tarieven staat stap voor stap hoe je een tarief aanmaakt, aanpast of verwijdert.

Afspraaktypes

Ga naar Afspraken → Afspraaktypes.

Dit is de belangrijkste stap van je voorbereiding. Flux leidt de prestatiecodes van een factuur uit een afspraak af uit het afspraaktype. Klopt het afspraaktype niet, dan klopt de declaratie niet.

Zittingcodes per behandelingtype

Een telefonische zitting is altijd 1920.

De vinkjes bij het behandelingtype

• Eerste consult: Flux zet een intakecode vóór de zitting. Zie hieronder.
• Complexe zorg: de 1700-reeks in plaats van de gewone zittingcode.
• Instructie ouders: bij kinderfysiotherapie wordt dit code 1103.
• Eenmalig onderzoek: code 1400.

Intake: 1864 of 1870

Bij Eerste consult kiest Flux de intakecode op basis van het behandeltraject van de patiënt:

Je hoeft dus geen apart afspraaktype voor DTF of verwijzing te maken. Flux kijkt naar het behandeltraject, niet naar het afspraaktype. Staat er toch een code op die niet bij het traject past, dan waarschuwt Flux daarover bij het declareren.

Standaard factureert Flux bij een intake twee regels: de intakecode én de zitting. Zet Intake zonder consult aan als je alleen de intake factureert.

Medium

Kliniek, Aan huis, Telefonisch, Online of Instelling. Het medium verandert de prestatiecode, zoals in de tabellen hierboven. Maak daarom een apart afspraaktype per medium: "Zitting fysiotherapie" en "Zitting fysiotherapie aan huis" zijn twee afspraaktypes.

Facturatie-instellingen

• Afspraken van dit type moeten gefactureerd worden: zet dit uit voor een gratis check, intern overleg of een telefonische terugkoppeling.
• Producten: koppel je een product, dan wordt het een productfactuur in plaats van een zorgfactuur. Die maak je aan bij Producten, dus kom hier daarna op terug.
• No-show product: dit veld verschijnt pas als je facturen voor no-shows laat genereren (zie Automatisch genereren).

De overige instellingen van een afspraaktype staan bij Afspraken.

Producten

Ga naar Facturen → Producten. Beschikbaar vanaf Flux Clinic.

Een product is alles wat je factureert en geen zorgzitting is: tape, steunzolen, een no-show, een abonnement, bedrijfsfitness.

De velden die je keuzes bepalen:

• Standaardprijs en Prijs is uurtarief: bij een uurtarief rekent Flux mee met de duur van de afspraak.
• Prestatiecode en Prestatiecodelijst: een product met prestatiecode komt op een zorgfactuur en kan bij de verzekeraar worden ingediend.
• Product gebruikt contractprijzen: de prijs komt uit je contracten in plaats van uit de standaardprijs. Let op: de standaardprijs wordt dan genegeerd.
• Product is declarabel: zet BSN en geboortedatum op de factuur.
• Factuurregel vereist gekoppelde afspraak: je krijgt een waarschuwing als er geen afspraak bij de regel staat.
• Product is praktijk omzet: de omzet wordt niet aan de behandelaar toegewezen.
• Grootboekrekening: voor de export naar je boekhouding. Leeg betekent code 8000.

Breng je no-shows in rekening, maak dan een no-show product aan en koppel het aan het betreffende afspraaktype (zie Afspraaktypes).

Alle velden van een product staan bij Producten.

COV check

Ga naar Apps → Meer en kies COV check.

Met de Controle Op Verzekeringsgegevens haalt Flux de actieve verzekeringen van een patiënt op bij VECOZO, met alleen het burgerservicenummer en de geboortedatum.

Eerst een externe toestemmingsverklaring bij VECOZO. Zonder machtiging werkt de schakelaar in Flux niet. VECOZO legt op hun site uit hoe je een externe toestemmingsverklaring instelt.

Daarna in Flux: zet COV check actief aan en kies het AGB-nummer waarmee je de COV uitvoert. Kies je niets, dan gebruikt Flux het eerste AGB-nummer van je praktijk.

Automatisch: bij het openen van een patiënt voert Flux een COV check uit als de vorige ouder is dan 28 dagen, uit een vorig kalenderjaar komt, of als de patiënt inmiddels 18 is geworden.

Bulk COV check: draait op de achtergrond over alle patiënten met een afspraak in Flux en duurt minuten tot uren. Vrijwel nooit nodig, maar handig na de jaarwisseling of vlak na een migratie, als je alle verzekeringen in één keer wilt verversen.

Waarom het uitmaakt: zonder actieve verzekering kan Flux geen factuur aan de verzekeraar maken. Je ziet dan de melding "Er is geen actieve verzekering bekend".

VECOZO COV-check beschrijft de koppeling in detail.

Declareren

Ga naar Apps → Meer en kies Declareren.

Hiermee kun je bij het aanmaken van een factuur kiezen voor betaling door de zorgverzekeraar. De factuur wordt dan als deelfactuur toegevoegd aan een verzamelfactuur.

Ook hier eerst een aparte externe toestemmingsverklaring bij VECOZO. Dit is het punt waar het het vaakst misgaat: één toestemmingsverklaring regelen en aannemen dat COV én declareren nu werken.

Zet daarna in Flux de verbinding met VECOZO declareren aan. Meer is er op deze pagina niet in te stellen.

VECOZO declareren beschrijft de koppeling, Declareren het versturen zelf.

Automatisch genereren

Ga naar Facturen → Automatisch genereren.

• Genereer facturen automatisch: bij het op voltooid zetten van een afspraak maakt Flux direct een factuur aan. Die factuur is een concept en kun je altijd nog aanpassen of verwijderen.
• Afspraaktype vereist voor genereren factuur: staat dit uit en heeft een afspraak geen afspraaktype, dan valt Flux terug op de standaardwaarden: een gewone zitting in de praktijk, geen intake. Bij fysiotherapie is dat code 1000. Die factuur ziet er normaal uit en gaat dus ook gewoon de deur uit, ook als de afspraak eigenlijk een intake aan huis was. Zet je dit aan, dan krijg je in plaats daarvan een foutmelding. Aanrader.
• Genereer voor niet verschenen patiënten: bij het op niet verschenen zetten van een afspraak. Heeft het afspraaktype een no-show product, dan gebruikt Flux dat. Anders wordt het een patiëntfactuur met code 1960.
• Verzamel factuurregels zo veel mogelijk in één factuur: voegt regels toe aan een bestaande conceptfactuur in plaats van elke keer een nieuwe aan te maken.

Meer over het genereren van facturen staat bij Factureren.