Uitdaging
Core Active werd geremd in de groei van de praktijk door de beperkingen van hun verouderde Intramed EPD-systeem. Dit leidde tot inefficiënties bij declaraties en een gebrek aan inzicht tijdens behandelingen.
Oplossing
Dankzij Flux heeft Core Active Amsterdam een sterk fundament om hun praktijk efficiënter te beheren en patiënten beter te ondersteunen. Dit leidt tot een soepelere praktijkvoering en tevredener patiënten.
Resultaten
Personeel kan snel schakelen tijdens een drukke werkdag
Patiënten kunnen eenvouding zelf afspraken inplannen
Wekelijkse administratieve druk drastisch verminderd
Core Active is een boutique fysiotherapiepraktijk in hartje Amsterdam, gelegen aan de drukke Baarsjesweg in Oud-West. Core Active is gevestigd in de trendy sportstudio The Workout Lab, waar verder personal training en groepslessen worden gegeven. De praktijk is uitgegroeid naar een team van gespecialiseerde zorgverleners met disciplines variërend van hand- en polsfysiotherapie tot kaak- en orofaciale fysiotherapie en psychosomatische behandelingen.
In september 2023 stond Core Active voor een enorme uitdaging. De praktijk was op zoek naar een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) dat beter aansloot bij de eisen en wensen van een moderne praktijk met een jonge en actieve patiëntengroep. Het oude legacy systeem voldeet gewoon niet meer; vooral de administratie rondom declaraties naar zorgverzekeraars en particuliere facturen kostte enorm veel tijd en moeite.
"We werkten gemiddeld 18 uur per week aan het bijhouden van de financiën, met drie medewerkers die de administratie deden," vertelt Abel Reuvers, fysiotherapeut en praktijkmanager van Core Active. "Dit was niet alleen tijdrovend, maar ook inefficiënt voor een praktijk van onze omvang. We wisten dat er een betere manier moest zijn om dit proces te stroomlijnen en zo onze marges op behandelingen te verbeteren."
Na een lange zoektocht kwam Core Active in contact met Flux, een EPD dat specifiek is ontworpen om administratieve processen binnen de gezondheidszorg te automatiseren en te vereenvoudigen. "We waren meteen enthousiast over de energie en betrokkenheid van het Flux-team. Binnen een week na het initiële contact hadden we een meeting gepland met het gehele team voor een product showcase. Binnen een half uur hadden al onze medewerkers de basis van het systeem onder de knie. We mochten namelijk zelf meteen aan slag op onze eigen laptops om het programma te testen, zonder dat we zelfs maar een handleiding hoefden te raadplegen."
Het was direct duidelijk dat Flux precies datgene bood waar Core Active naar op zoek was. "Het versturen van particuliere facturen en declaraties kon ineens met slechts drie klikken, en alles was direct gekoppeld aan ons boekhoudsysteem," vertelt Abel vrolijk. "Dit betekende dat we met twee medewerkers minder dezelfde werkzaamheden konden uitvoeren, en dat alles veel sneller en efficiënter verliep."
“Daarnaast heeft Flux kosteloos de migratie voor ons uitgevoerd, waar concurrenten daar geld voor vragen. Dit maakte de businesscase om over te stappen op Flux meteen positief.”
Het team van Core Active wist dat ze de juiste keuze hadden gemaakt toen ze zagen hoe eenvoudig en foutloos de overgang naar Flux verliep. "Binnen een dag hadden we alles overgezet, zonder bugs of andere technische problemen. En het team van Flux was altijd binnen enkele minuten bereikbaar om vragen te beantwoorden of kleine problemen op te lossen, zodat niemand lang met uitdagingen bleef zitten. De klantvriendelijkheid en efficiëntie van het Flux team is ongeëvenaard en een echte verademing."
Vandaag de dag vormt Flux de kern van de dagelijkse operaties bij Core Active. "We gebruiken Flux werkelijk voor alles, van het beheren van onze agenda tot het vastleggen van patiëntinformatie, zowel in de praktijk als bij huisbezoeken," legt Abel uit. "Het is bijzonder gebruiksvriendelijk; we kunnen alles direct op onze telefoon of tablet regelen, wat betekent dat we sneller kunnen schakelen en patiënten nog beter van dienst kunnen zijn."
De flexibiliteit van Flux heeft niet alleen het werk voor de therapeuten makkelijker gemaakt, maar ook de ervaring voor de patiënten verbeterd. "Onze patiënten kunnen nu zelf snel en eenvoudig afspraken inplannen, en ze waarderen hoe soepel alles verloopt. Flux heeft ons echt in staat gesteld om op een hoger niveau te opereren, wat uiteindelijk resulteert in tevredener patiënten en een efficiëntere praktijk."
Sinds de implementatie van Flux heeft Core Active enorme stappen gezet in het optimaliseren van hun bedrijfsvoering. "Waar we voorheen 18 uur per week bezig waren met administratie, kost het ons nu nog maar één uur per week. Dit is een enorme tijdwinst en stelt ons in staat om ons te concentreren op wat echt belangrijk is: het helpen van onze patiënten."
"Flux heeft ons niet alleen geholpen om efficiënter te werken, maar ook om te groeien als praktijk," zegt Abel. "We zijn ervan overtuigd dat Flux ons zal blijven ondersteunen naarmate we verder uitbreiden, en we kijken ernaar uit om samen te blijven groeien."