Verzamelfacturen versturen

Ga naar Financiën → Verzamelfacturen. Hier staan alle concept verzamelfacturen die na het genereren zijn aangemaakt. Per UZOVI krijg je een aparte factuur.

Voordat je verstuurt, controleert Flux het declaratiebestand twee keer: eerst met een eigen pre-check op de inhoud, daarna met een technische validatie bij VECOZO.

Pre-check

Open een concept verzamelfactuur. Achter een factuurregel die niet in orde is, staat rechts een rood label met een driehoek met uitroepteken en het aantal fouten erin.

Houd je muis op dat label en je leest wat er mis is. De meldingen zijn concreet genoeg om direct op te lossen: ze noemen het veld en wat eraan schort, van een AGB-code met de verkeerde lengte tot een prestatiecode die niet in het contract staat. Je repareert het in het dossier van de patiënt of in je instellingen, en gebruikt daarna Refresh om de regels opnieuw te laten opbouwen.

Eén melding is het waard om te herkennen, omdat hij terugslaat op je inrichting: staat er 1870 op een DTF-traject of 1864 op een traject met verwijzing, dan zegt Flux precies welke code het had moeten zijn. Dat is dezelfde regel als in Afspraaktypes, hier achteraf nog een keer nagekeken.

Validatie

Naast de pre-check doet Flux een technische validatie op het declaratiebestand. Voldoet het bestand daar niet aan, dan wijst VECOZO de declaratie in één keer volledig af. Daarom is die validatie geen formaliteit.

Je kunt de validatie vooraf los uitvoeren: kies Valideer in het menu achter de knop met de puntjes. Bij het versturen draait hij toch automatisch als eerste stap, dus dit is vooral handig als je wil weten of je goed zit voordat je op versturen drukt. Zodra er een declaratie op de factuur staat, kun je niet meer los valideren.

Een fout niet kunnen oplossen

Soms krijg je een regel niet op tijd in orde. Selecteer hem dan in de tabel; onderin verschijnen de acties.

Doorzetten verplaatst de regel naar de volgende declaratieperiode. Hij verdwijnt van deze verzamelfactuur en komt volgende maand terug op de nieuwe. Zo hoeft één regel de rest van je declaratie niet op te houden.

Gaat het om meer regels met hetzelfde probleem, dan zet je met Aanpassen een veld voor alle geselecteerde regels tegelijk, bijvoorbeeld de aanspraakcode of de prestatiecode. Dat is sneller dan regel voor regel door de factuur lopen.

Versturen

Zijn de fouten uit de pre-check en de validatie opgelost, dan klik je linksboven op Versturen.

Flux loopt daarna een paar stappen langs, die je in beeld ziet: VECOZO valideert de declaratie, Flux genereert het factuurnummer, Flux verstuurt de declaratie naar VECOZO, en tot slot "Verstuurd. Veilig aangekomen bij VECOZO."

Gaat het mis, dan stopt Flux bij de stap waar het misging. Bij "De declaratie is afgekeurd tijdens de validatie" krijg je het validatieresultaat met de meldingen erbij, zodat je weet wat je moet repareren.

In de tijdlijn op de pagina zie je dat de factuur verstuurd is. De status verandert van Concept verzamelfactuur naar Verzonden.

Wat er daarna gebeurt

Flux haalt de retourinformatie automatisch op. Je hoeft niets te doen en niets te downloaden. De status verandert daarna van Verzonden naar Volledig toegekend, Deels toegekend of Afgekeurd.

Wat je bij een afwijzing of een gedeeltelijke toekenning doet, staat in de volgende sectie.

VECOZO declareren beschrijft de koppeling, Declareren het versturen zelf.