Facturen genereren

Ga naar Financiën → Afspraken. Dit scherm toont alle afspraken in een periode met de factuur die erbij hoort, of het lege vakje waar die factuur nog moet komen. Je genereert hier per afspraak, of voor de hele periode in één keer.

Het scherm

Linksboven staat de periode. Klik op Dag om te wisselen naar Maand en terug, en gebruik de pijltjes om een dag of een maand op te schuiven. Klik op de datum zelf voor een kalender. Flux onthoudt je keuze, dus je komt terug in de periode waar je gebleven was.

De tabel heeft vier kolommen:

• Patiënt (of Divisie bij een bedrijfsfactuur), met een link naar het dossier.
• Afspraak, met de afspraakstatus, het tijdstip, en bij een geblokkeerde afspraak een rood pauze-icoon.
• Factuur, met de status en het factuurnummer. Leeg betekent: nog niet gefactureerd.
• Acties.

Achter Acties zitten vier knoppen: naar het behandeltraject van de patiënt, naar de afspraken van de patiënt, Factuur genereren, en Toon afspraakgeschiedenis. Bij vrijwel elke fout moet je in het dossier iets aanvullen, dus die eerste twee gebruik je vaker dan je denkt.

Met de filterbalk kun je de lijst inperken op onder andere afspraaktype, behandelaar, verzekeraar en of er een behandeltraject aan hangt. Voor het genereren zelf is dat niet nodig, maar het helpt als je iets specifieks zoekt.

Afspraken die je niet kunt factureren

Toekomstige afspraken kun je niet factureren. De actie Factuur genereren blijft grijs tot de afspraak begonnen is.

Afspraken die al een factuur hebben kun je ook niet nog een keer factureren. Flux slaat ze over, zowel per afspraak als bij een bulkrun.

Geblokkeerde afspraken

Een rood pauze-icoon achter het tijdstip betekent Facturatie geblokkeerd. Zo'n afspraak wordt overgeslagen bij het genereren.

Blokkeren doe je niet op dit scherm, maar in het dossier van de patiënt, in de declaratietabel: selecteer de afspraken en kies Blokkeren. Wat dat precies doet:

• De afspraak komt niet meer automatisch op een factuur.
• Handmatig op een factuur zetten kan nog wel.
• Facturen die er al zijn, blijven ongemoeid.

De meeste blokkades die je tegenkomt komen uit je overstap naar Flux: afspraken die je in je oude systeem al hebt gefactureerd staan hier geblokkeerd, zodat je ze niet een tweede keer factureert. Voor die afspraken is de blokkade een eindtoestand, geen tijdelijke parkeerplek. Ze horen geblokkeerd te blijven.

Met het filter Geblokkeerd zie je om welke afspraken het gaat.

Eén factuur genereren

Kies bij de afspraak de actie Factuur genereren. Lukt het, dan krijg je de melding dat de factuur is aangemaakt, met een link om hem meteen te openen. Lukt het niet, dan krijg je een foutmelding die begint met "Factuur genereren is niet gelukt". Zie Troubleshooting.

Staat automatisch genereren uit in je instellingen, dan gebeurt er niets en wijst Flux je naar die instelling. Genereren op dit scherm werkt dus alleen als Genereer facturen automatisch aanstaat.

De hele periode in één keer

Klik rechtsboven op Facturen genereren. Flux vraagt om een bevestiging met het aantal afspraken erin, en gaat daarna op de achtergrond aan het werk. Zolang dat loopt zie je een teller met het aantal facturen dat nog verwerkt wordt, en is de knop weg.

Als het klaar is, klik je op Resultaten laatste run.

Dat is de belangrijkste knop van dit scherm en de makkelijkste om over het hoofd te zien: bij een bulkrun komen de foutmeldingen niet in beeld als melding, ze staan alleen hier. Je ziet het aantal geslaagde en mislukte facturen, wanneer de run gestart is, en per mislukte afspraak de datum en de foutmelding, met knoppen naar het behandeltraject en de afspraken van die patiënt.

Losse facturen en verzamelfacturen

Wat je net hebt gegenereerd staat op twee andere tabbladen.

Betaalt de patiënt zelf, dan krijg je een losse conceptfactuur. Die vind je onder Losse facturen, met de status Concept.

Betaalt de zorgverzekeraar, dan wordt de factuur een deelfactuur en hangt hij aan een verzamelfactuur per verzekeraar. Die vind je onder Verzamelfacturen, met de status Concept verzamelfactuur. De losse regels houden de status Deelfactuur.

Een conceptfactuur en een concept verzamelfactuur zijn beide nog vrij aan te passen en te verwijderen. Pas bij het versturen wordt het definitief.

Werken met de werklijst

Alles hierboven is opruimen achteraf. De werklijst is de andere kant: daar staan dezelfde tekortkomingen al vóórdat ze een factuur blokkeren.

Ga naar het dashboard en kies het tabblad Werklijst. Een deel van de items gaat over facturatie: een ontbrekend behandeltraject, een ontbrekende diagnosecode, een patiënt zonder verzekering. Los die op en je bulkrun loopt schoon door.

Welke items er allemaal zijn, met een korte uitleg per item, staat bij Instellingen → Werklijst instellingen.

Is de lijst leeg, dan krijg je een leeg-scherm met een vinkje. Dat is het doel: een lege werklijst betekent dat de bulkrun van morgen zonder fouten doorloopt.

Ben je praktijkhouder, dan kun je met de keuzelijst rechtsboven de werklijst van een andere behandelaar bekijken. Zo zie je waar het werk blijft liggen zonder dat je bij iedereen langs hoeft.

Welke items verschijnen en hoe ver Flux terugkijkt, stel je in bij Instellingen → Werklijst instellingen. Zet je items uit, dan verschijnen ze niet meer. Een kleiner aantal dagen maakt de werklijst sneller.

De werklijst staat verder uitgelegd bij Werklijst.

Troubleshooting

Behandeltraject ontbreekt

Zonder behandeltraject weet Flux drie dingen niet: of dit een intake met of zonder verwijzing is, en dus of de code 1864 of 1870 moet zijn; welke diagnosecode op de declaratie hoort; en of de verzekeraar deze zorg vergoedt.

Oplossen: gebruik bij de afspraak de actie naar het behandeltraject van de patiënt, maak het traject aan of koppel de afspraak eraan, en genereer opnieuw.

Voorkomen: houd je werklijst leeg. Behandeltraject ontbreekt staat daar al als item, dus je ziet het aankomen voordat je gaat genereren. Zie Werken met de werklijst.

De overige meldingen

De meeste andere fouten staan al in je werklijst voordat je gaat genereren. Loop die eerst leeg, dan blijft er weinig over. Wat er dan nog langskomt:

Meer over het genereren van facturen staat bij Factureren.